グループウェアとワークフローの違いや共通点は？選び方も解説

企業の業務効率化やDX推進の手段として、「グループウェア」や「ワークフローシステム」の導入を検討する企業が増えています。どちらも社内業務の効率化を目的としたツールですが、機能や役割には違いがあります。そのため、目的に合わないツールを選んでしまうと、十分な効果が得られない可能性もあります。

本記事では、グループウェアとワークフローの違いをわかりやすく解説し、共通点や導入の選び方についても紹介します。自社に最適なツール選びの参考にしてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内のコミュニケーション活性化と情報共有を促進するためのシステムです。スケジュール管理・会議室予約・社内掲示板・チャット・ファイル共有など、チームで働くうえで必要な機能を一元的に提供します。

製品によって搭載機能の幅は異なりますが、「社員同士が連携しやすい環境を整備する基盤ツール」として位置づけられており、業種・規模を問わず広く活用されています。近年はクラウド型製品が主流となり、テレワーク環境でも場所を選ばず利用できる点が評価されています。

グループウェアの主な機能例

• ・スケジュール共有
• ・ 施設・設備予約
• ・ 社内掲示板
• ・ ファイル管理
• ・ チャット/社内SNS
• ・タスク管理
• ・ワークフロー（申請・承認） など

ワークフローとの違い

グループウェアが「社内コミュニケーション全般を支援するプラットフォーム」であるのに対し、ワークフローは「稟議・申請から承認・決裁に至る一連の手続き」を指します。この手続きをデジタル化・オンライン化したシステムが、ワークフローシステムです。

つまり、グループウェアは目的の広さが特徴で、ワークフローはその中の承認業務に特化した概念・仕組みです。混同しやすい両者ですが、「どの業務課題を解決したいか」によって必要なツールの種類が変わります。

項目	グループウェア	ワークフローシステム
主な目的	社内の情報共有・コミュニケーション促進	申請・承認・決裁の電子化・効率化
対象業務	スケジュール、掲示板、チャットなど幅広い	稟議・経費精算・各種申請フローに特化
ワークフロー機能	製品によって搭載（標準 or オプション）	中核機能として高度に実装
導入の主なメリット	業務全体の効率化・連携強化	承認プロセスの迅速化・ペーパーレス化

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの共通点と違い

ワークフローを実現する手段には、①グループウェアに内包されたワークフロー機能を使う方法と、②ワークフロー専用システムを導入する方法の2種類があります。どちらを選ぶかを判断するために、まずそれぞれの共通点と違いを把握しておきましょう。

共通点

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムに共通しているのは、「申請・承認をオンライン上で処理できる」点です。

従来は紙の申請書を印刷・押印し、担当者が直接持ち回る運用が一般的でした。いずれのツールを活用しても、この煩雑な作業をシステム上で完結させることができ、書類の印刷・郵送コストの削減、承認スピードの向上、進捗の可視化といった恩恵が得られます。ペーパーレス化の促進と内部統制の強化という観点からも、どちらも同様の効果が期待できます。

・申請・承認をオンラインで処理できる（ペーパーレス化） ・承認ルートを設定・管理できる ・申請状況・承認ステータスをリアルタイムで可視化できる ・承認漏れや処理遅延を防止できる ・過去の申請データを検索・参照できる

違い

両者の最大の違いは、「グループウェア内の他機能との連携に強みがあるか」それとも「ワークフロー単体としての機能が充実しているか」という点です。

機能の深さ・柔軟性：ワークフロー専用システムは、複雑な承認ルートの設定・条件分岐・代理承認・業務自動化など、申請・承認に関わる高度な要件に対応できます。複数部署が関与する複雑なフローや、稟議の種類ごとに異なる承認経路が必要なケースでも柔軟に運用できます。

他機能との連携：グループウェアのワークフロー機能は、同システム内のスケジュール・タスク管理・チャット機能とシームレスに連携できる点が強みです。たとえば、承認待ちの通知をチャット上で受け取ったり、申請内容をタスクとして自動登録したりといった操作が1つのシステム内で完結します。

コスト・管理コスト：グループウェアにワークフロー機能が標準搭載されている場合、追加費用なしで利用でき、管理するシステムも1つで済みます。一方、ワークフロー専用システムは別途ライセンス費用が発生しますが、承認業務に特化した高い利便性が得られます。

比較軸	グループウェアのワークフロー機能	ワークフローシステム（専用）
機能の充実度	基本的な申請・承認に対応	複雑なフロー・条件分岐・自動化まで対応
他機能との連携	同グループウェア内の機能と高い親和性	API連携で外部システムとも柔軟に接続可能
導入コスト	グループウェア費用に含まれる場合が多い	別途費用が必要なケースが多い
管理コスト	1システムで完結、管理が容易	システムが増える分、管理工数が発生
向いている企業	標準的な申請・承認フローで足りる企業	複雑な承認フローや高度な自動化が必要な企業

どちらを導入するのがおすすめ？

自社にとってどちらが適しているかは、現在の課題と必要な機能の複雑さによって判断します。一般的には次のように考えると整理しやすいでしょう。

グループウェア（ワークフロー機能付き）がおすすめな企業

社内コミュニケーションの整備と承認業務の効率化を同時に実現したい場合や、申請フローがシンプルで標準的な機能で十分な場合は、ワークフロー機能付きのグループウェアがコストパフォーマンスに優れた選択肢です。管理システムを一元化できる点もメリットです。

ワークフロー専用システムがおすすめな企業

部署ごとに異なる複雑な承認ルートが必要な場合、経費精算・稟議・契約管理など複数の高度なフローを自動化したい場合は、ワークフロー専用システムが向いています。既存のグループウェアとAPI連携することで、両者のメリットを組み合わせることも可能です。

ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ時のポイント

ワークフロー機能を搭載したグループウェアを選ぶ際は、以下の4つのポイントを押さえることで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

必要な機能を明確にする

まず、グループウェアとワークフロー機能の導入を検討するに至った業務課題を言語化しましょう。承認フローの複雑さ・申請書の種類・利用部署の範囲など、必要要件を具体化することで、製品比較の軸が定まります。「申請書の作成」「承認ルートの設定」「進捗の可視化」など、どの機能まで必要かを事前に洗い出すことが重要です。

予算と費用対効果を試算する

利用人数・契約期間・オプション機能の有無によってコストは大きく変わります。標準機能とオプションの内容を比較し、最低契約人数や期間も確認しましょう。多機能なツールは魅力的ですが、実際に使いこなせる機能に絞って費用対効果を試算することが大切です。現場での活用率も含めて判断しましょう。

カスタマイズ性・使いやすさを確認する

ワークフローは組織の変化に応じて承認ルートの見直しが必要なため、カスタマイズのしやすさは重要な評価軸です。また、実際に日常業務で利用する担当者が直感的に操作できるかどうかも欠かせないポイントです。無料トライアルを活用して画面遷移の複雑さや操作感を実際に確認することを推奨します。

スマートフォン・アプリ対応を確認する

外出中や在宅勤務中にも申請・承認を処理できるよう、スマートフォンやタブレットへの対応状況は必ず確認しましょう。専用アプリがある製品ではプッシュ通知で承認依頼をリアルタイムに受け取れるため、承認フローの滞りを大幅に減らせます。モバイル対応は特にリモートワーク環境下では必須要件となりつつあります。

おすすめのワークフロー機能付きのグループウェア

ワークフロー機能を搭載したグループウェアの中から、特に導入実績・評価の高い5製品をご紹介します。各製品の特徴を把握したうえで、自社の要件に合ったものを選びましょう。

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

国内屈指の導入実績を誇る定番グループウェアです。スケジュール・掲示板・施設予約・ファイル管理に加え、ワークフロー機能を標準搭載しており、システム上で申請から決裁まで一貫して処理できます。直感的なUIと分かりやすい画面構成により、ITリテラシーを問わず社員に定着しやすい点が特長です。スマートフォンからの承認にも対応しています。

• ・長年の導入実績
• ・ワークフロー標準搭載
• ・スマホ対応

🔗 『サイボウズ Office』の詳細をみる

desknet’s NEO

株式会社ネオジャパン

国産グループウェアとして豊富な販売実績を持つ製品です。スケジュール共有・社内SNS・ワークフローなど多数の基本アプリケーションを備えます。拡張機能「AppSuite」とワークフロー機能を組み合わせることで、専用ワークフローシステムに匹敵する柔軟性を実現できる点が大きな強みです。中規模〜大規模企業での採用実績が豊富です。

• ・豊富な基本アプリ
• ・AppSuiteで高い拡張性
• ・国産・充実サポート

🔗 『desknet’s NEO』の詳細をみる

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング

1ユーザーあたり月額360円（税別）という低コストでありながら、スケジュール管理・文書共有・ワークフローなど多くの機能を提供するコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。条件分岐や代理承認に対応するほか、同社のSales Force Assistantとワークフローを連携できるため、営業部門との連携強化にも活用できます。

• ・月額360円/ユーザー
• ・条件分岐・代理承認対応
• ・SFA連携可能

🔗 『NI Collabo 360』の詳細をみる

rakumo for Google Workspace

rakumo株式会社

Google Workspaceとの連携に特化したクラウドグループウェアです。電子稟議（ワークフロー）機能では豊富なテンプレートと柔軟な承認経路設定が利用でき、Google Workspaceのアカウント管理と連動しているため、人事異動時の承認経路メンテナンスも容易です。すでにGoogle Workspaceを利用している企業にとって、最もスムーズに導入できる選択肢の一つです。

• ・Google Workspace連携
• ・豊富な承認テンプレート
• ・ユーザー数で柔軟契約

🔗 『rakumo for Google Workspace』の詳細をみる

Lark

株式会社グッドウェーブ（販売代理店）

チャット・ビデオ会議・ドキュメント共有・勤怠管理・ワークフローを統合したオールインワンプラットフォームです。休暇申請や物品購入などの各種申請をアプリ上で完結させることができ、申請フォームや承認ルートは自社ルールに合わせてカスタマイズ可能。チャットボットの自動通知で承認漏れを防ぎ、ペーパーレス化を促進します。

• ・オールインワン設計
• ・チャット上で申請完結
• ・自動通知ボット搭載

🔗 『Lark』の詳細をみる

SFAなら『Knowledge Suite』

営業活動の効率化を目指す企業には、SFA（営業支援システム）の導入もおすすめです。
Knowledge Suiteは、SFA・CRM・グループウェアを一体化したクラウド型ビジネスアプリケーションです。 営業情報の管理だけでなく、社内の情報共有や業務管理を一つのプラットフォームで行えるため、業務効率を大幅に向上させます。

また、ワークフロー機能やスケジュール管理なども搭載しているため、営業部門だけでなく全社的な業務効率化にも役立ちます。クラウドサービスのため導入も簡単で、ITリソースが限られている企業でも利用しやすい点が特徴です。

まとめ

グループウェアとワークフローは、どちらも業務効率化に役立つツールですが、役割や機能には違いがあります。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールであり、ワークフローは申請・承認業務の効率化に特化したシステムです。

自社の課題や業務内容に合わせて適切なツールを選ぶことで、業務効率の向上やDX推進につながります。導入を検討する際は、操作性や機能、連携性などのポイントを確認しながら選定することが重要です。