RPAとは？できることや導入時のポイント、活用事例をわかりやすく解説

最近、業務効率化に興味を持つ方の間で「RPA」という言葉を耳にする機会が増えています。RPAとは、パソコン上の定型業務をソフトウェアロボットが自動で行うツールで、人手不足の解消や生産性向上の手段として注目されています。本記事では、RPAの基本知識やAI・マクロとの違い、3つの種類とクラス、できること・できないこと、導入の流れや検討時のポイント、実際の成功事例までをわかりやすく解説します。自社にRPAを導入する際の判断材料として、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

・RPAとは、パソコン上の定型的な業務をソフトウェアロボットが人の代わりに自動で処理するツール。 ・人手不足の深刻化や働き方改革の推進により、業務の効率化や人的ミス削減を実現する手段としてRPA注目されている。 ・RPAではデータ入力、請求書発行、受発注管理、メール配信、Web情報収集など、反復的でルール化された作業の自動化が可能。

RPAとは何か？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、データ入力等のルーティンで行われている業務をロボットによって自動化し、業務効率化を実現できるツールのことです。ロボットというと工場での作業などを自動化するものというイメージが強いですが、RPAは主にパソコン作業を自動化するものです。

RPAのイメージ

似たようなツールとして、マイクロソフト社のエクセル等で使用されるマクロがあります。大きな違いとして、マクロはマイクロソフト製品のアプリケーション内で行われる作業を自動化できるもので、RPAは特定のアプリケーションに限らず、パソコン上で行われる定型作業であれば自動化することができます。

RPAとAIの違いとは？

近年業務自動化を大幅に実現する技術として話題の「AI」との違いを説明いたします。RPA（業務自動化ツール）とAI（人工知能）は、両者とも業務の自動化と効率化に活用できる技術ですが、そのアプローチに大きな違いがあります。RPAは主に定型的、ルーティンベースのタスクを自動化するための技術です。これはルールベースのプログラムやソフトウェアロボットを使用して、人間の行動を模倣し、繰り返し行われる作業を処理します。

一方、AIは機械学習や自然言語処理などの技術を用いて、データを分析し、学習する能力を持ちます。AIは非定型的なタスクや複雑な意思決定をサポートし、時間とともにパフォーマンスが向上します。つまり、RPAはあくまでもルールに基づく定型的な作業を自動化するのに対し、AIは定型・非定型に関わらずデータから学び、柔軟に対応する能力が特徴です。

RPAとVBAの違いとは？

RPAは「Microsoft Office製品」だけでなく、PC上で稼働する幅広いソフトウェアで使用可能です。また、プログラミングのスキルがない方でも比較的簡単に自動化が実現できます。
一方で、VBAとは、「Microsoft Office製品」上でのみ使用できるプログラミング言語です。RPAと同様Excel上での定型作業を自動化できます。ユーザーの操作を記憶して実行するマクロやRPAより、VBAはさらに複雑な自動化処理も可能となりますが、プログラミング知識が同時に求められるためハードルは高いと言えるでしょう。

RPAとマクロの違いとは？

RPAとマクロは共にPC作業を自動化しますが、対象範囲が根本的に異なります。マクロがExcelなど特定アプリ内の定型作業を自動化するのに対し、RPAはアプリを横断し、PC上での操作全般を自動化できます。メールを開き、添付ファイルを保存、その内容を基幹システムに入力するといった、人間が行う一連のPC作業をそのまま代行できるのがRPAの強みです。

RPAの3つのクラス

RPAは自動化のレベルによって、Class1〜3の3段階に分類されます。

クラス	名称	特徴
Class1	RPA	定型業務のルールベース自動化が中心。現在、日本企業の多くがこの段階
Class2	EPA	AIと連携し、非構造化データの処理など非定型業務の自動化にも対応
Class3	CA	高度なAIにより、分析・改善・意思決定までを自動化

現在市場に出回るRPAツールの多くはClass1に該当し、決められたルールに沿った作業の自動化を得意とします。将来的にAIと連携させ、非定型業務まで自動化したいと考えている場合は、Class2以降への拡張性があるツールを選んでおくと安心です。自社がどのクラスの自動化を目指すのかを最初に整理しておくことが、ツール選定の判断材料になります。

（関連記事：RPAのクラスとは？Class1・2・3の違い、導入成功事例も紹介）

RPAの3つの種類

RPAには以下3つの種類があります。

・サーバー型
・デスクトップ型
・クラウド型

それぞれの種類に、メリット・デメリットがあり、一概にどれが一番良いとは言えません。そのため、自社の要件を踏まえたうえで最適なRPAを選定することをおすすめいたします。

RPAが普及している背景

次に、昨今DX(デジタル・トランスフォーメーション)と並んでRPAが普及してきている背景をご説明いたします。

労働人口の減少・人手不足

日本の人手不足は、今後さらに深刻化すると予測されています。パーソル総合研究所と中央大学の共同研究「労働市場の未来推計2035」によると、2035年には1日あたり1,775万時間（384万人相当）の労働力が不足する見込みです。特徴的なのは、就業者数そのものはむしろ増加傾向にある一方で、1人あたりの労働時間が減少することで、労働需要に供給が追いつかないという構造です。

同調査は、この労働力不足を解消するうえで「労働生産性の向上（テクノロジーの活用）」が最も大きなインパクトを持つ打ち手の一つだと指摘しています。RPAは定型業務を自動化することで、限られた人員でも業務を回せる状態をつくり、この「生産性向上による労働力不足の緩和」に直接応える手段です。人を増やすことが難しい時代だからこそ、”人がやらなくてよい仕事”を減らす取り組みとして、RPAの導入が進んでいます。

（出典：パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計2035」2024年）

技術の進歩による導入ハードルの低下

RPAが広がった要因の一つに、ツール自体の進化があります。かつてのRPAは専門知識を持つ担当者でなければ設定が難しく、導入の敷居が高いものでした。近年はノーコードで直感的にロボットを作れる製品が増え、プログラミングの経験がない現場担当者でも自動化に取り組めるようになっています。加えて、AI（生成AIを含む）との連携により、これまで人の判断が必要とされてきた業務の一部にも適用範囲が広がりつつあります。導入の敷居が下がり、対応できる業務の幅が広がったことで、大企業だけでなく中堅・中小企業にもRPAを取り入れる動きが進んでいます。

働き方改革とワークスタイルの多様化

働き方改革の広がりも、RPAの普及を後押ししてきました。長時間労働の是正や生産性向上が企業共通のテーマとなるなかで、時間のかかる繰り返し作業を自動化し、従業員をより付加価値の高い業務に振り向ける手段としてRPAが選ばれています。また、リモートワークやハイブリッドワークが定着し、場所を問わず業務を進める必要が高まったことも、デジタル化と自動化のニーズを押し上げました。処理する時間や場所の制約を受けにくい点は多様化する働き方と相性がよく、RPAが業務基盤の一部として位置づけられる理由になっています。

RPAの現在地｜「導入する」から「使いこなす」フェーズへ

RPAは2016年頃からの数年間で急速に普及し、いまや大手企業を中心に導入がひと通り行き渡った段階にあります。一方で、市場調査では「導入したものの一部の業務でしか活用できていない」「期待した効果を十分に得られていない」という、いわば”使いこなせていない”課題を抱える企業が少なくないことも指摘されています。RPA市場は爆発的な拡大期を終え、量から質へと軸足を移す成熟フェーズに入りつつあるといえます。

さらに近年は、RPA単体ではなくAI（生成AIを含む）と組み合わせ、これまで自動化が難しかった非定型業務まで対象を広げる動きが加速しています。こうした流れの中で企業に問われているのは、「RPAを導入するかどうか」ではなく、「導入したRPAを現場に定着させ、使いこなせるかどうか」です。つまりRPA活用の成否を分けるのは、ツールの機能そのもの以上に、導入後の運用体制とサポートの充実度だと言えるでしょう。

（関連記事：RPAとAIの違いは？／RPA導入が失敗したら取るべき施策とは？）

RPAができること

データ入力・転記

RPAは大量のデータ入力作業やデータ移行作業を自動化できます。例えば、請求書からデータを読み取り会計システムへ入力する、Excelの顧客リストをCRMへ転記するなど、システムを横断したコピー＆ペースト作業を自動化することができます。

情報の収集と集約

競合他社の価格やニュースなど、複数のWebサイトを定期的に巡回して情報を収集し、Excelに自動でまとめることが可能。日次や週次の定型レポート作成も自動化し、迅速な意思決定を支援します。

請求書処理

メールで受信した請求書PDFや紙の請求書をスキャンした画像データから、OCR（光学的文字認識）技術を使って請求元、金額、支払期日といったデータを自動で読み取ります。そして、そのデータを会計システムやERP（統合基幹業務システム）に自動で入力し、社内の申請ワークフローを起票するところまでを一気通貫で実行します。これにより、経理部門の煩雑な入力作業を大幅に削減し、月初の繁忙期における業務負荷を平準化します。

経費精算のチェック・承認

従業員から申請された経費精算の内容を、社内規定と照らし合わせて自動でチェックします。例えば、交通費の経路が最短か、日当や宿泊費が規定の上限を超えていないかなどを自動で検証し、規定違反の可能性がある申請にはフラグを立てて経理担当者に通知します。ルール通りに申請されているものは自動で承認処理を進めることで、経費精算業務全体のスピードアップとガバナンス強化を両立させることができます。

受発注業務

取引先からメールやFAXで送られてくる注文書の内容を読み取り、自社の販売管理システムに受注データとして自動で登録します。さらに、在庫管理システムで在庫を確認し、在庫があれば出荷指示データを作成、在庫がなければ担当者にアラートを送るといった一連のプロセスを自動化します。手作業による注文の見落としや入力ミスを防ぎ、リードタイムを短縮することで、顧客満足度の向上にも貢献します。

定期的なレポート作成

売上データ、Webサイトのアクセス解析データ、広告のパフォーマンスデータなど、異なるシステムに散らばる情報をRPAが自動で収集・集計します。そして、それらのデータをExcelやスプレッドシートの所定のフォーマットに転記し、グラフを作成した上で、関係者へメールで定期的に配信します。毎週、毎月作成していた定型レポート業務から担当者を解放し、レポート作成にかかっていた時間をデータ分析や戦略立案といった本来やるべき業務に振り向けられます。

データ照合作業

銀行の取引明細と社内の会計帳簿、あるいは販売データと在庫データの突き合わせなど、二つの異なるデータセットを一行ずつ照合し、差異がないかを確認する作業を自動化します。人間が目視で行うと時間と集中力を要し、ミスも発生しやすい照合作業を、RPAは高速かつ正確に実行します。差異が見つかった場合は、その項目をリストアップして担当者に報告するため、確認作業の効率が劇的に向上します。

顧客情報の管理・更新

顧客からメールで届いた住所変更や担当者変更の連絡をRPAが検知し、その内容をCRMや顧客管理システムに自動で反映させます。また、企業情報データベースを定期的に巡回し、取引先の社名変更や移転情報などを検知して、自社の顧客マスタを最新の状態に保つことも可能です。これにより、顧客データの鮮度と正確性を維持し、営業活動や請求業務におけるトラブルを未然に防ぎます。

システム間連携・データ移行

APIが提供されていない古いシステムや、異なるベンダー間のシステムなど、通常は直接連携できないシステム間でのデータ連携をRPAが代行します。例えば、基幹システムからCSVで出力したデータを、別のクラウドサービスにログインしてアップロードするといった、人間が行う操作をそのまま模倣します。これにより、システム改修のコストをかけずに、あたかもシステム連携が実現しているかのような業務フローを構築できます。

勤怠管理のチェック

勤怠管理システムから全従業員の勤務データを抽出し、社内規定と照らし合わせて異常がないかを自動でチェックします。例えば、「打刻漏れがないか」「深夜残業や休日出勤の申請が承認されているか」「月の残業時間が規定の上限を超過している従業員はいないか」などをリストアップし、人事・労務担当者に報告します。これにより、コンプライアンス違反のリスクを低減し、担当者の目視によるチェック作業の負担を大幅に軽減します。

RPAができないこと

ルール化できない非定型業務

RPAは、事前に定義されたルールや手順を正確に繰り返すことは得意ですが、人間のように状況に応じて柔軟に判断したり、新しいアイデアを創造したりすることはできません。「クレーム内容に応じて謝罪文のトーンを変える」「市場のトレンドを読んで新しい戦略を立案する」といった、明確なルールに落とし込めない非定型業務はRPAの守備範囲外です。AIと混同されがちですが、RPA単体では自律的な学習や意思決定は行えず、あくまで人間の指示を忠実に実行する「実行者」としての役割に特化しています。

頻繁なUI変更や統一性のない画面の操作

RPAは操作対象のボタンの位置や名称、色などを記憶して動作します。そのため、Webサイトや社内システムのアップデートでデザインやレイアウト（UI）が変更されると、RPAは目的のボタンを見つけられず、エラーで停止してしまいます。特に、頻繁にリニューアルされるWebサイトからの情報収集や、担当者によって作りが異なるExcelファイルの操作など、画面構成の統一性がない作業の自動化には注意が必要です。ロボットが正しく動き続けるためには、定期的なメンテナンスが不可欠となります。

RPA活用のメリット・デメリット

RPAの基本を押さえたうえで、RPA活用におけるメリット・デメリットを押さえておきましょう。
メリット・デメリットから、RPAにはどのような特徴があり自社でどのように活用できるのを考えましょう。

RPAのメリット

まずはRPAのメリットからご紹介いたします。

作業の効率化と 生産性向上	RPAは繰り返し行われる定型的な業務を自動化することで、効率を大幅に向上させます。 また、作業の効率化により、生産性向上も期待できるでしょう。
精度と 品質の向上	人間の作業に伴うミスを削減し、一貫性のある高品質な作業を提供します。
コスト削減	自動化により人的リソースの削減が可能で、長期的にはコスト削減につながります。
従業員の 働き方改善	単純作業の自動化により、従業員はより創造的で価値の高い業務に集中できます。
人手不足の 改善	国内では少子高齢化の影響から労働人口が大幅に減少しています。 RPAを業務で活用することが出来れば、 省力化に繋がるため人手不足への解決策としても有効です。

RPAのデメリット

次にRPAのデメリットをご紹介いたします。

初期投資の必要性	システムの導入や設定には初期投資が必要です。 製品によっては初期費用が数百万円になることもあります。
開発者への 依存度の増加	ロボットの開発・保守を社内の少数の担当者や他社に依存している場合、 ロボットがエラーを起こすことで、最悪の場合、業務が止まってしまう リスクがあります。
柔軟性の限界	RPAはルールベースの作業に適していますが、 複雑な非定型作業には対応しにくい場合があります。
継続的な メンテナンスと更新	業務プロセスや関連システムの変更に対応するため、 定期的なメンテナンスと更新が必要です。

以上のようにRPAは業務効率化に大きなメリットをもたらしますが、その導入と運用にはデメリットが存在するのも事実です。そのため、継続的な管理が必要であることはもちろん、導入前にしっかりと運用フェーズまでを想定したうえで、て業務効率化の実現を目指しましょう。

RPAを導入する流れ

RPAを効果的に活用するには、以下の4ステップで進めるとスムーズです。

①目的・目標の設定

まず「なぜRPAを導入するのか」を明確にします。人手不足の解消や残業時間の削減など、導入の背景と課題を整理し、削減できる時間や作業ミスの発生件数といった具体的な数値目標（KPI）を設定します。目的が曖昧なまま進めると、後の製品選定や効果検証の判断がぶれる原因になります。

②自動化する業務の選定

繰り返し発生し、ルール化しやすい定型業務を各部門から洗い出します。処理量が多く、時間がかかっている業務ほど自動化による効果が大きくなるため、優先順位をつけて選定しましょう。

③製品の選定

設定した目的・目標をもとに、必要な機能やコスト、既存システムとの連携のしやすさを踏まえてRPAツールを選びます。価格の安さだけで選んでしまうと、いざ全社展開しようとした際にスケールできず、余計な工数がかかるケースもあるため注意が必要です。

④導入・運用体制の整備

ロボットの開発・保守を担う体制を整え、現場への説明会や勉強会を通じて利用を促進します。開発したロボットのノウハウを社内で共有できれば、次の自動化もスピーディーに進められます。

導入後は、効果測定と改善を繰り返しながら、段階的に自動化の範囲を広げていくことが成功の鍵です。

（関連記事：【ゼロから解説】RPA導入を成功に導くには？）

RPA検討・導入・活用のポイントを理解する

 RPA導入の成功は検討、導入、活用というフェーズにおいて大切なポイントを押さえられているかどうかにかかっています。この章では、RPAの検討、導入、活用時における重要なポイントを掘り下げていきます。

これらの条件から、RPAに最適な業務を効率的に特定できます。自動化の候補となる業務を正確に把握することが、RPA導入の第一歩となります。

RPA検討時のポイント②機能だけでなくサポート内容も検討する

RPA導入に際して、そのツールの機能性だけでなく、サポート内容も重要な検討ポイントです。技術的な性能が高くても、適切なサポートが提供されなければ、RPAの導入は成功しにくくなります。

まず、RPAツールの導入と運用には、しばしば専門的な知識が必要です。特に、初めてRPAを導入する企業では、内部にその専門知識を持つスタッフが不足していることが多いです。そのため、ベンダーからの十分なトレーニングや技術サポートが提供されることは、スムーズな導入と効果的な運用に不可欠です。

加えて、RPA導入後も、継続的なメンテナンスやシステムアップデート、トラブルシューティングのサポートが必要です。ビジネス環境や業務プロセスの変化に合わせて、RPAを柔軟に調整し、最適化するためには、専門的なサポートが重要となります。また、RPAの導入は単なるツールの設置に留まらず、ビジネスプロセスの再設計や組織文化の変化を伴うことが多いです。このような変化を管理し、従業員の受け入れを促進するためには、ベンダーからの戦略的なアドバイスやサポートが役立ちます。

RPA検討時のポイント③自社に合うツールを探す

RPAツールの選定にあたり、市場シェアやブランドの知名度に惑わされることなく、自社のニーズや要件に基づいて選ぶことが推奨されます。最も人気のあるツールや大手ブランドの製品が全ての企業に最適とは限りません。自社の業務内容、プロセスの複雑さ、スタッフの技術的なスキルレベルなど、要件に合致するツールを選択することが、RPA導入の成功には不可欠です。

例えば、小規模な企業やスタートアップでは、シンプルで使いやすいツールが適している場合があります。また、特定の業界に特化した機能を提供するツールは、その業界内の企業にとって特に有益です。一方で、大企業では、より高度な統合機能やカスタマイズのオプションを持つツールが必要になることがあります。

さらに、自社の既存のITインフラとの互換性も重要です。既存のシステムやアプリケーションとの統合が容易なツールを選ぶことで、導入と運用の効率性が大幅に向上します。また、従業員のRPAに関する知識やスキルレベルも考慮し、十分なトレーニングやサポートを提供するベンダーを選ぶことが重要です。

（関連記事：RPAの選び方とは？失敗しない選定のポイントを解説）

RPA検討時のポイント④導入時のポイント

RPAツールを自社業務に導入する際、その成功にはいくつかの重要なポイントと注意点があります。適切な計画と実装戦略が、RPAの効果を最大化する鍵となります。

導入のポイント

Point.1	詳細なニーズ分析	自社の業務プロセスを詳細に分析し、どの業務が自動化に適しているかを特定します。 特に、時間がかかりエラーが発生しやすい定型作業を優先すると良いでしょう。
Point.2	適切なツール選定	自社のニーズに最適なRPAツールを選ぶことが重要です。 予算、使用容易性、カスタマイズの柔軟性、既存システムとの互換性などを考慮します。
Point.3	段階的な導入	最初は小規模なプロジェクトから始め、徐々に導入範囲を広げることが望ましい。 これにより、リスクを最小限に抑えつつ、組織内での学習と適応が可能です。
Point.4	継続的な評価と改善	RPAの導入後も、定期的なパフォーマンス評価を行い、改善の余地がないかを検討します。 業務プロセスや市場環境の変化に応じて、RPA戦略を調整することが必要です。
Point.5	経営層のサポート確保	RPA導入の成功には、経営層からのサポートが不可欠です。 プロジェクトの意義と期待される成果を経営層に明確に伝え、その支持を得ることが大切です。

RPA導入の成功事例 

では実際にRPA導入をした企業が、どのような施策を実施し、どのような課題を解決したのか、業者別にご紹介します。 

事例①：金融業（銀行） 

課題 

金融機関のコンプライアンス部門では、重大なリスクにつながる事務業務が大量に発生していました。具体的には、さまざまなデータベースや記録にアクセスして、証跡を残さなければならない業務においては、複数回のシステムログインや、データの移動といった手順を経なければならず、多量の単純作業をしつつ、誤入力などのリスクを抱えなくてはいけませんでした。 

施策と効果 

これらのシステムログインやデータ転記といった作業をすべてRPAによって自動化し、誤入力や情報漏れといったリスクを回避しながら効率化を図り、コンプライアンス部門の業務時間の6〜7割の業務削減に成功しました。これにより専門業務に集中できる社員の割合が増え、業務全体の生産性を向上させることができています。 

事例②：製造業（産業用機械メーカー） 

課題 

社内に非効率な業務が複数存在していた。具体的には、勤怠管理業務において、総務担当者が勤怠の打刻漏れをチェックし、漏れている社員には個別で注意喚起メールを送付するなどがあり、担当者の残業時間がかさんでいた。ほかにも顧客に納期を回答する業務でも､これまでは基幹システムから納期回答に関するデータを抽出し、納期回答書に転記し､取引先にファックス送信するなど、非効率な業務を抱えていた。 

施策と効果 

RPAを活用することで勤怠管理システムから条件に該当するデータを抜き出して、該当する社員にメール送信するプロセスまで、全ての自動化に成功。納期回答の業務についても、基幹システムから納期データを自動抽出し､納期回答書を作成｡それをPDFファイル形式に自動変換し、営業担当者にメール送信するプロセスを自動化。その後は営業担当者が作成されたPDFをメールで送付するだけの業務になり、迅速な顧客対応と業務削減を実現させた。 

事例③：サービス業（小売・ＥＣサイト） 

課題 

ECサイト上での在庫状況の更新などの作業を担当者が手作業で行い、それらの業務が完全に属人化しており、担当者が不在の場合に業務が滞る課題を抱えていた。特に、システムの連携や一括処理が手作業に依存しており、社内リソースが足りず年に数十万円の外注費がかかっていた。 

施策と効果 

RPAにより、ECサイトでの在庫状況の更新を完全自動化。業務時間外でもECサイトの在庫状況が常にリアルタイムで更新されるようになったことで、既に在庫切れになっている商品への注文削減に成功。加えて、生産手配書の印刷業務や売上管理ファイルの作成、Googleアナリティクスのデータ抽出とレポート作成などさまざまな業務の自動化に成功した。 

RPAを導入するなら『おじどうさん』

ここまで、RPAの基本知識から普及の背景、できること・できないこと、導入の流れ、検討時のポイント、成功事例までを解説してきました。実際にRPAを選ぶ際は、機能だけでなく「操作のしやすさ」と「導入後のサポート体制」が定着のカギを握ります。

そこでおすすめしたいのが、ブルーテック株式会社が提供する国産RPAツール『おじどうさん』です。プログラミング知識がなくても直感的にロボットを作成でき、導入支援や社内勉強会などのサポートがすべて無償で提供されるため、初めてRPAを導入する企業でも安心して運用を始められます。

⇒おじどうさんの概要・料金が分かる資料はこちら

3つのポイント

これらの特徴により、『おじどうさん』は初めてRPAを導入する企業から既存のRPA環境を見直したい企業まで、幅広いニーズに対応できるツールとしておすすめできます。もしツール選びにお悩みなら、ぜひ『おじどうさん』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

⇒まずは無料トライアルを試してみる

まとめ｜自社に合ったツールとサポートを提供するベンダー選定が重要

RPAは、パソコン上の定型業務をロボットが代行することで、業務効率化と生産性向上を同時に実現できるツールです。3つの種類・3つのクラスがあり、できること・できないことを理解したうえで、自社の業務に合った形で導入することが成功の第一歩となります。
導入を検討する際は、目的とKPIを明確にし、機能だけでなくサポート体制まで含めてベンダーを選ぶことが重要です。本記事で紹介したポイントを一つずつ押さえながら、自社に最適なRPAツール選びを進めてみてはいかがでしょうか。

RPA導入のお役立ちコンテンツ