勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介

勤怠管理は毎日行う必要があるため、効率化しないと業務時間を圧迫したりストレスの原因になったりします。

勤怠管理をチャットで行うとメールよりも効率がよくなります。

「勤怠管理のメール処理が大変」
「テレワークになって勤怠管理が難しくなった」
「チャットを導入したら効率化できる？」

この記事では以上のように感じている方に向けて、チャットで勤怠管理をするメリットデメリットやコツについて紹介していきます。

最後まで読むと、チャットの導入による勤怠管理の効率化が自社にあっているかがわかるようになるでしょう。勤怠管理を効率化する方法を探している方はぜひ参考にしてみてください。

チャットで勤怠管理をする3つのメリット

チャットで勤怠管理を行うと以下3つのメリットがあります。

「以下のメリットがあれば自社の勤怠管理が効率化できそうだ」と感じるのであれば、チャットの導入がおすすめです。

1. ①複数人の勤怠管理が楽になる
2. ②社員同士も出勤状況がわかる
3. ③勤務中の状態も可視化できる
4. ④気軽に報告してもらえる

①複数人の勤怠管理が楽になる

チャットを使用すると、メールや電話よりも複数人の勤怠管理が楽になります。

グループチャットを作成すれば、グループに参加している人の勤怠管理をひとつの画面で行えるからです。

メールや電話では基本的に1対1でのやりとりになるため、確認に時間がかかります。一方、チャットならひとつの画面で確認できるため部署ごと・プロジェクトごとなどまとまった単位での勤怠管理が効率よく行えます。

社員数が多い場合や一人ひとりの対応にストレスを感じている場合には、チャットを導入して効率化を図ってみてください。

②社員同士も出勤状況がわかる

グループチャットを活用して勤怠管理を行うと、社員同士もお互いの出勤状況がわかります。

グループ内のやりとりはグループに参加している人全員に共有されるからです。

テレワークではお互いの勤務状況が見えにくく、それによって業務がスムーズに進まないこともあります。

たとえば以下のような形です。

「明日の会議についてAさんに早めに確認したいけど、もう出勤してるかな…」「みんなの状況がわからないから一人で働いている感じがする。やる気がなかなかでないなぁ…」

朝一で連絡したい場合や孤独を感じている場合には、社員同士で出勤状況をシェアすることで解決します。

チャットはグループチャットに報告することでほかの社員にも手軽に状況をシェアできるのでおすすめです。

③勤務中の状態も可視化できる

チャットでは勤怠管理の連絡をするときだけでなく、勤務中の状況もシェアできます。

チャットツールの多くは、ツールに接続している（オンラインの）ユーザーとしていない（オフライン）ユーザーを区別する機能があるからです。

テレワークでは仕事をしている様子が見られないため、上司は「サボっているのではないか」と感じ、部下は「サボっていると思われてないかな」と不安を感じることがあります。

チャットツールのオンラインオフライン機能があれば、こういった不安が解消されるのです。

チャットの導入は勤怠のみならず指示出しなどの管理業務の効率化に役立つでしょう。

④気軽に報告してもらえる

チャットは電話やメールよりも気軽に連絡できるため、勤怠連絡をする社員の心理的負担を軽減できます。

チャットなら電話のように自分のタイミングで上司の時間を奪うこともありませんし、メールのように長い前置きも不要だからです。

上司側も自分のタイミングで勤怠管理ができますし、文章を読む負担が減るメリットがあります。

チャットを導入して気軽に勤怠連絡をして、スムーズに業務を始められるような環境を作ってみてください。

チャットで勤怠管理をするデメリットと対策方法

チャットで勤怠管理をするデメリットとしては、メッセージを見落とす可能性があることが挙げられます。

ほかのメッセージに埋もれてしまうことがあるからです。

見落としを減らすための対策としては以下2つがあります。

1. ①専用グループチャットを作る
2. ②フォーマットを作る

①専用グループチャットを作る

勤怠連絡以外のメッセージと区別しやすくするために、勤怠連絡専用のチャットを作る方法です。

専用チャットがあれば業務連絡が多いときでも、メッセージが埋もれなくなります。

画面がすっきりとして見やすくなるので、ぜひ取り入れてみてください。

②フォーマットを作る

勤怠連絡のフォーマットを作るのもおすすめです。

社員数が少ない場合には勤怠連絡専用のチャットを作らない方が効率がいいこともあります。画面の移動に手間がかかるからです。

とは言え、何も対策しないと勤怠連絡とそれ以外の連絡の見分けがつきにくく見落としが発生するリスクがあります。

勤怠連絡はフォーマットを使用するようにしてみましょう。ひと目見ただけでほかの連絡と区別できるようにするのです。

すぐに使えるフォーマットについては次章で紹介します。

チャットの勤怠管理に使えるフォーマット

見落としを防ぎたい場合には、以下のフォーマットを社員に共有して使用してみてください。

状況別に3つのフォーマットを紹介します。コピペしてそのまま使ってもよいですし、好みに応じてカスタマイズして使用するのもおすすめです。

1. ①出勤
2. ②退勤
3. ③欠勤

①出勤

「おはようございます。
本日もよろしくお願いします。

・出勤時刻（業務開始時刻）：　◯時
・業務予定：
・そのほか伝えたいこと：」

②退勤

「本日もお疲れ様でした。

・退勤時刻：◯時
・完了した業務：
・そのほか伝えたいこと：」

③欠勤

「欠勤の連絡です。

・欠勤する日：◯〜◯日
・欠勤理由：
・引き継ぎ事項：
・緊急連絡先：
・そのほか伝えたいこと：」

チャットで勤怠管理をする3つのコツ

チャットでの勤怠管理をより効率よく行うための3つのコツを紹介します。

1. ①すぐに連絡するように促す
2. ②簡潔にまとめるよう呼びかける
3. ③報告・引き継ぎなども同時に行うようにする

①すぐに連絡するように促す

勤怠連絡は出勤や退勤をするタイミングですぐに行うように呼びかけましょう。タイムラグが生じると正確な労働時間がわからないからです。

また、欠勤連絡に関しては休むことが決まった時点で早めに連絡をするように促すことが大切です。急な連絡だと引き継ぎがうまくいかず、業務に支障が出てしまいます。

欠勤連絡をする際にはほかの社員が代わりに業務ができるよう、必要な情報を共有するようにすることも忘れないでください。フォーマットに盛り込むなどして社員が忘れずに引き継ぎができる環境を作っておきましょう。

②簡潔にまとめるよう呼びかける

勤怠連絡のメッセージは文章を簡潔にまとめるように促してください。社員全員に対応する必要があるため、読みにくい文章があると想定よりも多くの時間がかかってしまうからです。

フォーマットを決めておけば、どこに何の情報が書かれているかがすぐにわかるためおすすめです。

ただ、引き継ぎのための情報共有は個人が文章を考えることになるので、ほかの対策も必要でしょう。フォーマットをさらに細分化して「誰にお願いしたいか」「やってほしい業務内容」「注意点」などの項目を追加してみるのもひとつの方法です。

そのほか「結論から述べる」「1文を短くする」などの文章の書き方をマニュアルとして整備したり、社内研修で周知したりするのもよいでしょう。

③報告・引き継ぎなども同時に行うようにする

勤怠連絡で報告事項や引き継ぎ内容もまとめて行うのがおすすめです。バラバラに行うとトークルームを行ったり来たりする必要があり、手間がかかるからです。

社員数が多いととくに手間がかかります。「誰が欠勤していてそのためにどんな対応が必要か」を考えながら複数のトークルームを見るのは思っているよりストレスになります。

フォーマットにて報告や引き継ぎ事項を盛り込んでおくと安心です。送信者側も連絡もれをすることが減るでしょう。

勤怠管理のほかにもチャットの導入にはメリットがある

チャットと勤怠管理について紹介してきました。チャットを業務に取り入れると、勤怠管理の効率化以外にも以下のようなメリットがあります。

1. ①情報管理がしやすい
2. ②情報共有の迅速化
3. ③タスク管理や会議の効率化
4. ④コミュニケーション不足の解消
5. ⑤仕事とプライベートの区別
6. ⑥情報漏洩リスクの軽減

以上のメリットにも魅力を感じるのであれば、チャットツールの導入を前向きに検討していくとよいでしょう。

また、ツールについてはセキュリティ性能が高いビジネスチャットツールの利用がおすすめです。ビジネス用なので社員が私生活で使用することがなく、誤送信による情報漏洩リスクもありません。

ビジネスチャットツールや導入のメリットについては以下の記事も参考にしてください。

＞ビジネスチャットとは？導入の目的や注意点を解説

勤怠管理におすすめなビジネスチャットツール『DiSCUS』

勤怠管理をビジネスチャットで行うなら『DiSCUS』がおすすめです。『DiSCUS』には以下3つの特徴があるからです。

• ・機能が厳選されており難しい操作が不要
• ・勤怠連絡など社内のかんたんな連絡に適している
• ・オンライン/オフライン状況がわかる

操作がかんたんであるため導入してすぐに社員が使い方を覚えやすく、気軽に連絡ができます。

導入コストもリーズナブルです。さらに詳しく知りたい方は以下のページから無料資料請求を申し込んでください。

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まとめ｜チャットを取り入れて勤怠管理を効率化しよう

チャットで勤怠管理を行うと連絡の手間も電話やメールと比べて少なくなります。また、履歴が残りますし検索機能があるため後から確認したいときでもスムーズに調べられます。

現在「勤怠管理に時間がかかりすぎている」「履歴をさかのぼるのが大変」と感じているのであれば、チャットで勤怠連絡をすると良いでしょう。

ツールを導入するのであれば、ビジネスシーンの利用に適したビジネスチャットツールがおすすめです。利用料金や機能などが異なるため、自社に合ったツールを探してみましょう。

「ツール選びの手間を省きたい」という方は以下の記事をご覧ください。19つのツールを比較検討しています。

＞【24年最新版】ビジネスチャット19社の比較表ー自社に合ったツール選びのポイント7つも解説ー