テレワークにおすすめな便利ツール｜コミュニケーションを効率化して生産性を高めよう

テレワークに移行する際には、社員が自宅やサテライトオフィスなどで作業できる環境を整えることが大切です。そこで役立つのが便利ツールです。

とは言え「どんな便利ツールがあるのかわからない」「便利ツールがテレワークに必要な理由を知りたい」という方もいるでしょう。この記事では、テレワークをする上で必須の便利ツールやあると業務効率が上がるツールを紹介していきます。

これからテレワークを導入しようとしている場合や「テレワークをしているが業務効率が悪い」という場合は、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークには便利ツールが必須

テレワークには便利ツールが必須だと言えます。通常勤務で行っている以下のことをすべて遠隔で行う必要があるからです。

• ・資料の受け渡し
• ・業務連絡
• ・社内会議
• ・タスク管理
• ・スケジュール管理

以上はすべてコミュニケーションが必要になることです。

遠隔でのコミュニケーション手段として、電話やメールが挙げられます。しかし、電話やメールではお互いの時間を合わせる必要があったり、返信スピードが遅く業務効率が下がったりなどのデメリットがあります。

業務効率アップを狙ってテレワークを始めても、便利ツールを使わないと逆に効率が下がる可能性があるのです。せっかくテレワークを導入するのでしたら、便利ツールも同時に取り入れて業務効率アップを狙っていきましょう。

テレワークにおける課題

テレワークにおいては、コミュニケーション不足が課題になります。仕事を進めていくためにはコミュニケーションが欠かせませんが、相手の様子が見えないテレワーク下では意識しないと会話が発生しないからです。

テレワークでコミュニケーション不足に陥ると以下のような問題が生じてきます。

• ・孤独感
• ・モチベーション低下
• ・評価への不安感

社員が意欲的に業務を行えなくなってしまうのです。テレワークにおいては、コミュニケーションを気軽に行える環境を整えることが最も大切なのです。

テレワークに最もおすすめな便利ツールはビジネスチャット

テレワークでコミュニケーションを円滑にしたいのであれば、ビジネスチャットの導入がおすすめです。

チャットであれば電話のように同時接続する必要がなく手軽に連絡できますし、メールのように1通ずつ開いて内容を確認する手間もないからです。

チャットツールの中でもビジネスチャットツールはセキュリティ性能が高いです。ライバル企業に知られたくない情報など機密性の高い内容でも安心してやり取りできます。

また、テレワークにおいてはシャドーITが問題になることもあります。シャドーITとは企業が把握していないデバイスや通信環境などのことで、情報漏洩リスクが高まる原因です。

ビジネスチャットツールならプライベートで使用している人がいないため、誤送信による情報漏洩リスクがありません。

テレワークにビジネスチャットを導入する効果

実際にテレワークでビジネスチャットツールを導入するとどうなるのか、気になる方もいるでしょう。

ビジネスチャットを導入するメリットデメリットを列挙すると以下の通りです。好影響と出る可能性のある悪影響の両方を知って自社に必要かどうか吟味してみてください。

また、悪影響については事前に対策を行い、好影響を最大限に受け取れる状態を整えてみましょう。

メリットを総合すると、業務効率化とセキュリティ性の向上・労働環境の改善の3つに集約されます。これらに課題を感じている場合には、積極的に導入を検討するとよいでしょう。

メリットについてより詳細を知りたい方は以下の記事もご覧ください。

＞ビジネスチャットとは？導入の目的や注意点を解説

続いて、テレワークにビジネスチャットを導入するデメリットは以下の通りです。

デメリットについては事前に対策することで防げます。対策方法について詳しく知って、導入の失敗を防ぎたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

＞ビジネスチャットのデメリットと対策方法｜事前準備で導入を成功させよう

テレワークにおすすめな便利ツール『DiSCUS』

テレワークでのコミュニケーション課題を解決したい方におすすめなのが、ビジネスチャットツールである『DiSCUS（ディスカス）』です。

必要最低限の機能に厳選されているため、画面がシンプルで見やすく操作しやすいのが特徴です。感覚的に操作できるので社員に操作方法を伝える手間が少ないことに定評があります。

セキュリティについても高い安全性を誇っているため、「チャットツールはセキュリティが不安」という方におすすめです。

興味がある方は以下のリンクより無料で資料を手に入れて、導入の検討に役立ててみてください。

＞無料で『DiSCUS』の資料を手に入れる

テレワークに必要なそのほかの便利ツール

テレワークに必須の便利ツールとしてビジネスチャットを紹介しました。そのほかにも、テレワークの業務効率をアップさせる便利ツールがあります。

さらに生産性を高めていきたい場合には、以下のツールの導入も検討してみてください。

1. ①クラウド共有ツール
2. ②タスク管理ツール
3. ③ウェブ会議ツール
4. ④勤怠管理ツール

①クラウド共有ツール

クラウド共有ツールとは、デジタル資料を手軽に共有できるツールです。「クラウド＝ネット上のデータフォルダ」にデジタル資料を格納しておくことで、共有しているメンバーがいつでも資料を見られるようになります。

進捗状況も直接確認できますし、複数のメンバーが同時に編集できるのが魅力です。チームで資料を作成することが多い場合には重宝するでしょう。

代表的なツールとしては「Googleドライブ」が挙げられます。GoogleドライブではWordに似た「Googleドキュメント」やExcelに似た「Googleスプレッドシート」といったファイル形式を扱えます。

それぞれのファイル形式は「Googleドライブ」との連携がスムーズなので、業務効率アップに役立つでしょう。

＞「Googleドライブ」の公式サイトはこちら

②タスク管理ツール

業務の進捗状況や抱えている仕事量を共有する際に役立つのがタスク管理ツールです。

タスクを明確にしておくことで、上司と顔を合わせられないテレワーク下でも始業後すぐに迷わず業務を始められます。

代表的なツールとして「Trello （トレロ）」が挙げられます。「Trello 」は個人的なタスクとチームでのタスクを分けて管理できるのが魅力のツールです。

複数のプロジェクトを並行して行う場合などにとくにおすすめです。

＞「Trello 」の公式サイトはこちら

③ウェブ会議ツール

ウェブ会議ツールとは、ビデオ通話によって対面と同じような感覚で会話ができるツールです。相手の顔を見ながらコミュニケーションできるのが魅力です。複数人での会話も可能なため、話し合いをしたい場面で役立ちます。

代表的なツールとして「Zoom」が挙げられます。「Zoom」は大人数での会議やセミナー開催にオススメです。

＞「Zoom」の公式サイトはこちら

④勤怠管理ツール

勤怠管理を行えるツールもテレワークにおすすめです。出社する通常勤務と異なり、テレワークでは出勤状況を確認しづらいからです。

代表的なツールとして「ジョブカン」が挙げられます。複数の勤務体系に合わせて利用できるため、正社員とアルバイトなどの勤務形態の従業員がいる場合でも便利です。

＞「ジョブカン」の公式サイトはこちら

ただ、勤怠管理については専用のツールがなくともビジネスチャットにて行う方法もあります。「複数のツールを導入する予算がない」「ツールを一元化して管理したい」という場合には、チャット内で管理する方法を実践しているのもよいでしょう。

チャットにおける勤怠管理については、以下の記事で解説しているのでこちらも参考にしてください。

＞勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介

まとめ｜テレワークに便利ツールを導入して業務効率アップを目指そう

テレワークではオフィスで行っていた業務をすべて遠隔で行う必要があります。便利ツールを導入することで遠隔での作業が可能になります。

中にはメールや電話などでまかなえるものもありますが、便利ツールを活用する方が非同期で行えるなど効率がアップするのでおすすめです。

中でもコミュニケーションは、ビジネスチャットツールを導入することで飛躍的に効率がアップします。テレワークをするのであればまずはビジネスチャットツールの導入を検討してみてください。

ビジネスチャットツールはさまざまなものがあります。自社にあったツールを手軽に探したい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

＞【24年最新版】ビジネスチャット19社の比較表ー自社に合ったツール選びのポイント7つも解説ー