予実管理って？管理表の作成方法や成功させるためのポイントを解説

経営活動において、最も重要な行ないの1つが「予実管理」です。2020年のコロナ禍以降、先行きが不透明なあらゆる企業において、予実管理の徹底は非常に価値の高い施策と言えるでしょう。現状の把握や行動の指針決定、ひいては会社全体の改革にもつながる、ビジネスマンの必修項目・予実管理とはいったいどういうものなのか…。本稿ではその基礎知識と実行のポイントを、初めての方にも分かりやすく解説していきます。

予実管理とは何か？

予実管理とは、予算と実績を数値で管理することです。例えば予算に対して実績がいちじるしく低かった場合、その理由は何なのか、実績を向上させるためには誰が何をすればいいのか…といった分析を行ない、それを実行するまでが本当の予実管理と言えるでしょう。

予実管理は経営において基本中の基本となる考え方ですが、実は徹底して行ない、それを確実に実績に結びつけられている企業が少ないという現実があります。単なる足し算・引き算ではなく、多角的な視点から自社の経営課題を洗い出すことができる予実管理を今こそ見直し、着実な成長を目指しましょう。

予算とは？

予実管理について掘り下げる前に、そもそも企業における予算とはなにかについて解説します。予算とは、あらかじめ（予め）算出した、売上目標や利益目標を指しています。つまり、予実管理という領域において、「予算」と「目標」という言葉はほぼ同義であると考えていいでしょう。

そして企業活動において最も一般的な予算として、以下の3種類があります。

・・売上予算
・・製造予算
・・費用予算

「売上予算」とは、過去の売上実績などを前提に、次年度はどれくらいの売上を出せるかを想定して算出します。続いて、サービスを製造するためにかかる原材料費の想定である「製造予算」、企業活動において必要な費用である販管費や家賃の想定である「費用予算」。これら3つを総称して「損益予算」と呼びます。

さらに「企業が生み出すであろう売上（売上予算）」から、「売上を生むためにかかるであろう費用（製造予算+費用予算）」を引くことで、「利益予算」を算出できます。これらの予算を事前に策定することで、企業は目標達成するために必要なリソースを適切に配置できるようになるのです。

予算管理との違い

予実管理と勘違いされやすい用語として「予算管理」があります。この2つはほぼ同じ意味の言葉として用いられますが、すこし異なるニュアンスを持ちます。予実管理は、経営活動における課題を明確化するために、予算と実績を数値で管理することです。

一方で、予算管理は事前に将来の一定期間における収入や支出を算出し、企業の目的を効率的に達成するために予算配分を考えることなのです。 つまり、それぞれ目的と役割が少し異なるということを認識しておくと良いでしょう。

なぜ予実管理が必要なのか？その目的

正しい予実管理を行なえば、会社や組織が置かれている状況を客観的に分析できるようになります。その大きな効果は「課題を見える化できる」という点でしょう。正しい予実管理を行なえば、会社や組織が置かれている状況を客観的に分析できるようになります。その大きな効果は「課題を見える化できる」という点でしょう。

目標を立て、それに向けてひたすらに突き進んでいるだけでは、達成は難しいでしょう。日々現状を把握して課題を見出し、それをクリアしていってこそ、順当な成果が出せるのです。仮にただひたすらに突き進んで目標を達成できたとしても、次もその次も同じやり方で達成できるとは限りません。成功したならなぜ成功したのか、次回の課題は何なのか…を正しく分析しなければ、継続的に成果を出すことは難しいでしょう。

課題を見える化させ、それを組織に周知することができれば、改善はスムーズにできるよううになります。 正しい予実管理はどんなビジネスにおいても目標達成の基本となる、必要不可欠な行ないであることを覚えておきましょう。

予実管理の進め方

ではここで、具体的な予実管理の手順の例を見ていきましょう。
段階を踏んでPDCAサイクルを確実に回していくことが、上手な予実管理と言えます。

（1）予算目標を定めるための情報収集

まずは予算目標の設定に必要な情報を集めましょう。予算額は企業・組織が求める利益がベースにはなりますが、長期的な過去の実績や繁忙期・閑散期の比較、現在の社員たちの状況なども考慮する必要があるため、それらの情報を正確に集めなければなりません。

（2）予算設定

上記で集めた情報を元に、実際に目標となる予算を設定します。現実的に社の利益を追及した数字でありながらも、うまく社員達のモチベーションを上げるような数値になっていることが理想です。

（3）決算

決算の頻度が上がれば、予実管理の精度も上がっていきます。また短いスパンで発生した課題や成功体験を、実績向上に活かすことができるでしょう。望ましいのは毎月1回程度の決算です。決算情報はなるべく広く共有し、多くのメンバーが経過と進捗・それに伴う努力目標を把握しておくことが大切です。

（4）予算と実績を比較

最終的な決算を経て、設定された営業利益と実績としての利益にどのような差が生じたのかを明らかにします。実績は部門別・商品別・月別…など、なるべく多角的に検証できるデータを用意しておきましょう。

（5）分析と対策

予算と実績の比較から、今期どのような課題があったのかを分析しましょう。必要な情報がそろっていれば、例えば経費がかかりすぎた、リソースの分配が適切でなかった、営業ターゲットを見誤っていた…など、具体的な課題が可視化されるはずです。また、可視化された課題に対し、どのような対策を施すのか、さらにはそれを確実に実行することが予実管理の意義です。

予実管理表とは

いざ予実管理を始めよう…という際、初めての場合は何から手をつければいいかとまどってしまう方も多いことでしょう。多くの場合、予実管理は「予実管理表」の作成からスタートします。予実管理表はその名の通り予実管理の進捗を表にまとめたものです。表計算ソフトなどを使って作られることが多く、さほど複雑なものを作る必要はありません。

まずは会社の目標を踏まえながらチームの目標を設定し、それを個人ごとの目標にまで落とし込みます。必要に応じ日ごと、週ごと、月ごとの個人目標を設定し、適宜進捗状況を記入していくわけです。この予実管理表は予実管理の基本中の基本とも言えるものであり、初めて予実管理に取り組む際はしばらくの間この表を運用して、予実管理の概念を理解してみるのもいいかもしれません。

予実管理表をエクセルやスプレッドシートで作成する方法

予実管理表は、エクセルやGoogleスプレッドシートを活用することで、専門知識がなくても簡単に作成・運用できます。以下の4つのステップを順番に進めることで、初めての方でもすぐに実践できる予実管理表が完成します。

手順1：管理項目を設定する

まず予実管理表に必要な管理項目を洗い出します。基本となる項目は「売上高」「売上原価」「売上総利益」「販売費及び一般管理費」「営業利益」などの損益項目です。各項目に「予算」「実績」「差異（予算−実績）」「達成率」の列を設けることで、数値の読み方が直感的になり、状況を一目で把握できるフォーマットになります。

この設計が曖昧なままだと、あとから数字を見返しても判断材料にならず、管理表を作っても意味のない状態になりかねません。

手順2：予算データを入力する

管理項目が決まったら、期初に策定した事業計画をもとに各項目の予算額を入力します。月別・部門別・商品別など、管理したい粒度に合わせて列を分けておくと、後の分析がスムーズです。入力漏れを防ぐためにも、行・列の構成を整理してから一括入力することをおすすめします。

手順3：関数・計算式を設定する

手作業での計算はミスの温床となるため、以下のように関数を設定しましょう。

• ・合計：SUM関数
• ・差異：=予算セル − 実績セル
• ・達成率：=実績セル ÷ 予算セル

計算を自動化することで、数字の読み方がブレず、毎月の更新作業も簡単になります。

さらに、IF関数と条件付き書式を組み合わせれば、目標未達の数値を自動で色分けでき、確認に時間を取られません。ここまで設定しておくことで、管理表が「見るだけで判断できるツール」になります。

手順4：共有設定を行う

予実管理表は関係者全員がリアルタイムで参照・更新できる環境を整えることが重要です。Googleスプレッドシートはインターネット経由で複数人が同時編集でき、部門間の連携がスムーズになります。編集権限は担当者のみに付与し、その他のメンバーには閲覧権限を設定するなど、情報セキュリティにも配慮した運用を心がけましょう。

予実管理を実施するメリット

予実管理を正しく実施することで、企業経営にさまざまなプラスの効果をもたらします。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

経営課題を「見える化」できる

予実管理の最大のメリットは、経営課題を数値として明確に可視化できる点です。予算と実績を比較することで「どの部門で・何が原因で・どれほどの差異が生じているか」が一目でわかるようになります。課題が明確になれば対策も具体的に立てやすく、全メンバーが共通認識を持って改善に取り組める組織環境が生まれます。感覚や経験に頼るだけでなく、客観的なデータに基づいた経営判断を実現する第一歩といえるでしょう。

迅速かつ的確な意思決定ができる

予算と実績のズレをリアルタイムで把握することで、問題への対応スピードが格段に上がります。月次・週次での定期確認を習慣化することで、業績悪化の兆候を早期にキャッチし、手を打つタイミングを逃しません。また、根拠のあるデータをもとに判断できるため、経営者や管理職の意思決定の質も向上します。

「何となく売れている・売れていない」という感覚論から脱却し、精度の高い経営判断が企業の安定成長につながります。

継続的な組織の成長を促進できる

予実管理は、PDCAサイクルと組み合わせることで組織成長を支える仕組みになります。計画を立て、実行し、結果を検証して改善策を次の計画に反映する。この流れを継続することで、予算精度と実行力の両方が高まります。

成功と失敗の経験がデータとして蓄積されるため、場当たり的な判断に左右されにくい体制が整います。中長期的に安定した事業成長を目指すうえで、有効な基盤といえるでしょう。

予実管理を実施するデメリット

予実管理は多くのメリットをもたらす反面、いくつかの注意点やデメリットも存在します。あらかじめ課題を理解したうえで運用することで、より効果的な予実管理が実現できます。

運用・管理に時間とコストがかかる

予実管理を適切に行うには、予算の策定・実績の集計・差異分析・報告という一連の作業が継続的に発生します。特にエクセルやスプレッドシートによる手作業の管理ではデータ入力や集計に多くの工数がかかり、担当者の負荷が増大しやすくなります。集計ミスや入力漏れが発生するリスクもあるため、管理の精度を高めるほど手間も増えるという点は、人員が限られる中小企業にとって無視できないデメリットです。

数字の管理が目的化してしまうリスクがある

予実管理を進める中で、予算と実績の差を埋めること自体が目的化してしまうケースがあります。本来は持続的な成長を目指すための管理であるにもかかわらず、短期的な数字合わせに偏ると、不正な報告や現場の疲弊を招きかねません。

また、指標を追いすぎると本質的な課題が見えにくくなります。重要なKPIを絞り込み、「なぜ管理するのか」という目的を組織全体で共有する姿勢が欠かせないでしょう。

予算設定の精度が低いと効果が薄れる

予実管理の効果は、前提となる予算設定の質に大きく左右されます。根拠の乏しい数値や現場感覚とかけ離れた予算では、比較や分析の信頼性が下がってしまいます。過度に高い目標はモチベーション低下を招きやすく、反対に低すぎる設定では成長の機会を逃しかねません。適切な予算を立てるには、過去の実績データや市場環境を踏まえた分析が欠かせず、特に初めて予実管理に取り組む企業ほど課題になりやすい点といえるでしょう。

予実管理成功のポイント

こうした予実管理を行なっていくうえで、成功に導くために気を付けなければならない4つのポイントをご紹介します。

適切な予算設定

予算設定の際、企業や組織が求める利益というのはもちろんありますが、それだけに縛られてもいけません。予算設定が高すぎると「こんな目標、達成できるはずがない」と社員たちのモチベーションが低下し、また分析の際に企業特有の課題が見えにくくなってしまいます。逆に低すぎては努力・成長が生じなくなり、これもまた分析に必要な情報が見えてきません。予算設定には、高すぎず低すぎない絶妙なバランス感が必要です。

リアルタイムでの進捗管理

売上や市場の状況は常に変化します。検証はなるべくこまめにし、リアルタイムで進捗・動向を把握しておくようにしましょう。大まかな傾向であれば毎週でもデータを出しておくべきです。それにより今発生している課題に即座に対応し、常に軌道修正を施して正しい道筋を進むことができるようになります。

優先度の設定

予実管理においては、発生した課題はその原因を明らかにし、素早く対処することが基本となります。
とはいえ、期間中数多く発生するすべての課題に対し大きなリソースを割いていくわけにもいきません。多くの課題の中で、どれが予算達成のために重要な課題なのかを見極め、その克服に注力するという考え方も持っておくべきでしょう。

同時に、どの部門の予算を優先して達成すべきか…といった予算の優先度の設定が必要な場合もあります。あれもこれも…と欲張って目標を見失うよりも、本当にやるべきことを選択して進めることが予実管理成功のポイントです。

情報収集・統計を行なうための環境整備

ここまで見てきたように、正確な予実管理のためには様々な情報のインプット・アウトプットが必要です。数字だけに限らず、社員の活動や個別の売上、顧客の個別情報など、幅広い情報が集まれば集まるほど予実管理は成功に近づきます。これらをアナログな管理で行なうには限界がありますから、本稿ではビジネスアプリケーションの利用をおすすめします。

SFA（営業支援）やCRM（顧客管理）と呼ばれるジャンルのアプリケーションを使えば、これらの情報を効率的に集約し、組織間で共有することができ、時間の短縮や集計ミスの減少につながります。

定期的なチェックと軌道修正

予実管理ではなるべく頻繁に、定期的に現状チェックを行なうべきです。頻繁な現状把握と課題発見を繰り返すことで、より現実に則した対応が可能になります。 課題の発生とその対処にタイムラグがあっては両者がかみ合わなくなり、予実管理の意義は薄くなってしまうでしょう。プロジェクトにもよりますが、最低でも月１回程度、可能ならば週１回程度の現状チェックと課題の確認を行なうのが理想です。その際、課題の洗い出しは徹底的に行ない、事実誤認や見落としがないように注力しなければなりません。

特に課題が発生している原因の特定は重要です。なぜなら、正しい原因特定は正しい対策に必要だからです。予算と実績に大きな乖離がある場合は、対策として予算修正を行なうこともあるでしょう。当然ながらその数値の設定は慎重に行わなければなりません。なんの努力も工夫もなく楽に達成できる予算を設定しても、企業や組織は成長しません。これまでの実績や経営指標を考慮し、今後の自社および周辺の動向なども予測しながら、現実的な数値の設定が必要です。

そのためにも頻繁な情報収集＝現状チェックとそのリアルタイムでの対策は、予実管理の効果を発揮するために欠かせないものなのです。

フォーキャスト機能の活用

予実管理を行なう上では、為替の動向、国内外の経済の動向など、予測できない要因も影響します。こうした動向になるべくリアルタイムに対応するため、予算を見直すタイミングを「四半期」または「半期」などとあらかじめ設定しておくやり方をフォーキャスト機能と言います。これには、定期的な見直しを欠かさないことで予実管理を最適化する目的がありますが、一方であまり頻繁に見直しをしすぎて必要のない調整を行なってしまうことを防ぐ効果もあります。

PDCAサイクルの活用

予実達成において大切なのは、PDCAサイクルの活用です。Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）を繰り返すことで課題の発見と対処が早期に・適切にできるようになる他、予算設定そのものも適切なものになります。より具体的な説明は次章にて行いますので、ぜひお読みください。

予実管理におけるPDCAサイクルとは何か

「PDCA」の言葉の意味については、前章でご紹介した通りです。このPDCAですが、特に予実管理においては下記のような３段階のサイクルに分類して考える必要があります。

編成(Plan)
　↓
執行(Do)
　↓
フィードバック (Check・Action)

サイクルの第一歩である編成(Plan)のプロセスで、必ず行いたいのは責任者の明確化です。例えばサイクル全体の責任を負うのがA部長、編成(Plan)の責任を負うのはA課長、執行(Do)に責任を持つのはB課長…といった具合です。PDCAサイクルをスムーズに回すためには、理想と現実、または監督者と現場との乖離があってはなりません。それぞれのサイクルに適切な人材を責任者として配置することでより現実的・効果的なサイクルを形成することができます。

プランを実行に移す執行(Do)のプロセスを経て、その成果を分析し、見えてきた課題を解決するための新たなプランを立てるのがフィードバック (Check・Action)のプロセスです。フィードバック (Check・Action)においては、以下のようなことに気を付ける必要があります。

報告経路の確立

的確な課題の把握とその対策の決定には、情報収集が欠かせません。しかし、特に現場から責任者への情報共有は滞りがちです。細かな現場の状況や問題点を知っているのが誰で、その人物から責任者へリアルタイムで報告が上がってくる仕組みを確立しておくことが大切です。

調査経路の確立

何かの課題や問題が発覚した際、その原因を調査できる体制が整っているかどうかも重要です。これは上記の「報告経路」とは逆に、責任者から現場への聞き取りがどれだけスムーズに、詳細にできるかということです。報告と調査が正しくおこなわれてこそ、正しい課題解決策が導き出されます。

情報共有経路の確立

情報を組織内に「周知」する手段も確立しておかなければなりません。特にフィードバック (Check・Action)のプロセスでは、責任者が決定した今後の方向性や意識の持ち方が組織全体に正確に共有されなければ、成果が期待できないからです。組織のメンバーに、なるべく偏りなく、リアルタイムで情報共有できる仕組みを確保しておきましょう。

予実管理でよくある失敗例

ここまでお読みになり、実際に予実管理をやってみようと思われた方も多いかもしれません。しかしどんな施策も最初からスムーズに行くことは稀であり、大なり小なりの失敗がつきものです。ここでは、参考として予実管理においてよくある失敗例をご紹介していきます。失敗を少しでも減らせるよう、意識しながら予実管理に取り組んでください。

①目の前の数字にとらわれてしまう

予実管理においては、どうしても「今月実績はどうたったか」といった、目の前の数字にばかり気を取られてしまいがちです。もちろん目の前の数字は大切ですが、そればかりを追って「売上が下がったからすぐにテコ入れを」「売上が上がったからすぐに要因分析を」…とめまぐるしく動いていては、現場が疲弊してしまう上、大局を見失ってしまいます。

予実管理を行なう目的は、あくまで中長期的な視点で売上を向上させたり、経営を安定させたりすることです。この目的を決して忘れず、達成に向けて地に足の着いた分析と対策を行ないましょう。

②低すぎる予算設定をしてしまう

特に予算設定を始めたばかりの頃はありがちですが、失敗を恐れるあまり低すぎる予算設定をしてしまう場合があります。あえて低い予算設定をして社員の士気を高める…というやり方も時には有効ですが、そればかりしていても組織は成長しません。ここでも「成長」「安定」といった目的を見失わず、必要性と理論性に基づいた、少し高めの予算設定をしましょう。「ちょっとがんばれば達成できる」という加減が最適です。

③予実管理にとらわれてしまう

予実管理が企業にとって重要なものであることはもちろんですが、それがすべてではありません。予実管理を始めたところマネージャーが予算と実績の差を埋めることばかりにこだわり過ぎ、社内がギスギスしてしまった…。あるいは予算達成にこだわり過ぎた結果、ウソの報告が行なわれる、不正行為が発覚する…などという失敗例も少なくありません。予実管理は、あくまで社が成長するためのツールの１つです。社員がそれに振り回されることなく、うまく使いこなしてこそ組織の成長につながることを忘れないようにしましょう。

サブスクリプションサービスにおける予実管理

サブスクリプション（以下サブスク）サービスは通常の売り切り型の商品やサービスと比較して、売上の入り方や計上の仕組みが異なります。例えば、会計上はサブスクの合計契約金額を契約期間で割り、月単位で分けて、売上として計上する必要があるため利益計算が行いづらいという特長があります。

また、サブスクサ―ビスは月ごとの収益が低く、コストを回収するまでに複数月の売上が必要となります。つまり、初期販売から一定期間中はコストが先行する傾向にあるのです。そのため、サブスクサービスの予実管理を行う場合は、このコスト先行期間の存在を理解し、一定期間は赤字状態で耐える覚悟と、ビジネスの成長率や、サブスクの継続率/解約率を緻密に想定しておく必要があるのです。

まとめ

本稿では「予実管理」について、その基本的な考え方や実践のポイント等をご紹介してきました。最後に改めてお伝えしておきたいのは、予実管理において計算ミスや非効率的な時間の使い方は厳禁ということです。本稿でお伝えしてきたような正しい予実管理の実践法も、計算ミスだらけ、余計な時間がかかってばかり……ではまったく意味をなしません。それを回避するためには、やはりITツールの導入が最も確実です。

人の作業とは異なり計算ミスが極端に少なく、作業を効率的に処理することができるITツールの導入で、予実管理の成功率はグッと上昇します。ツールの中でも特に本稿がおすすめするのは、SFAやCRM、名刺管理など、企業活動に必要なアプリケーションが１つになった総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。『Knowledge Suite』の詳細については、以下の記事をお読みください。

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PCはもちろんのこと、スマートフォン、タブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中や外出先で仕事を処理したり、情報の閲覧・交換が可能で、あらゆる業務を効率化します。本稿では「予実管理」を題材として、その基本や向上の方法をご紹介してきました。予実管理は、企業全体で取り組むべき課題です。

一方で1人1人の人間の力には限界があります。アプリケーションを導入してPCの処理能力やインターネットを活用すれば、より少ないリソースで確実な成果を上げることができるでしょう。顧客満足度向上のためのアプリケーションをお探しであれば、ぜひ『Knowledge Suite』の利用をご検討ください。『Knowledge Suite』は無料のトライアル版のご用意もあります。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、クラウドサービスの長所は充分にご体感いただけます。トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/