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生産性向上とは?業務効率化との違い・5つの施策と成功のポイント

生産性向上とは?業務効率化との違い・5つの施策と成功のポイント

2020年、世界をコロナ禍が襲い、消費構造の変化によって経済的に大きなダメージを受ける企業が続出しました。
またかねてより日本社会で課題となっていた「ワークライフバランス」も、テレワークの定着によりさらに新たな視点で考える必要が出てきました。
そうした状況を鑑みるに、現代ほど業務の「生産性向上」が問われた時代はないかもしれません。
限られた人手を活用しどのように収益を上げていくのか…、またムダな時間を排除して従業員のプライベートをいかに確保していくのか…。
本稿では、これから生産性向上に取り組みたいという企業担当者様に向け、その基礎知識や実践のポイントを分かりやすく解説していきます。

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「生産性向上」ってどんな意味?

生産性向上の定義

生産性向上とは、インプット(企業の投資)に対するアウトプット(成果)の比率を増やすことです。
つまり、投資することにより生み出せた成果が生産性であり、その成果を上げることが生産性向上であるといえます。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化の違いを整理します。
生産性向上は「業務効率化」という言葉と混同されることが多いようですが、実は似て非なるものです。
業務効率化は、ムリ・ムラ・ムダのある業務内容を改善するために行なう施策のことを言い、結果として業務の高速化や業務処理量の増加が得られます。
あくまで「業務」の視点で語られる施策であると言えるでしょう。
片や生産性向上とは、どれだけの資源(ヒト・モノ・カネ)を投入した結果、どれだけの成果が得られたか…という「生産性」を向上させる施策です。
生産性が向上すれば、企業はより少ない資源で大きな成果を上げることができるようになり、営利目的の組織としてワンランク成長することになります。
生産性向上は成果を軸に測られる施策であり、多くの場合業務効率化よりも大きな視点で論じられます。
つまり、業務効率化は生産性向上に寄与する施策ではありますが、選択肢の1つに過ぎません。
業務効率化以外にも生産性向上のための方法論はいくつもあり、それらは並列の概念ではないことを覚えておきましょう。

中小企業が生産性向上する方法とメリットを徹底解説

生産性の種類

仕事における生産性とは、労働時間に対してどのくらい成果が得られたのかという「労働生産性」のことを指します。
労働生産性とは、労働者1人当たりまたは1時間当たりに生産できる成果を数値化したもので、1人の労働者につき、どれくらいの利益が得られたのかを数値化できます。

以下の計算式により、労働生産性を算出できます。

労働生産性=労働による成果(アウトプット)÷労働投入量(インプット)

また、労働生産性を算出する方法は以下のようにいくつかのバリエーションがあります

物的労働生産性

生産物の数や大きさ、重さといった物理的に計測可能な指標を成果物として、労働生産性を測定する考え方のことを指します。時間当たりor労働者1人当たりがどのくらい効率的にモノ・サービスを生産しているか求めることができるため、主に製造業等で用いられる考え方です。

例えば、以下の計算式によって時間あたり、労働者1人あたりの物的労働生産性を算出できます

物的労働生産性=生産量÷労働者数or総労働時間

付加価値労働生産性

生産物によって得られた売上から、原材料費や販管費などの費用を除いた付加価値を成果物として、測定する考え方のことです。付加価値労働生産性を算出すると、従業員が付加価値を生み出すためにどのくらい効率的な動きができているか確認できます。
例えば、以下の計算式によって時間あたり、労働者1人あたりの付加価値労働生産性を算出できます。

付加価値労働生産性=付加価値額÷労働者数or総労働時間

全要素生産性(TFP)

機械設備などの資本や労働、原材料だけでなく、工学的な技術革新やブランド戦略、革新的な経営戦略、 など生産性に関わる全要素を考慮して測定する考え方です。

例えば、以下の計算式によって全要素生産性を算出できます。

全要素生産性=生産量÷合成投入量(労働+資本+原材料など)

「生産性向上」の指標

生産性を向上させるためには、場当たり的な施策や力ワザでは成功しません。
施策を始める前にまず施策の方向性を定め、明確な指標を立てることが重要です。
ここでは方向性を定めるに当たって参考になる、生産性向上に向けた取り組みの4つの「型」をご紹介していきます。
自社の組織や業務内容の特性と照らし合わせた時、どのやり方がフィットするかを考えながら方向性を定める際のヒントにしてみてください。

■インプット縮小型

投入する「資源(インプット)」を減らすことに重きを置いた生産性向上施策です。
現場の業務を効率化したり、コストの削減をすることでインプットを減らし、なおかつ生産量や付加価値(アウトプット)を変えずに維持することで、結果的に生産性の向上が実現します。

■インプット大幅縮小型

上記の「インプットの縮小」をさらに強力に押し進める施策です。
事業全体を俯瞰して経営資源の投入を大胆に縮小し、なおかつアウトプットを維持することで生産性を大幅に向上させます。
この場合のインプット縮小とは、不採算部門を縮小あるいは解散する、事業の統廃合を行なう、リストラを行なうなどが挙げられます。

■アウトプット拡大型

これまでにご紹介したインプット縮小型とは反対に、インプットは現状維持しながらアウトプットを増大させることで生産性向上を実現する施策です。
同じコストや労働量でありながら、社員教育やITツールの導入により成果を拡大させていきます。

■アウトプット大幅拡大型

上記のアウトプット拡大型をさらに強力に押し進める施策です。
まずはもともと生産性が高い事業に対する投資を増やし、インプットを大幅に拡大します。
その結果、アウトプットがさらに大幅に拡大するという仕組みです。

生産性向上がもたらすメリット

では、企業または組織はなぜ生産性向上を目指さなければならないのでしょうか。
生産性向上がもたらすいくつものメリットのうち、代表的なものを下記にまとめます。

●ワークライフバランスの改善

生産性が向上すれば、従業員の残業時間が減ります。
これは近年取りざたされる「ワークライフバランス」「働き方改革」の面で大きな成果を発揮するでしょう。
結果、従業員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、長期雇用にもつながります。

●競争力の向上

同業他社に差をつけるために、生産性向上は効果的です。
例え他社よりも企業規模が小さくても、充分な生産性が常に確保できていれば負けることはありません。
また、国際競争力という意味でも生産性向上は注目されています。
日本の労働生産性は先進国の中でもかなり低いと言われており、諸外国をお手本に生産性を改善することが今、求められています。

●コスト削減

生産性の向上とコスト削減は、ある意味でイコールとも言えます。
投入コストの低減により、残業代や固定費、原材料費等を減らすことができれば、その分のコストを労働環境改善や、新商品の開発に充てることもできるでしょう。

●人手不足への対応

日本の労働人口は、今後数十年にわたって減少しつづけることが確実視されています。
生産性向上に努めていない企業は、必ずや人手不足に陥ってしまうことでしょう。
少々ネガティブな志向になってしまいますが、生産性向上は企業存続のためにも継続的に行なっていくべき企業の「義務」なのです。

生産性向上のための5つの方策

実際にこれから生産性向上に取り組もうという企業担当者様のために、どのような方法があるのかを5つにまとめてご紹介します。
自社にフィットしそうな方法は、なるべく多く実践してみましょう。

●現状分析と課題整理

何はともあれ、まずは自社の現状にきちんと向き合う姿勢が大切です。
あらゆる業務を可視化したうえで、現在の自社の生産性はどのようなものであり、どのような課題が挙げられるのか、どこにボトルネックがあるのかを整理しましょう。
その際、担当者一人で取り組むのではなく、なるべく多くの現場従業員の意見を聞くべきです。
経営者や管理者の立場からは思いもよらなかった過剰なコストが発見できる可能性があります。

●ムダな工数の洗い出し

現状と課題を整理した上で、前述の「業務効率化」もしっかりと考えるべきです。
従業員が毎日取り組んでいる業務の中にも、ムダな業務、非効率な業務が潜んでいるかもしれません。
特に、まとめられる複数の業務はないか、少数の従業員への負担が過多になっているケースはないか、担当者によって成果にムラが生じている業務はないか…といったポイントにも注視すべきです。

●テクノロジーの導入

新技術を取り入れた製造機械、新素材、PCアプリケーションの導入によって改善できる点がないかについても検討してみましょう。
特に近年の業務用IT技術の発達には目覚ましいものがあり、複雑な機会操作やソフトウェアの操作をPCが自動で行なうRPA(Robotic Process Automation)の技術などが注目されています。
もちろんコスト面を考えて慎重に検討すべきですが、新技術の低コスト化も進んでいる現在、必ず検討すべき事項でもあります。

●従業員のスキルアップ

個人個人のスキルアップが実現すれば、生産性が向上するのは明白です。
無理を強いるのではなく、1人が短時間で多くの業務をこなせるようになるにはどのようなスキルアップが必要であるかを考えてみましょう。
入社したら1度新人研修をしてその後は放置…という企業も意外と多いようですが、定期的な研修や意見交換会など、スキルアップのための施策を継続することが大切です。

●情報共有の仕組みづくり

情報共有の不備が生産性を阻害しているケースも多いようです。
「リアルタイムで情報が得られず、従業員が動けない」「誰が何をしているのか把握できず、業務が的確に采配できない」…そんな課題がある企業様は、情報共有の仕組みづくりに注力してみましょう。
特に、ホワイトボードを使うようなアナログな情報共有や、Excelの共有による簡易的な情報共有では万全とは言えません。
インターネットを介してリアルタイムで的確な情報共有を行なうビジネスアプリケーションが多々リリースされていますので、それらの導入をおすすめします。

生産性向上のポイント

こうした生産性向上のための様々な取り組みを行なう中で、意識的に注意すべき点をまとめてご紹介します。

●指標で管理すること

ただ漠然と「生産性を上げよう」では、何をすればいいのか、また現在自社が何を成し遂げてどのような位置にいるかが把握できません。
以下に挙げる3つの指標を参考にKPI(経営指標)を立て、それを軸に施策を立案・運用すべきでしょう。

~付加価値労働生産性~
この場合の「付加価値」とは「粗利」のことです。
下記のような計算式で粗利を労働時間や労働人数で割れば、付加価値労働生産性を導き出すことができます。
【付加価値】÷【労働量】=付加価値労働生産性

~全要素生産性~
上の「付加価値労働生産性」に「資本データ」を加える考え方です。
労働量のみならず、投下されたあらゆる費用に対してどれだけの付加価値が発生したかを算出する指標で、より詳細で現実的な指標が獲得できます。

~労働分配率~
新たに生み出された付加価値のうち、人件費に配分された割合を示す指標です。
下記のような計算式で導き出されます。
ヒトと成果との相関関係を明らかにすることができます。
【人件費】÷【付加価値】=労働分配率

●PDCAを回す環境・仕組み作り

あらゆる業務にとってPDCA(Plan=計画、Do=実行、Check=評価、Action=改善)のサイクルを回転させることは必要ですが、生産性向上においても同様です。
1度施策を打ったから生産性がすぐに向上するということはまずありません。
現実的にはトライ&エラーを繰り返しながら、少しずつ向上させていくものです。
しっかりとしたPDCAの実践と、そのための情報共有がスムーズになるような環境・仕組みを確立しておきましょう。

業務効率化を促進する6つのポイント

陥りがちな過ち

ほとんどの場合、生産性向上の取り組みは「すぐに取り掛かり、なるべく早く成果を出すこと」が求められます。
しかし無鉄砲に始めた結果、生産性向上どころか現場が混乱し、業務の進行が妨げられてしまうようなケースも多くあるのです。 ここではよくある「失敗例」を取り上げ、紹介していきます。
これらを事前に知り、回避する努力をすることで貴社の生産性向上を成功に導くことができるはずです。

■マルチタスクの押し付け

生産性の向上を考えることは、従業員1人1人の生産性向上を考えることです。
これは時として「人員を減らし、1人の人間に色々なことをやらせる」という発想にスライドしてしまいがちです。
つまり、マルチタスクの押し付けです。
許容量に収まる範囲のマルチタクスであれば有効ですが、過度なマルチタスクは逆に生産性を低下させてしまいます。
従業員に精神的・肉体的なストレスが多くかかる結果、ミスの増大や判断力の低下によって作業効率が低下するためです。
さらにはこのような労働環境に耐え切れず従業員が退職し、人員が枯渇してしまうことも考えられます。
実際にマルチタスクで成果を挙げられる業務はあり、マルチタスクを得意とする人もいなくはありませんが、仕組みとして組みこんでしまうことは大きなリスクが伴うことを覚えておきましょう。

■過度な長時間労働

生産性向上にあせるあまり、少ない人数で大きな成果を挙げるために長時間労働や深夜労働を強いる企業も見られます。
当然ながら、これも決して良い結果を生みません。
長時間労働は瞬間的に生産性を向上させることができるかもしれませんが、中長期的に見れば決して現実的な施策ではありません。
従業員は必ず疲弊し、同じペースの生産性を維持することはできません。
残業や時間外労働によりコストが増大する可能性があるばかりか、従業員退職のリスクや、最悪の場合は過労死などの悲劇もあり得ることを考慮すべきでしょう。
また労働量が多いにも関わらず、労働時間の設定が過度に少ないケースもあります。
これはこれで、自宅への業務持ち帰りやサービズ残業の温床となり、待ち受ける結果は長時間労働と変わりません。
従業員は社の宝であることを心得て、適正な労働環境で生産性向上を実現してください。

■「削減」に走りすぎる

実は、正しい生産性向上は「全体を見る」ことでしか実現しません。
生産性向上を急ぎすぎると、コスト削減や人員削減、労働時間削減…といった「削減」の連発に走りがちです。
削減がすべて間違いというわけではありませんが、これらはインプット縮小のいち手段に過ぎないことは理解しておいてください。
インプットとアウトプットの両方を広い視野で観察し、どこを縮小し、どこを増大させるかを考えるのが本来の生産性向上施策なのです。

生産性向上を目指すなら『Knowledge Suite』

さて、ここまでお読みいただき、生産性向上においてIT技術の導入や情報共有性の強化が重要な役目を果たすことはご理解いただけたのではないでしょうか。
最後にご紹介したいのは、私たちブルーテック株式会社が提供している業務用PCアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援システム)、CRM(顧客管理システム)の3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。
多種多様な機能で、企業のあらゆるデータ業務を管理・処理・自動化するアプリケーションですが、業務の見える化やスムーズな情報共有を実現し、生産性向上を確実にサポートすることができます。
特にSFAやCRMの機能では営業部門の業務を広くデジタル化することで、業務効率を著しく向上させます。
その他『Knowledge Suite』の特長を以下にまとめますので、ぜひご参照ください。

誰でも使いこなせるシンプル操作

業務アプリケーションは、メインユーザーとなる現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。 『Knowledge Suite』の最大の特長は、誰でもすぐ使いこなせるシンプルな画面と操作方法です。 PCに不慣れな方が多い企業様でも、定着に失敗することはありません。

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グループウェア、SFA、CRM…『Knowledge Suite』ならこの3つのアプリケーションをワンセットでお使いいただけます。 多くの企業で導入されている3大アプリケーションがお得に導入できる他、入力したデータは3つのアプリケーションで共有され、作業効率向上を実現します。

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多くのビジネスアプリケーションは「ユーザー1人につき〇〇円」といった「ID課金制」を採用しています。一方で『Knowledge Suite』は、月額料金50,000円~固定で何名様でもお使いいただけます。 最初は少人数から使い始めて少しずつユーザー数を拡大していく導入方法でも、月額料金の増額はありません。

メリット多数のクラウドサービス

『Knowledge Suite』は、すべての機能がインターネットブラウザを通じて提供されるクラウドサービスです。 スピーディな情報共有、低コスト運用やセキュリティの安全性など、様々なクラウドのメリットがパフォーマンスに活かされています。

スマートフォン・タブレットでどこでも利用可能

『Knowledge Suite』はPC以外にも、スマートフォンやタブレットといった携帯端末でのご利用に対応しています。
移動中や外出先でのちょっとした時間に情報交換や業務処理を行なうことができ、生産性向上を後押しします。

本稿では「生産性向上」をテーマに、その定義や実践法をご紹介してきました。
現在、生産性向上は従業員のモチベーションアップや競争力強化のため、企業にとって欠かせない取り組みの1つです。
業務の見える化やテクノロジーの導入、KPIの設定といった事前準備をしっかりとしたうえで、貴社でも生産性向上に取り組んでください。
ITツールの導入をご検討される方は、ぜひ『Knowledge Suite』を候補に加えていただけますと幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
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最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

生産性向上についてのよくある質問

  • ・生産性向上とは

    企業が投じた資本(ヒトモノカネ)に対する成果の比率を増やすことです

  • ・生産性向上の具体例は?

    例えば、秋田県で飲食店を経営する企業では、まずは入店客の基本情報を集めることにしました。常連か非常連か、県内客か県外客か、それぞれの客単価はどれくらいかといったデータです。その結果、客層の大半は非常連の県外客が占めていることが分かり、県内客よりも県外客のほうが客単価が500円以上高いということも判明しました。そのことから、店のターゲットを県外の被常連客と定め、観光客が好む地元料理や地酒等の宣伝強化、価格上げを行いました。これにより一人一人のフードの注文金額が 1,695 円から 2,081 円と、約 400 円上昇、客数も増加し、生産性が約13%向上しました。
    【参考】:https://jsite.mhlw.go.jp/miyagi-roudoukyoku/1/101/10141.html(生産性向上の事例集|厚生労働省)

【執筆者】

松岡 禄大朗

ブルーテック株式会社・デマンドジェネレーション部所属。
前職のWEB広告代理店で広告運用やアクセス解析を担当。
WEBマーケティング知識を活かして、現在はコンテンツマーケティングに携わり数多くの記事を執筆。

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