データ管理とは？方法や行うことの重要性、メリットを解説

多くの企業では、社内データに基づいて意思決定を行っており、データ管理が不可欠になっています。データ管理では、単にデータを保存するだけではなく、いつでも迅速に活用できるよう管理することが重要です。これまで紙でデータ管理を行っており、効率的な管理方法がわからないという担当者の方もいるでしょう。

そこで本記事では、データ管理の重要性やメリット、効率的な管理方法について解説します。データ管理を行ううえで大切なことについても紹介するので、データ管理の効率化を図りたい方はぜひ参考にしてください。

データ管理とは？

データ管理とは、企業の保有するデータを効率的に収集、保持、活用することです。データの価値を最大限に引き出して、問題解決や意思決定に役立てることを目的としています。

具体的には、以下のようなものがデータ管理に含まれます。

• ・クラウドやオンプレミスでデータを保存する
• ・災害発生時にデータを復旧できるようにバックアップを取る
• ・情報漏洩が起きないようにセキュリティ対策を強化する
• ・情報漏洩が起きないように適切にデータを破棄する　

データ管理の重要性

企業にとってデータは重要な資産です。データを最大限に活用するためには、単にデータを保存するのではなく、いつでも迅速にアクセスできる状態にしておく必要があります。

たとえば、紙でデータを管理しており、さらに管理しているデータ量が膨大な場合、目的のデータをすぐに見つけ出すことは困難です。必要なデータが見つからないことで、意思決定が遅れてしまう可能性があります。そのため、ツールを活用し、必要なタイミングですぐにデータにアクセスできるように管理することが重要です。

データ管理を行うことのメリット

データ管理を行うメリットは、以下のとおりです。

• ・業務効率が向上する
• ・迅速に意思決定を行える
• ・情報漏洩のリスクを軽減できる

適切にデータ管理を行うと、必要なタイミングですぐにデータを見つけられます。データを探す手間を削減できるため、業務効率が向上し、さらには迅速な意思決定にもつながります。

また、データにアクセスできるユーザーを制限したり、アクセスログを管理したりすることで、情報漏洩のリスクを軽減できます。顧客情報の漏洩は企業の信頼を大きく損なうため、情報漏洩の対策は重要な課題です。

以下の記事では「データ活用」のメリットや方法についてより詳しく解説していますので、ご興味があればご確認ください。

近年はクラウド型ツールを導入する企業が増えている

近年、データ管理にあたってクラウド型ツールを導入する企業が増えています。その理由として、以下のものが考えられます。

• ・バックアップを取る手間を削減できる
• ・社外からでもアクセスできる
• ・導入コストを抑えられる

クラウド型ツールはサーバーやソフトウェアを構築する必要がないことから、初期費用を抑えて、スムーズにデータ管理を始められます。また、社外からデータにアクセスできる点もクラウド型ツールのメリットです。データ入力のために出社する必要もなくなります。

以下の記事でデータ管理をクラウド型ツールで行う必要性や課題、注意点について解説しています。クラウド型ツールによるデータ管理に興味がある方はぜひ参考にしてください。

データを適切に管理するとは何か

データを適切に管理している状態とは、次のような条件を満たしていることを指します。

• ・検索性が高い：必要なデータをすぐに検索・取得できる状態
• ・即時アクセスが可能：必要なときにすぐにデータを参照・活用できる
• ・共有性が高い：関係者全員が共通の場所から情報にアクセスでき、認識を共有できている
• ・形式知化されている：データが明文化され、誰でも理解・利用できる状態

これらの状態が整うことで、日々の業務効率が向上し、意思決定のスピードや質も大きく改善されます。とくに日常的にエクセルなどのツールで情報を管理している場合は、こうした基盤が整っているかどうかが、現場の仕事内容にも大きな影響を及ぼします。

データ管理の手順

データを効果的に管理するためには、目的の明確化から運用体制の構築まで、段階的に取り組むことが重要です。ここでは、データ管理を進めるうえで押さえておきたい、基本の3つのステップを紹介します。

ステップ①：目的の明確化と管理対象データの特定

まず取り組むべきは、データ管理の目的をはっきりさせることです。

業務のどこでどのようにデータを活用したいのか、何を達成したいのかを明確にすることで、管理すべき対象がおのずと見えてきます。目的が定まれば、必要なデータ項目を的確に洗い出すことができ、過不足のない効率的な管理体制を構築する土台が整います。

ステップ②：業務フローの理解とデータの流れの可視化

次に取り組むべきは、データが業務の中でどのように扱われているのか、その流れを把握することです。どこでデータが発生し、どこに保存され、どのように活用されているのかを整理することで、現状の課題や非効率なポイントが浮き彫りになります。

さらに、システムや部門をまたぐ情報の流れを図に起こして見える化することで、属人化や情報の断絶（いわゆる「サイロ化」）を防ぎ、全体最適なデータ管理体制の構築につながっていきます。

ステップ③：データ管理方法の整備と人材の確保

最後のステップは、管理体制そのものをしっかりと整えることです。データの収集や保存・更新・削除といった一連の運用ルールを明文化し、誰が担当しても同じ品質で運用できるよう、仕組みを標準化していきます。

また、データ管理には一定の専門知識が求められるため、必要に応じて「情報管理」や「データベース」に関する資格の取得を推奨するのも一つの方法です。あわせて、実務に精通した人材を確保しておくことで、運用の安定性や継続性も高まります。こうした体制がしっかり整えば、データの正確性や信頼性が向上し、日々の業務品質そのものも着実に底上げされていきます。

データ管理の方法にはどんなものがある？

一口にデータ管理といっても、管理方法はさまざまです。データの量や管理目的などによって適切な方法は異なるため、ここでデータ管理の方法について確認しておきましょう。

Excelでのデータ管理

Excelは手軽に使えるツールとして、多くの企業でデータ管理に活用されています。顧客の基本情報や過去の取引履歴など、さまざまなデータを表形式で管理できます。関数を入力することで、簡単に数値計算や文字列の整理を行える点がメリットです。

しかし、管理するデータ量が増大すると、動作が重くなります。複数人での同時編集に対応していないという課題もあり、扱うデータ量が多い場合には他のツールを検討することがおすすめです。

会計ツールでのデータ管理

会計ツールは、会計業務を効率的に行うためのツールです。仕訳や試算表、決算書類の作成などの機能を備えています。会計ツールでデータ管理を行うと、請求書や領収書、見積書のデータを一元で管理できます。これらのデータが必要となった場合にも、検索してすぐに見つけ出すことが可能です。

ただし、会計ツールは分析機能を備えていないため、収集したデータの分析まで行いたい場合には、CRM・SFAの利用を検討しましょう。

CRM・SFAでのデータ管理

CRM（Customer Relationship Management）は顧客情報を、SFA（Sales Force Automation）は営業活動に関わるデータを一元管理するツールです。

CRMやSFAをデータ管理に活用することで、顧客情報や見込み客の情報、商談履歴などの営業に関わるデータを一元で管理できます。複数人での同時編集にも対応しており、常に最新の情報を確認することが可能です。また、分析機能も備えており、より戦略的な営業活動を実現します。

データ管理を行う上で大切なことは？

データ管理を行ううえで大切なことは、管理対象となるデータを明確にすることです。すべてのデータを管理しようとすると膨大なコストがかかるため、保存すべき重要なデータを定義します。

データは、作成・保存・分析・共有・廃棄というライフサイクルで管理されます。しかし、重要なデータは廃棄せずに長期保管することもあるでしょう。重要なデータを廃棄してしまわないように、長期保管するデータについても明確にしておく必要があります。

データ管理におすすめの『Knowledge Suite』

データ管理でSFAやCRMの導入を検討している場合には、「Knowledge Suite（ナレッジスイート）」がおすすめです。Knowledge Suiteは、SFAとCRM、グループウェアをひとつにまとめたアプリケーションで、営業に関わるデータを一元管理できます。

顧客情報と営業報告を入力するだけで、営業プロセスを可視化できて、営業活動が効率的なものとなります。また、スケジュールやファイル共有、ToDoなどへのコメントはグループウェアと機能連動しており、外出先にいても内勤スタッフとリアルタイムで情報を共有することが可能です。

月額60,500円（税込）からとリーズナブルな価格で利用を始められます。CRM・SFAを導入してデータ管理を効率化させたい場合には、ぜひ利用を検討してください。

まとめ

データ管理ではただデータを保存するのではなく、いつでもすぐに活用できる状態にしておく必要があります。紙のデータ管理には、必要なときにすぐにデータを見つけ出せなかったり、紛失してしまったりするリスクがあります。データを有効に活用するために、ツールを活用してデータ管理を行いましょう。

本記事では、データ管理の方法として、Exce、会計ツール、CRM・SFAを活用する方法を紹介しました。データの量や管理目的によって適切な方法は異なるため、本記事の内容を参考に管理方法を検討してみてください。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/