仕事を効率化する方法15選！おすすめのツールや考え方を解説

企業を取り巻く環境は日々厳しくなっており、多くの企業が人材や資源の不足に悩まされています。だからこそ、仕事の効率化を図り、限られたリソースのなかで最大のパフォーマンスを発揮することが大切です。

しかし、仕事の効率化のために具体的になにをしたらいいのかと戸惑う方もいるかもしれません。そこで、この記事では仕事を効率的に行うための方法を解説します。導入がおすすめなツールや、業務効率化の具体的な進め方についても触れています。効率の良い仕事を行い業務環境を改善したい方や、人材や資源の不足に悩まされている方は参考にしてみてください。

仕事の効率化って？

仕事の効率化とは、簡単に言うと業務の無理や無駄を改善することです。経営資源や人材を有効活用し、業務の生産性を向上させていくのです。仕事の効率化が成功すれば、従業員の残業時間や休日出勤の削減など働きやすさの改善が可能です。従業員の働きやすい環境が整えば、会社に対する不満が減ります。

その結果、社員のモチベーションが高まり離職率が下がることでしょう。仕事の効率化で有効な手段として、ITやデジタルツールの導入があります。例えば、表計算ソフトや集計ソフトなどを使用することで、集計時間の無駄や仕事時間の削減が可能です。また、業務が短縮でき人手を足りないところに回すことができます。

従業員のモチベーションを上げて生産性の向上につなげたいならば、一度業務の無駄や無理を見直してみてください。

仕事が効率化できている企業の特徴

仕事が効率化できている企業には、共通する特徴があります。

• ・情報共有がリアルタイムで、属人化していない
• ・単純作業が自動化・削減されている
• ・意思決定が速く、コア業務に集中できる環境がある

業務改善、生産性向上との違い

「業務改善」と「生産性向上」は、どちらも企業のパフォーマンスを高めるための取り組みですが、目的やアプローチには明確な違いがあります。業務改善は、業務プロセスや組織の仕組みに焦点を当て、ムダや非効率を見直すことで、仕事の進め方そのものをより良くしていくことを目的としています。

一方、生産性向上は、一定の時間や人員など限られたリソースで、より多くの成果を出すことに重点を置いた取り組みです。業務改善の成果を活かしながら、「いかに少ない工数で大きな成果を出すか」という視点で、成果効率の最大化を図ります。

たとえば、

• ・「同じ業務にかかる時間を30％削減する」は業務改善
• ・「同じ時間で1.5倍の成果を出す」は生産性向上

といった違いがあります。

両者は密接に関連していますが、業務改善は「手段」、生産性向上は「目的」に近い関係であるといえるでしょう。どちらか一方ではなく、両輪としてバランスよく取り組むことが、持続可能な組織の成長につながります。

仕事の効率化によるメリットと企業への影響

業務負担の軽減と時間の創出

業務のムダを削減し作業効率を高めることは、社員の心理的・肉体的な負担を軽減するうえで非常に有効です。たとえば、報告書の作成や集計作業といった日常的な定型業務をテンプレート化したり、自動化ツールで処理したりすることで、1日の作業時間を着実に短縮できます。

こうして確保した時間は、単なる空白ではなく、社員が創造的な業務に取り組むための貴重なリソースになります。商品やサービスの企画立案・新たなビジネスチャンスの探索・顧客との対話など、企業価値を高める業務に注力できるようになることで、組織全体のパフォーマンスも自然と底上げされていくでしょう。

働き方改革・従業員満足度の向上

効率化が進むと、長時間労働や不規則な勤務の見直しが進み、ワークライフバランスが整いやすくなります。定時退勤が可能になることで、家庭との両立や子育て・介護を担う社員にも配慮された職場環境が整い、生活の質向上や前向きに働ける基盤づくりにもつながるでしょう。

たとえば、スケジュール管理ガジェットや時間計測アプリを使えば、自分の時間の使い方が可視化され、より戦略的な働き方を選べるようになります。その結果、従業員満足度が向上し、定着率の改善やノウハウの社内蓄積が進み、中長期的な組織の成長にも好影響を与えます。

経営資源の最適配分と企業競争力の向上

効率化が進むと、これまで無駄に消費していたリソースを見直し、企業は本当に注力すべき領域へと再配置できるようになります。人材や時間、資金といった経営資源を最適に組み直すことで、付加価値の高い業務や戦略分野への集中がしやすくなります。

たとえば、定型業務を自動化して生まれた人員を営業や顧客対応といったフロント業務に回せば、直接的な成果につながる可能性が高まるでしょう。これは単なる作業の置き換えではなく、企業の価値創出構造を再定義し、根本から強化していくプロセスでもあります。

こうした取り組みは、市場での競争力向上に直結し、新規プロジェクトの立ち上げや事業拡大のスピードにも好影響を与えます。経営資源の使い方を見直し、より合理的かつ戦略的に活用できれば、持続的な成長を支える確かな基盤が築かれていくはずです。

顧客対応のスピードアップとサービス品質の向上

業務効率化による恩恵は社内だけにとどまらず、顧客への提供価値にも直結します。社内の確認フローや事務処理がスムーズになれば、顧客からの問い合わせや要望に対するレスポンスが格段に速くなるからです。迅速で正確な対応は顧客の信頼を獲得し、結果として顧客満足度（CS）の向上や、競合他社との差別化要因になります。

たとえば、SFA（営業支援システム）を活用して顧客情報や過去の対応履歴を瞬時に呼び出せるようにすれば、担当者が不在でもチーム内で的確なフォローが可能になります。「待たせない」「ミスがない」対応が標準化されることで、企業のブランドイメージは向上し、リピート率や成約率の改善といった具体的な成果として現れるでしょう。

情報の属人化解消とコミュニケーションの活性化

効率化の過程で業務プロセスが可視化されると、「特定の担当者しかその仕事が分からない」という属人化のリスクを解消できます。情報がクラウド上などで一元管理され、チーム全体で共有される環境が整えば、誰でも必要な情報にアクセスでき、意思決定のスピードも加速します。これにより、組織の風通しが良くなり、部門を超えた連携も生まれやすくなるでしょう。

たとえば、グループウェアを用いて案件の進捗状況やタスクをリアルタイムで共有すれば、進捗確認のためだけの会議や、メールでの不要なやりとりを削減できます。浮いた時間でより本質的な議論やアイデア出しのコミュニケーションが増え、組織全体が自律的に動く「強いチーム」へと進化していくはずです。

仕事の効率を上げる方法15選

前章では「どれをいつやるべきか判断できないこと」が業務効率を低下させる一因であると述べました。しかしそれ以外にも、業務の効率化を阻む要因はいくつもあります。

仕事の効率を上げるには、以下の15の方法が有効です。これらを「準備」「実践」「仕組み化」のステップに分けて解説します。

• ・仕事環境を整える
• ・明確なゴールを設定する
• ・業務に優先順位をつける
• ・完璧主義を捨てる
• ・すぐ終わる仕事から始める
• ・時間を区切って作業する
• ・シングルタスクを徹底する
• ・ショートカットキーなどPCスキルを磨く
• ・レスポンスを早くする
• ・業務量をコントロールする
• ・人に仕事を任せる・頼る
• ・不要な会議や打ち合わせを見直す
• ・テンプレートやマニュアルを活用する
• ・1日の終わりに「振り返り」を行う
• ・ツールを使う

それぞれ詳しく解説していきますので、効率的に仕事ができない方のアドバイスとして知っておくと良いでしょう。また、下記記事には業務を効率化する目的やメリット、有効手段を紹介しています。合わせて、参考にしてみてください。

仕事環境を整える

何事も「まずは形から」と言われますが、業務効率化においてもこの考え方は有効です。まずは机の上や身の回りを整理整頓し、業務に集中できる環境を作りましょう。必要な資料がどこにあるかも分からない状態では、当然作業効率も落ちてしまいます。

同時にこの整理整頓の時間には、徐々に気持ちを「仕事モード」に切り替え、集中力を高める効果があります。また体調管理や、集中力を途切れさせるスマートフォンを鞄の中にしまうなど、様々な角度から「仕事を快適に進められる環境」を作り上げましょう。

明確なゴールを設定する

1つ1つの業務について全体像を把握した上で、ゴールや目標を自分なりに設定することは重要です。「どうなればこの業務は終わりなのか」が分からず、ただ漫然と業務に当たっている人は、効率が上がりません。

また、自分の手を離れたはずの業務についてあれこれと考えてしまい、他の業務に集中できない…といったことを防ぐ意味でも、ゴールを設定することが大切です。それをクリアしたら、すぐに別の業務に頭を切り替えるクセをつけましょう。

業務に優先順位をつける

たくさんの業務を抱えている場合、すべてを一気に片付けるのは難しいです。現状で自分が抱えている業務をリストアップし、期日や重要度などを考慮したうえで、優先順位を決めましょう。そうすることで目の前の仕事に集中できる上、自分の業務を「見える化」するだけでも安心感が生まれ、モチベーションが向上します。

完璧主義を捨てる

仕事の質を高めることは大切ですが、すべての業務で100点満点を目指すと、時間がいくらあっても足りません。特に社内向けの資料や初期段階のアイデア出しであれば、7割〜8割の完成度で一度提出し、フィードバックをもらって修正するほうが、結果的に早く仕上がることが多々あります。

「ここまではこだわるが、ここからはスピード優先」といった線引きを行い、過度な完璧主義が効率化の足かせにならないよう注意しましょう。

すぐ終わる仕事から始める

「優先順位」とは少し矛盾するかもしれませんが、「すぐに終わる業務」あるいは「得意な業務・好きな業務」から終わらせてしまうのも1つの手です。当然のことですが、業務がどんどん終わっていくことで、やる気が湧いてきます。ただし、簡単なものからやることで、最後に残っているタスクに時間がかかってしまうことがあるので注意は必要です。

時間を区切って作業する

人の集中力には限界があります。ダラダラと長時間作業をするよりも、「この資料は30分で仕上げる」と制限時間を設けたほうが、集中力が高まり作業スピードが上がります。キッチンタイマーやスマホのタイマー機能を活用し、「25分作業して5分休憩する」といったサイクルを繰り返す手法などを取り入れるのも有効です。時間の使い方が意識的になり、メリハリのある働き方が身につくでしょう。

シングルタスクを徹底する

複数の業務を同時に進める「マルチタスク」は、一見効率が良いように見えますが、実は脳への負担が大きく、作業効率や品質を低下させる原因になります。

メールを見ながら資料を作り、電話にも出る…とするのではなく、「今は資料作成の時間」と決めたら、その作業だけに没頭しましょう。一つひとつのタスクを確実に完了させていく「シングルタスク」の方が、結果的にミスも少なく、早く業務を終えられます。

ショートカットキーなどPCスキルを磨く

デスクワークの多くの時間はパソコン操作に費やされます。そのため、タイピングの速度を上げたり、ショートカットキーを覚えたりすることは、最も確実な時短術の一つです。「コピー＆ペースト（Ctrl+C/V）」や「ウィンドウの切り替え（Alt+Tab）」など、マウスを使わずキーボードだけで操作できる範囲を増やすだけで、1日に数十分単位の時間を短縮できることもあります。小さな積み重ねが大きな効率化を生みます。

レスポンスを早くする

メールやチャットの返信が遅いと、相手の業務を止めてしまうだけでなく、自分自身にも「返事をしなければ」という心理的な負担が残り続けます。即答できる内容は、後回しにせずその場で返信してしまいましょう。ボールを自分の手元に持ち続けないことで、タスクの滞留を防ぎ、仕事のリズムを良くすることができます。素早いレスポンスは相手からの信頼獲得にもつながります。

業務量をコントロールする

あまりにたくさんの業務を抱えてしまうと、気が散って集中できなかったり、プレッシャーで効率が著しく低下することもあります。たくさんの業務が一気に押し寄せてくることでパニックになった経験があるなら、時には仕事のタスク管理をして、自分のキャパシティに収まる範囲の業務量に調節することも必要です。「がんばりすぎ」は誰も得をしないことを肝に銘じ、上司やチームに相談して調整を図りましょう。

人に仕事を任せる・頼る

責任感が強い人ほど「自分でやったほうが早い」と仕事を抱え込みがちです。しかし、組織で働いている以上、周囲を頼ることは悪いことではありません。

自分が苦手な分野を得意な人に任せたり、単純作業を部下に振ったりすることで、自分は本来注力すべき「コア業務」に集中できます。お互いの強みを活かして業務を分担することは、チーム全体の生産性向上にも直結する重要なスキルです。

不要な会議や打ち合わせを見直す

「定例だから」という理由だけで開催されている会議や、目的が曖昧な打ち合わせは、業務時間を大きく圧迫します。事前にアジェンダ（議題）と終了時間を明確にする、情報共有だけならチャットツールやメールで済ませる、参加者を必要最低限に絞るなど、会議のあり方を見直しましょう。会議をスリム化することで、全員が実務に使える時間を確保できるようになります。

テンプレートやマニュアルを活用する

メールの返信、日報、議事録など、繰り返し発生する業務はテンプレート（雛形）を用意しましょう。毎回ゼロから文章を考えたりフォーマットを作ったりする時間は、積もり積もれば大きなロスになります。また、業務の手順をマニュアル化しておけば、自分以外の人が担当する際もスムーズですし、将来的な引き継ぎの効率も格段に上がります。「一度やった作業は二度とゼロからやらない」という意識を持つことが大切です。

1日の終わりに「振り返り」を行う

業務効率化は一朝一夕で完成するものではありません。1日の終わりに5分だけで良いので、「今日の段取りは適切だったか」「どこで時間がかかってしまったか」を振り返る時間を設けましょう。うまくいった点と反省点を洗い出し、翌日の計画に反映させる。この小さなPDCA（計画・実行・評価・改善）を回し続けることこそが、長期的に見て最も効果的な「自分だけの効率化メソッド」を作り上げる方法です。

ツールを使う

スケジュールの管理や社員同士の情報交換、顧客情報の管理など、ビジネス用ITツールで効率的に処理できる業務は多岐にわたります。今や多くのツールは「クラウドサービス」で、必要な情報に素早くアクセスでき、メールやExcelを使うよりも格段に業務を効率化してくれます。すでに会社がこうしたツールを導入しているのであれば、積極的に活用することが手早く業務を効率化する方法かもしれません。

もし未導入であり、多くの社員が情報共有や事務作業でつまずいているなら、SFA（営業支援システム）やグループウェアの導入を会社側に提案してみるのも一つの手です。ツールによる仕組み化は、個人のスキルに依存せず、組織全体の効率を底上げする最も強力な手段となります。

仕事の効率が良い人と悪い人の特徴とは？

仕事の効率が良い人の特徴

例えば、今日中に上司に提出しなければならない書類が2種類あったとします。書類Aは1時間程度で完成する軽いもので、書類Ｂは上司の指示を聞いた上で複数の資料をひっくり返しながら5～6時間かけて作るものです。

この場合、まずすぐにできる書類Aを完成させ、それを上司に提出するついでに書類Bの指示を求め、上司が書類Aの確認作業をしている間に書類Bの作成を進めれば、無駄は最低限に減らすことができるでしょう。こうした判断がすぐに、明確にできる人が効率が良い人です。やるべきことが明確に見えていれば、おのずと体は動きます。

仕事の効率が悪い人の特徴

では逆に、仕事の効率が悪い人とはどんな人なのでしょうか？前項をお読みいただければ想像できるかもしれませんが、こうした「どれを」「いつ」やるべきかという判断が的確にできない人です。前項の例で言えば、効率の悪い人はまず、「AをやるべきかBをやるべきか？」という判断に時間がかかります。長い時間をかけて判断した結果、先に重い業務である書類Bに手をつけてしまうこともあるでしょう。

その結果、どうなるでしょうか？上司に指示を求めた後、5～6時間かかる仕事を黙々と続けます。途中、上司からは「さっき指示したあの書類、どうなった？」と声がかかって、焦り始めるかもしれません。夕方頃にやっと作り終えた書類Bを上司に提出したら、書類Aにとりかかります。書類Aはすぐに出来上がってしまいますから、書類Bの確認作業を始めたばかりの上司にさらなる確認を回すことになり、「おいおいちょっと待ってくれ、今書類Ｂの確認をやってるんだよ」などと小言を言われてしまうかもしれません。

ここで気を付けなければいけないのは、効率の悪い人が必ずしもサボッているわけではないということです。「仕事が遅い人」の中には、喫煙室で延々タバコを吸っていてぜんぜん仕事をしない男性社員…または給湯室で社内の噂話に花を咲かせ、手を動かそうとしてない女性社員…などというケースも見られます。しかしこの場合は効率が悪いというよりは勤務態度に問題があるわけで、ある意味では口頭注意で改善できるものです。

片や本稿で問題にする「効率が悪い人」は、仕事にきちんと向き合っています。ただやはり「どれ」を「いつ」やるべきかの判断ができずにいるのです。だからこそ根が深く厄介な問題であると言えるでしょう。効率が悪い人に「もっと効率良く仕事をしろ」と口頭注意しても、おそらく何をどうすればいいのか、そのアイディアが出てこないはずです。 そうした場合、「もっと早く仕事をしろ」ではなく、具体的に何をどうするべきかといった改善指導が必要になります。そのためにも次項では仕事を効率化し、生産性を向上するためのポイントをご紹介していきましょう。

業務効率化の具体的な進め方

業務効率の方法を紹介してきましたが、この章では具体的な進め方を以下のステップごとに解説します。

• ・現状の整理
• ・課題のチェック
• ・対策を計画する
• ・実践

それぞれ詳しく解説していきますので、業務を効率化するうえで何をさせればいいかわからない方は参考にしてみてください。

（1）現状の整理

まずは企業や組織の今置かれている状況を細かく把握しましょう。誰がどんな業務を行なっているのか

• ・それぞれの工程や所要時間
• ・どのような知識やスキルが必要か

これらを改めてリストアップするのです。どんな細かな業務も、漏らさず一覧化することが大切です。

（2）課題のチェック

上記のような現状の整理ができたら、それに基づき業務のムダや、課題となっているポイントをチェックしていきましょう。

例えば、同じような業務を複数の人が行なっている、またはさほど必要性のない業務に過剰な時間が割かれているなどです。現場の社員に聞き取り、日常の業務の中でムダに感じていることや、時間がかかってしまう業務を現場目線からも報告してもらう必要があります。

（3）対策を計画する

課題を洗い出すことができたら、それらを1つ1つ解決するための対策を考察します。例えば作業工程を見直したり、配置する人員の人数を調整したり、または人と人との連絡を密にすることなどで大幅に効率が改善することがあるかもしれません。

ただ対策を練るだけでなく、それをいつからどのような順番で実施していくのかというスケジュールを立て、少しずつ実践していくようにしましょう。すべてを一気に変えようとすることは、かえって現場の混乱を招くことにもなってしまうからです。

（4）実践

上記で立てたスケジュールに沿って、施策を実践していきます。実践の前には社員全員に、どのような目的で施策を行なうのか、それによって企業や個人にどのようなメリットがあるのか…などをしっかりと説明し、意識の統一を図りましょう。

また、ただやみくもに実践するだけでなく、検証を行いながら実践することが大切です。施策を行なった結果、どのような効果があったのか、効果がなかったとすればどのような対策を打つべきか、など、常にPDCAを回していくことが結局は成功への近道です。

仕事の効率化を図る3つのポイント

業務を効率化する際の進め方をご紹介しました。業務改善に取り組むに当たっては、心がまえとして押さえておきたい3つのポイントがあります。業務効率化の様々な局面で迷いが生じた場合は、下記3つのポイントを指針として考えてみると方向性が定まりやすくなるでしょう。

（1）「今やるべきこと」をすぐに決めるべきである

やはり、社員の手が止まるのは「今やるべきこと」が分からない時です。同時にいくつものタスクを抱える中で、どれが今やるべきことで、どれが後回しにするべきことなのか。その判断が今日という1日の生産性を決定づけます。

ここで重要になるのは、どのタスクからすすめるかを決定するスピードでしょう。「今やるべきこと」とはすなわち「すぐやるべきこと」です。「あれをやるべきか…これをやるべきか…」と考えているうちに時間はみるみる過ぎ、「今やるべきこと」はタイミングを逸していきます。「今やるべきこと」がすぐに決まれば、後はドミノ倒しのようにスムーズに事が進んでいくのを見守るだけです。「今」という時間を適切に使うことは、その後の生産性を左右する重要なポイントとなります。

（2）「この先やるべきこと」を的確に決めるべきである

「この先やるべきこと」をロードマップとして頭の中に描いているかどうかも、仕事の効率においてとても重要なポイントです。先にやるべきことが分かっていれば、おのずと今している業務の内容にも影響が出てくるからです。思い出してみてください。貴社の業務効率が良い人は、先々やるべきことが前もって分かっていて、先回りできている人ではないでしょうか？

この場合重要になるのは（1）で重要とされた決定スピードとは違い、適切な決定です。すなわち「仕事の優先順位を正しく割り振ることができているかどうか」と言い換えることもできるでしょう。この判断が適切でなかった場合、1つのつまずきが後々まで尾を引き、ガタガタと効率低下の連鎖を招くことにもなりかねません。

どういう順番でどういう業務を行えばもっとも効率的か、という計画性が仕事効率化のいちばん基本的な考え方です。ロードマップをおろそかにしては、継続的に仕事を効率化することができません。

（3）無駄を徹底的に排除するべきである

（1）の「今やるべきこと」（2）の「この先やるべきこと」が適切に定まったなら、あとはひたすら業務に汗を流すだけです。ですが、この業務に汗を流す中でもやるべきことはあります。それはやはり無駄を排除することです。貴社の業務の中に無駄はないかどうか、今一度見渡してみましょう。無駄な業務には2つの種類があります。

1つには、「やらなくてもいい業務」です。1つ1つの業務は、どのような目的で行われており、それは適切に機能しているものでしょうか？　例えば現場スタッフが毎日書いて提出している書類は、上司がすべて目を通し、それが適切に利用されているでしょうか？　もしかして、「今までずっとやっていたから」という理由だけで目的や効果も忘れ去られ、惰性でやっている業務もあるかもしれません。そういった業務は「やらなくてもいい業務」です。

もう1つは「やり方を変えれば効率化できる業務」です。業務の「やり方」をチェックしてみましょう。そこに無駄があったり、例えば機械やPCでの処理に置き換えることで数倍のスピードで処理できる業務はないでしょうか？　あるのなら、1度はそれを検討するべきでしょう。

こうした無駄の排除は徹底的にやるべきです。個々の無駄を排除することで上昇する効率は微々たるものかもしれません。しかしそれが広い範囲で、多数排除できた時、効率化は高い成果を上げることができます。また、あらゆる業務をつぶさに観察することで、「じゃあこれも」「じゃあこれも」…と、連鎖的な発見が得られるはずです。1つの大きな無駄を排除できたからと満足するのではなく、より幅広い無駄の排除を、恒常的に続けていきましょう。

仕事の効率化に失敗してしまう原因

目的や課題が明確でない

業務効率化を目指す際に最も多い失敗が、「なぜ効率化するのか」という目的や、「どこに課題があるのか」という現状認識が不十分なまま進めてしまうケースです。たとえば「業務全体をもっとスピーディーにしたい」という漠然とした目標では、具体的な改善策や効率化のテクニックを選びようがありません。

また、関係者ごとにゴールの認識がズレていると、部門間での優先順位が噛み合わず、非効率な連携や業務の重複が発生するリスクもあります。効率化に取り組む前に、定量的な指標（例：作業時間・対応件数など）と現場ヒアリングをもとに、「何を・なぜ・どう改善するのか」を明確に定義することが不可欠です。

ツール導入が目的化している

「ITツールを入れれば何とかなる」という安易な発想で導入を進めると、かえって現場に混乱を招きかねません。実際、CRMやSFAなどを導入したものの、入力作業が増えて非効率になったり、誰にも使われずに放置されたりといったケースは珍しくないのです。業務フローとツールの仕様がかみ合っていないと、定着せず、形骸化や現場の反発を招く可能性もあります。

あくまでツールは課題解決の手段であり、導入にあたっては現場ニーズとの整合性を丁寧に検証し、運用ルールや教育体制まで含めた設計が欠かせません。

属人化した業務が放置されている

一部の社員や担当者に業務が集中し、その人以外が把握していない「属人化された業務」が多いと、効率化の足かせになります。たとえば、見積書の作成や顧客対応フローが「〇〇さんの頭の中」にしかない場合、改善の余地が可視化されず、何をどう効率化すればよいかが判断できません。

このような属人化の背景には、マニュアルがなかったり、引き継ぎが十分に行われていなかったり、情報を共有する習慣が根付いていないといった課題があります。まずは「誰が」「何を」「どうやって」行っているのかを棚卸しし、業務を標準化・共有化することが、効率化の第一歩です。

現場との認識にズレがある

経営層や管理部門の目線で策定された改善策が、現場の実情とズレていると、効率化はうまく進みません。ペーパーレス化を進めたつもりでも「紙の方が見やすい」「デジタル操作に不慣れ」といった現場の声で、結局は紙とデジタルの二重運用になることもあります。

こうしたズレを防ぐには、計画段階から現場を巻き込み、担当者の声をヒアリングしながら合意形成を進めることが重要です。業務効率化は「現場が使いこなしてこそ成果が出る」ものであることを念頭に置き、トップダウンとボトムアップをバランスよく設計する視点が求められます。

社内浸透と教育が不十分

新しい業務フローやツールを導入しても、周知が不十分だったり、習熟度に差があると、なかなか定着しません。とくに、現場任せのOJTや、マニュアルを配っただけの対応では、社内全体に浸透させるのは難しいでしょう。

効率化を成功させるには、ツールを導入するだけでなく、全社でしっかり活用するための教育とサポート体制が欠かせません。導入初期は集合研修や実地トレーニングを行い、その後もフォローアップや問い合わせ対応を続けることで、効果を最大限に引き出すことができます。

仕事を効率化させるツールにはどんなものがある？

この章では、仕事を効率化させるにはどんなツールがあるかを紹介します。

• ・メモツール
• ・ビジネスチャット
• ・オンラインストレージ
• ・ワークフローシステム
• ・RPA
• ・SFA
• ・CRM
• ・MA

メモツール

業務の内容や業務に必要な情報を日ごろからメモに取る方は多いでしょう。物事を忘れないためや物事を整理するために、メモを取るのはビジネスパーソンに必須の習慣です。業務の進捗状況や抱えている仕事のメモ書きをしておけば、現状がわかり効率的に作業を進める道順を組み立てやすくなります。そのため、パソコンには、メモツールが標準搭載されていることがほとんどです。

これらの情報をメモツールを利用することで、社内に進捗状況や抱えている業務について共有や整理がスムーズにできます。

ビジネスチャット

業務の報連相を、スムーズにやり取りしたいならばビジネスチャットツールがおすすめです。社内・社外どこにいても、部下や同僚とスピーディーに、まるでその場で会話しているかのように連絡できます。作成した資料や重要な情報などの共有も簡単です。相談などをスムーズに行い、仕事の効率化をはかりたいならばおすすめのツールです。

ただ、主にプライベートで使われるチャットツールは、セキュリティ対策が甘くビジネスシーンの利用には適さないことがあります。ビジネス用にセキュリティが強化されたビジネスチャットツールを利用するようにしてください。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、社内資料やデータなどをWEB上に保管できるツールです。オンラインストレージを利用することで、情報の共有がしやすくなり業務を効率化できます。ネット環境があればいつでもどこでもオンラインストレージにアクセができ、データを閲覧したり保存したりできます。サービスによって、保存できる容量やセキュリティの強度が異なるので注意が必要です。また、使用する資料のデータを守るためのセキュリティ機能があるものを選んでください。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、書類や稟議書などの申請や承認に関わるツールです。導入することで書類の作成や申請、承認や差し戻しをスムーズに進められます。書類の電子化によりペーパーレスになり印刷する手間や書類を探すなどの無駄を省くことができます。また、承認ルートを設定すれば、記載にミスがあってもアラートを表示したり、差し戻したりを自動化可能です。

RPA

RPA(Robotic Process Automation)は、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称です。導入することで、今まで人間が手作業で行っていた業務を、ロボットに任せることができます。例えば、エクセルファイルから会計ソフトへのデータ転写や、SNSの口コミを自動収集してエクセルファイルにまとめるなどを自動化できます。

SFA

SFA（Sales Force Automation）は、営業の商談や受注などの管理を行う、営業支援システムです。営業の進捗状況や受注などの情報をデータとして集計することで、生産性の向上や業務の効率化が可能です。担当営業マンだけしか、状況がわからないというような業務の属人化を防ぐことができます。生産性の向上と業務効率化をするためにも、SFAの導入を検討してみてください。

CRM

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報や顧客との関係性を管理し、顧客との良好な関係を構築・促進するツールです。社内で顧客の情報を共有し、顧客ニーズに合った訴求がしやすくなります。営業のプロセスを効率化のために、SFAと併せて導入がおすすめです。

MA

MA（Marketing Automation）は営業活動を自動化するのに役立つツールです。登録した顧客のなかから購入が見込める方を選定したり、趣向や動向にあった商品情報を自動で提供したりすることで、営業活動にかかる労力や時間を大幅に削減できます。

仕事効率化に有効なツールとは？

前述のように、私たちブルーテック株式会社は企業向けビジネスアプリケーションを開発・販売しています。私たちがご提案する仕事の効率化の手段は、もちろんPCとアプリケーションを利用することです。すでにビジネスの世界にデジタルの力が用いられるようになって久しく、オフィスの大小様々な課題がPCとアプリケーションによって解決できるようになりました。効率化という課題についても同様です。

では、効率化を図る3つのポイントをどのようなアプリケーションを使って、どのように解決すればいいのかを見ていきましょう。ここで例に挙げるのはブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。

『Knowledge Suite』は社員同士のコミュニケーションに有用なグループウェアを始め、営業活動をサポートするSFA（営業支援）、CRM（顧客管理）など、あらゆる企業活動をサポートする数々の機能を1パッケージに統合しました。それぞれの機能が有機的に連携し、利便性を加速度的に向上することに成功しています。『Knowledge Suite』なら、仕事効率化に活用できる下記のような多彩な機能を、たった1本でご利用いただけるのです。

顧客管理機能

顧客管理機能は、営業活動において「今なにをすべきか」をすばやく判断するために役立つ機能です。『Knowledge Suite』では、企業名や担当者名、連絡先といった基本情報はもちろん、これまでに行ったアプローチや現在の進捗状況まで、詳細な顧客データを一元管理できます。

さらに、顧客ごとの課題やニーズも見やすく整理できるため、情報の共有や引き継ぎもスムーズです。営業担当者は、この機能を活用することで、アプローチすべき相手やその方法を即座に把握でき、業務の優先順位付けがしやすくなります。

マルチデバイス対応

「今やるべきこと」をすぐ実行に移すうえで、マルチデバイス対応は欠かせません。『Knowledge Suite』はPCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用可能。外出先でもオフィスとほぼ同じ操作環境で、メールや顧客情報、売上データへのアクセスがスムーズに行えます。

移動中や空き時間でも、手元の端末でメッセージのやりとりや営業日報の入力といったタスクをこなせるため、わざわざ帰社する必要もありません。時間や場所に縛られず仕事が進められることで、業務効率は大きく向上します。

商談管理機能

商談管理機能は、「この先なにをすべきか」を的確に判断するために欠かせない機能です。顧客管理や営業報告と連携することで、各商談の進捗や経過がひと目でわかり、履歴や受注・売上見込みといったデータから、優先して対応すべき案件をスピーディーに見極められます。成果につながりにくい案件に時間を割くリスクも減り、チーム全体が注力すべき業務に集中できる環境が整います。

とくに中長期の計画が求められる営業チームにとっては、目線を揃えて動くためのベースとして非常に有効です。

データ分析

「この先やるべきこと」を判断するうえで欠かせないもうひとつの機能が、データ分析機能です。『Knowledge Suite』には、商談や顧客対応に関するデータを視覚的に整理・分析できる機能も搭載されているので、蓄積された情報をもとに、次に取るべきアクションを的確に判断できます。

検索機能や条件による絞り込みにも対応しているため、状況を多角的に捉えることが可能です。また、分析結果はCSV形式で出力できるので、資料作成や社内での情報共有にも便利です。数字と実績に基づいて「次に何をすべきか」が明確になり、チーム全体で戦略的な判断を行う土台を築けます。

名刺管理機能

無駄の削減に役立つ機能のひとつが、名刺管理機能です。顧客管理や商談管理を効果的に活用するには、正確な顧客データの蓄積が欠かせません。ただし、名刺情報を1件ずつ手入力する作業は非効率で、ミスの原因にもなり得ます。

『Knowledge Suite』の名刺管理機能を使えば、名刺をスキャナーで読み取るだけで自動的にテキスト化され、顧客データとして登録可能です。手作業よりもスピーディかつ高精度で情報を取り込めるため、連絡ミスや入力ミスの防止に役立ち、業務全体の質を底上げできます。

メール配信機能

無駄を削減し、営業やマーケティングの効率を高めるうえで、メール配信機能は非常に有効です。『Knowledge Suite』に備わっている「メールビーコン」機能を活用すれば、営業メールや告知メールを一括で顧客に届けられます。

商談の進行度や顧客属性に応じて送信先を絞り込めるため、狙いを定めたアプローチが実現します。配信は、リスト作成・文面設定・日時指定の3ステップで完了するため、手間もかかりません。また、開封率やリンクのクリック数といった反応をリアルタイムで把握できるので、その後の施策改善にも役立ちます。電話や訪問と比べて、手軽に多くの顧客へ情報を届けられる点も大きなメリットです。

ワークフロー機能

最後にご紹介するのが、業務の無駄を削減するうえで重要な「ワークフロー機能」です。申請や承認業務は日常茶飯事ですが、「書類は山積み、部長は不在…」という場面に心当たりはありませんか？

『Knowledge Suite』のワークフロー機能を使えば、紙で行っていた申請や承認のやり取りを、すべてオンラインに置き換えることが可能です。申請者はワンクリックで書類を提出でき、承認者もその場で内容を確認して処理を進められます。承認待ちの案件は一覧で表示されるため、書類が誰のもとにあるのかもリアルタイムで把握できます。

こうした仕組みによって、承認の遅れや伝達ミスが発生しにくくなり、結果として業務全体のスピードも格段に向上するでしょう。

効率化をめざすすべての企業に『Knowledge Suite』を

業務効率化を実現するには、課題の可視化やチーム内でのスムーズな情報共有、そして的確な意思決定を支える仕組みが不可欠です。『Knowledge Suite』は、グループウェア・営業支援・顧客管理など、効率化に必要な機能をワンパッケージで提供しており、部門を超えた連携や情報活用を加速させます。

また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用できるため、時間や場所を問わず柔軟に業務を進められるのも魅力です。組織全体の生産性を底上げし、変化に強い体制を構築したい企業にとって、非常に頼れる選択肢といえるでしょう。

まとめ

仕事の効率化は、限られたリソースで成果を最大化するための重要な取り組みです。業務の見直しやツールの活用によって、生産性向上や働きやすい職場づくりが実現できます。なかでも『Knowledge Suite』は、顧客管理・商談管理・ワークフローなどを一元化し、現場の効率化を強力にサポートする実践的なツールです。ガジェットとの親和性も高く、モバイル端末やクラウドアプリと組み合わせれば、場所を選ばずスマートに業務を進められます。

まずは身近な業務から見直し、自社に合った業務効率化のテクニックとツールを取り入れながら、一歩ずつ改善を進めていきましょう。