業務効率化の企業事例・施策一覧！取り組むメリットや注意点を徹底解説

人手不足や働き方改革への対応が求められる中、業務効率化は企業の持続的成長に欠かせない経営テーマとなっています。しかし「具体的に何から始めればよいのか」「他社はどのように成果を上げているのか」と悩む担当者は少なくありません。

業務効率化の施策は、ITツールの導入から意識改革まで多岐にわたり、自社の業種・規模・課題に合った方法を選ぶことが成功の鍵です。本コラムでは、業務効率化の施策・アイデア11例と、実際に成果を出した企業事例6選を具体例とともに紹介します。取り組むメリットや注意点も解説しますので、自社のDX推進のヒントとしてご活用ください。

そもそも業務効率化とは？

業務効率化とは、日常業務に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除き、より少ないリソースで高い成果を生み出せる状態をつくることを指します。「ムリ」とは従業員に過度な負荷がかかっている状態、「ムダ」とは成果につながらない無駄な作業、「ムラ」とは担当者によって品質や進め方にばらつきがある状態を意味します。

これら3つを業務プロセスの見直しやITシステムの活用によって解消することで、作業時間の短縮・コスト削減・品質の安定化を同時に実現できます。重要なのは、業務効率化が単なる「コストカット」ではなく、人材を付加価値の高い業務へ振り向け、企業全体の競争力を高める戦略的な取り組みである点です。

近年は、少子高齢化による労働人口の減少を背景に、限られた人材で生産性を最大化する手段として、その重要性がますます高まっています。

業務効率化によるメリット

業務効率化に取り組むことで、企業は多面的なメリットを得られます。ここでは特に効果の大きい3つを解説します。

コスト削減と利益の増大

業務効率化の最も直接的なメリットがコスト削減です。無駄なプロセスや重複作業を排除し、手作業を自動化することで、人件費・残業代・印刷費などのコストを削減できます。さらに、効率化によって従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになれば、売上そのものの増加にもつながります。

コスト削減と売上増加の両面から、企業の純利益を押し上げる効果が期待できます。短期的な経費節減にとどまらず、企業の持続可能な成長を支える基盤として機能する点が、業務効率化の本質的な価値です。

従業員のモチベーション向上と離職防止

業務効率化は、従業員の働きやすさにも直結します。煩雑な手続きや冗長な報告書作成といった負担の大きい業務が減ることで、従業員は本来注力すべき仕事に集中でき、達成感や満足度が高まります。

また、効率化で生まれた余裕時間をスキルアップやキャリア開発に充てられるようになれば、成長実感が得られ、勤労意欲の向上につながります。結果として離職率の低下が期待でき、採用・教育にかかるコストの削減という副次的な効果も生まれます。

多様な働き方への対応と人材確保

クラウドツールやコミュニケーションシステムを活用した業務効率化により、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が実現します。リモートワークやフレックスタイム制への対応が可能になれば、育児・介護中の人材や遠隔地に住む優秀な人材を雇用できるようになり、人材不足の解消に貢献します。

多様な働き方を受け入れる体制は、従業員のワークライフバランスを向上させると同時に、企業の採用競争力を高める強力な武器にもなります。

業務効率化の施策・アイデア例

業務効率化には、ITツールの導入から意識改革まで多様なアイデアがあります。ここでは、すぐに取り組める施策の具体例を11個紹介します。

業務のマニュアル化・標準化

属人化している業務をマニュアル化し、誰でも一定の品質で対応できる状態をつくる施策です。ベテラン社員のノウハウを形式知として共有することで、業務の均一化とスピードアップを同時に実現できます。新人やパート従業員でも即戦力として活躍できるようになり、採用のハードルも下がります。最も低コストで始められる業務効率化のアイデアの一つです。

RPAによる定型業務の自動化

データ入力・転記・帳票作成・メール送信などの定型的な事務作業を、RPA（ソフトウェアロボット）で自動化する施策です。プログラミング知識がなくても操作できるツールが多く、既存システムを大きく変更せずに導入できます。人的ミスの削減と作業スピードの向上を同時に実現でき、創出したリソースをより生産性の高い業務に振り向けられます。

ペーパーレス化・電子決裁の導入

紙の書類や稟議・決裁フローを電子化する施策です。稟議から決裁までのスピードが高まり、遠隔地からでも即座に承認できるようになります。印刷・封入・配布などの作業が不要になるほか、書類の保存・管理が容易になり、内部統制の強化にもつながります。脱ハンコの流れが加速する中、リモートワーク対応の観点からも導入効果の高い施策です。

クラウドシステムによる情報共有

ドキュメントやデータをクラウド上で一元管理し、リアルタイムで共有・同時編集できる環境を構築する施策です。Google Workspaceなどのクラウドシステムを活用すれば、場所を問わずチームで作業を進められ、メールでのファイル送受信の手間も削減できます。テレワーク環境でも生産性と品質を維持できる基盤として、多くの企業が導入を進めています。

ビジネスチャットツールの活用

メールや電話に代わるリアルタイムコミュニケーション手段として、ビジネスチャットを導入する施策です。グループチャットやファイル共有により情報伝達のスピードが向上し、CCの付け忘れや確認漏れも防げます。勤務開始・終了の共有や簡易な相談がスムーズになり、社内コミュニケーションの活性化に直結します。

Web会議システムの導入

オンラインで会議や商談を行えるWeb会議システムを活用する施策です。移動時間と交通費を削減できるだけでなく、遠隔地の拠点間やリモートワーカーとのミーティングも円滑に行えます。録画機能を使えば欠席者への共有も容易で、議事録作成の負担も軽減できます。国際的なプロジェクトを抱える企業にとっては不可欠なシステムです。

勤怠・労働時間データの可視化

残業時間や有給休暇の取得状況を1分単位でデータ化・グラフ化し、従業員と管理職が視覚的に確認できる仕組みを整える施策です。比較的簡単に導入できる施策でありながら、「頑張っている実感」と「実際の成果」のギャップを可視化することで、従業員の意識変革を促す効果があります。長時間労働の是正に大きく貢献します。

会社業績の従業員との共有

会社の業績や試算表を従業員と共有し、一人ひとりが経営者に近い視点で業務に向き合えるようにする施策です。長時間労働が必ずしも利益につながっていない事実を共有することで、従業員が自発的に業務効率化を考えるようになります。IT投資が難しい中小企業やスタートアップ企業でも取り組みやすいアイデアです。

フリーアドレス制・フレックスタイム制の導入

固定席を廃止するフリーアドレス制や、勤務時間を柔軟に選べるフレックスタイム制を導入する施策です。従業員が自分に最適な環境・時間で働けるようになり、生産性とモチベーションが向上します。オフィススペースの最適化によるコスト削減効果も期待でき、多様な働き方への対応として有効です。

バックオフィス業務のIT化

経理・給与計算・勤怠管理などのバックオフィス業務に、クラウド型の業務効率化システムを導入する施策です。経営者や管理者が事務作業から解放され、本来注力すべき基幹業務に集中できる環境が整います。まずは目先の困りごとから着手し、連鎖的にIT化・クラウド化を進めることで、組織全体の効率化につながります。

SFA/CRMによる営業活動の効率化

顧客情報や商談の進捗をシステムで一元管理し、営業活動を効率化する施策です。属人化していた営業ノウハウを組織全体で共有でき、担当者の引き継ぎもスムーズになります。営業エリアを定期的に見直して属人化を防ぐといった運用と組み合わせることで、売上の継続的な向上を実現できます。

業務効率化を図る際の注意点

業務効率化を進める際は、いくつかの注意点があります。まず、「効率化そのもの」を目的化しないことです。ツール導入が目的になってしまうと、現場のニーズと乖離し、使われないシステムが残るだけになりかねません。あくまで自社の課題解決が目的であることを常に意識しましょう。

次に、現場を巻き込んだ進め方が不可欠です。実際に業務を行う従業員の声を聞かずにトップダウンで施策を進めると、現場の反発を招き定着しません。施策の検討段階から現場担当者を巻き込み、小さく始めて効果を検証しながら段階的に拡大する「スモールスタート」が成功の鍵です。

また、デジタル化すべき業務と、人の目や感覚で確認すべき業務を見極めることも重要です。すべてを自動化するのではなく、それぞれに適した方法を組み合わせる姿勢が、持続可能な業務効率化につながります。

業務効率化に取り組む企業事例

実際に業務効率化で成果を上げた企業事例を6つ紹介します。自社への導入を検討する際の具体例として参考にしてください。

株式会社建新｜働き方改革で残業半減・営業利益200%向上

戸建住宅の分譲販売を行う株式会社建新では、残業時間削減と完全週休3日制への移行を目指して働き方改革を推進しました。月1度の週休3日制トライアル導入、始業前・終業後のPC自動制御、残業の事前申請制、労働時間の日次・週次モニタリング、現場管理ツールのデジタル化といった施策を実行。

その結果、2019年度に月平均40時間だった残業時間は2021年に約20時間まで半減し、営業利益は約200%上昇、新卒採用募集も9倍に増加しました。従業員にメリットの大きい目標を掲げ、会社と従業員が一体となって取り組んだ好例です。

株式会社唐沢農機サービス｜マニュアル化で残業時間を6割削減

インターネット上で農機のマーケットプレイスを運営する株式会社唐沢農機サービスでは、属人化していた情報の共有化・マニュアル化に取り組みました。同社の顧客は中高年層が中心で、若手スタッフは古い機材への問い合わせに対応できず、詳しいスタッフへの確認と折り返し対応が頻発していました。

情報をマニュアル化することで、スピーディーかつ的確な顧客対応を実現。月平均約20時間だった残業時間は平均8時間まで短縮され、未経験者やパート従業員も雇用しやすくなりました。業務のマニュアル化が顧客・従業員双方にメリットをもたらした事例です。

株式会社永和システムマネジメント｜クラウド活用でテレワークを実現

ソフトウェア開発を行う株式会社永和システムマネジメントでは、クラウドシステムとチャットツールの活用により、業務効率化とワークライフバランスの向上を実現しました。Google Workspaceによるドキュメントの共有・同時編集、勤務状況をリアルタイムに共有する自社開発チャットツール、Web会議システムの導入といった施策を段階的に実施。

生産性が向上した結果、「残業は美徳」という社内の雰囲気が変わり、月平均残業時間は16時間程度まで減少しました。多様な働き方が可能になったことで、人材の確保・定着にもつながっています。

株式会社ファンケル｜RPA活用で年間6,700時間を創出

無添加化粧品の製造販売を手掛ける株式会社ファンケルでは、販売管理部門の「人が介在する定型作業を減らしたい」という要望を受け、RPAツールを導入しました。現在は23部門で約200体のロボットが稼働し、売上データの抽出や自社システムへの登録などを自動実行。年間約6,700時間相当の人的リソース創出に成功しています。

さらに、創出したリソースを社内教育プログラムの拡充に活用したことで、自社でRPAを設計・管理できる体制を構築し、活用部署が全社に広がっています。RPA活用の理想的な好循環を生んだ事例です。

社会福祉法人育和会｜ICT化とアナログの使い分けで保育士の負担軽減

認定こども園や児童館を運営する社会福祉法人育和会では、ICTシステムの導入と専門スタッフの雇用により、保育士の業務負担を軽減しました。欠席連絡・検温チェック・連絡帳・お知らせの一斉配信・献立表・指導案など、複数の事務作業をICTシステムで一挙に効率化。

職員用PCやタブレットを複数台導入し、同時に複数人が作業できる環境も整えました。さらに清掃や配膳など保育以外の業務に専門スタッフを配置し、保育士が本来業務に集中できる体制を構築。デジタル化すべき部分とアナログで対応すべき部分を見極めた施策の組み合わせが秀逸な事例です。

株式会社セラビ｜ノルマなしの仕組みで27期連続売上増

リサイクルトナーの販売などを行う株式会社セラビでは、あえて営業ノルマを課さず、従業員が自発的に成果を出せる仕組みを構築しました。経営者を含む全社で所定労働時間内に業務を終える風土づくり、年度当初の各自目標設定、チームでの達成方法検討、成果を出した人が昇進・昇給できる制度、営業エリアの定期的な見直しによる属人化防止といった施策を実施。

その結果、月平均残業時間0.16時間、年次有給休暇取得率9割超、創業以来27期連続の売上増という驚異的な成果を達成しています。従業員の自発性を引き出す仕組みづくりの好例です。

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まとめ

本コラムでは、業務効率化の施策・アイデア11例と、実際に成果を上げた企業事例6選を具体例とともに解説しました。業務効率化は、マニュアル化やRPA導入、ペーパーレス化、クラウド活用、意識改革など多様な手法があり、自社の業種・規模・課題に合った方法を選ぶことが成功の鍵です。

重要なのは、効率化を目的化せず、現場を巻き込みながらスモールスタートで進めること。本記事で紹介した企業事例を参考に、まずは自社の課題を洗い出し、取り組みやすい施策から着手してみてください。