ビジネスチャットですぐに使える例文を場面別に紹介｜マナーも押さえて使い方をマスター

「ビジネスチャットですぐに使える例文を知りたい」
「相手に失礼のない文章を作りたいがどうしたらいいかわからない」

ビジネスチャットが身近な存在になってきていますが、使い慣れていないとどんな風にメッセージをするか迷うものです。

そこでこの記事では、ビジネスチャットですぐに使える例文を場面別に紹介していきます。テンプレートとして覚えておけば、普段の業務でメッセージの作成に困ることはないでしょう。そのほか、知っておくべき基礎知識やビジネスチャットを利用する際のマナーも紹介します。

相手に失礼のないようにしたい方や文章作成に時間がかかっている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットを使用する際の前提知識

ビジネスチャットを初めて使用するのであれば、ビジネスチャット特有の使い方を知ることが大切です。ビジネスチャットはテキスト（文字）でやりとりしますが、同じくテキストを使うメールとは異なる性質を持っています。ビジネスチャットを使いこなしたい方は、まずは基礎知識から理解していきましょう。

ビジネスチャットを使用する上で知っておきたいこととして、以下4つが挙げられます。

①メールとは違って定型文は不要
②丁寧な言い回しよりすぐに理解できる簡潔な文章
③感情を伝えて理解しやすくする
④反応で素早い返事

①メールとは違って定型文は不要

ビジネスチャットでは挨拶文などのようにかしこまった文章は必要ありません。メールとは違い、リアルタイムでの気軽な連絡に適しているからです。挨拶文を省くことで要件をすばやく伝えられますし、入力の手間もなくなります。逆に挨拶文を送ってしまうと不自然な印象を与える可能性があるので注意しましょう。

②丁寧な言い回しよりすぐに理解できる簡潔な文章

ビジネスチャットではメールよりも簡潔な文章を意識してみてください。テンポのよいやりとりができるようになります。最初に結論をはっきりと伝え、その後に詳細を述べるようにするのがおすすめです。ビジネスチャットの気軽さを活かしていきましょう。

③感情を伝えて理解しやすくする

メールよりもくだけた文章が使えるため、感情を伝えやすいのもビジネスチャットの特徴です。社内の人とやりとりをする際には顔文字や「…」「（笑）」などを活用すると、感情のニュアンスが伝わりやすくなります。こうした工夫をすることでテキストのみであってもスムーズな連絡ができるようになります。

ただし、相手の性格や関係性によっては失礼にあたるケースもあるので、注意が必要です。

④絵文字で素早い返事

ビジネスチャットには絵文字によってメッセージに反応できる機能があるものもあります。絵文字であれば感情を視覚的に伝えられますし、メッセージを返信するよりも迅速なコミュニケーションができます。「確認しました」「承知しました」などといった簡単な返事をしたい場合には、とくに有効です。返信ではなく反応を活用してリアルタイムでの意思疎通に役立ててみてください。

ビジネスチャットですぐに使える例文

ビジネスチャットで使える例文を場面別に11つ紹介していきます。使用頻度の高いものや今すぐに活用したいものから確認してみてください。

①依頼するとき
②確認するとき
③感謝を伝えるとき
④長文になりそうなとき
⑤緊急の連絡をするとき
⑥承諾するとき
⑦断るとき
⑧お詫びをするとき
⑨返信がこないとき
⑩遅刻しそうなとき
⑪グループチャットで発言するとき

依頼するときの例文

相手に依頼するときには以下のように簡潔にメッセージを送りましょう。

• ・〜していただけますか？
• ・◯日までにご対応をお願いいたします。
• お力添えをいただきたいです。

お願いしたいことや締め切りなどを明確に伝えて、相手が返事をしやすいようにすることを心がけてください。

「お忙しいとろころすみませんが」などと付け加えるとより丁寧な印象になります。

確認するときの例文

確認する際には以下の文章を活用して早めの返信を心がけてみてください。

• ・確認いたします。
• ・〇〇の件については◯日までに確認いたします。

内容を確認するときにはその旨を簡潔に伝えることが重要です。「確認させていただきます。」という表現を使う方も多いですが、基本的には「確認いたします。」を使う方が無難です。

「させていただきます」は相手から許可と恩恵を受けた際に使用する言葉だからです。確認するときに許可と恩恵の両方を受けることは多くないので「いたします」を使用する方が、言葉の使い間違いをせずに済むでしょう。

また、確認すべき内容が多かったり複雑なものだったりする場合には、メッセージを受け取ったことといつまでに返事をするかを伝えてください。

返事の見通しがついて相手が安心でき、良好な関係性の構築につながります。

感謝を伝えるときの例文

良好な関係性を築く上では感謝を伝えることは重要です。以下の例文を使って相手に感謝を伝えてみてください。

• ・ご連絡ありがとうございます。
• ・いつもありがとうございます。
• ・迅速な対応をありがとうございました。
• ・力添えいただいたおかげで成功しました。

相手に何かしてもらった際には以上のように感謝を伝えましょう。

「ご連絡ありがとうございます。」「いつもありがとうございます。」といった表現は普段使いも可能です。文頭に書いて本題に入る前のクッション言葉として活用したり、メッセージの締めくくりに使って印象を柔らかくしたりしてみてください。

長文になりそうなときの例文

ビジネスチャットでは簡潔な文章を使うことが望ましいですが、長文になってしまうこともあるでしょう。長文になりそうな場合には、文頭で以下のように伝えることで相手に配慮してください。

• ・長文失礼いたします。
• ・長文です。お時間あるときにご確認ください。

相手に断りを入れておくことで、文章を読む際の精神的な負担を軽減できます。

また、長文を避けたい場合には箇条書きの活用もおすすめです。箇条書きにするとつなぎの文がなくなるので、ボリュームを削減できます。後から内容を振り返るときにもひと目で確認できるのも嬉しいポイントです。例文とあわせて活用してみてください。

緊急の連絡をするときの例文

緊急の連絡をするときには、すぐに返事が欲しい旨を簡潔に伝えましょう。

• ・【緊急連絡】
• ・【至急】
• ・緊急の連絡です。◯日までに回答お願いいたします。

文頭にて緊急の連絡であることを伝えるとより効果的です。

また、その場で回答を知りたいときには電話を使うのもおすすめです。相手の都合にあわせて使い分けていきましょう。

承諾するときの例文

相手からの依頼や報告を承諾する際には以下の例文を活用してみてください。

• ・〇〇について承知しました。
• ・本件につきましては、よろこんでお受けします。

「引き受けさせていただきます」という表現は避けるようにしましょう。「〜させていただきます」という表現は相手から許可と恩恵を受けた場合に使用するものであり、相手から依頼された場合には適していないのです。「お受けします」「引き受けいたします」などと言い切る形を使うようにしてください。

言い切る形では丁寧さにかけると感じるのであれば「よろこんで〜」「ご依頼ありがとうございます」などを付け加えるとよいでしょう。

断るときの例文

断る際には相手の不快感を軽減するような丁寧なメッセージを早めに送るようにしましょう。

• ・〇〇の件ですが、都合により参加できません。またの機会にお会いできたらと思います。
• ・とても残念ですが、ご期待にそうことができません。申し訳ございません。

断ることをはっきりと伝えるようにしましょう。その後、お詫びを伝えたり次の機会については前向きに考えていることを伝えたりすると好印象です。

お詫びをするときの例文

お詫びをするときには、以下の例文のようにミスの内容や反省している旨を伝えるようにしてください。

• ・お返事が遅くなり申し訳ありません。
• ・〇〇についてミスが発覚しました。再発防止に努めてまいります。

実際に連絡する場合には、ミスの内容についてより具体的に明記するようにしましょう。状況説明をした上で、再発防止に向けてどのような対策をするのかまで伝えると相手の負担や不快感を軽減できます。

返信がこないときの例文

返信がこないときには、内容をリマインドした上で返信を促すメッセージを送りましょう。

• ・〇〇の件は確認いただけましたでしょうか？
• ・先日ご案内した〇〇についてですが、◯日までにご回答お願いいたします。

何に対して返事が欲しいのかを明確にすることで、連絡回数を減らせます。ビジネスチャットでは簡潔な文章が好まれるため、内容のリマインドと返事が欲しい旨だけをはっきりと伝えましょう。

「簡潔すぎて失礼ではないか？」と感じるのであれば、文末に「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」などと付け加えてみてください。

遅刻しそうなときの例文

公共交通機関のダイヤの乱れなどによって遅刻しそうなときは、すばやく連絡をすることが重要です。

• ・電車の遅延により出社が20分ほど遅れそうです。
• ・商談が長引いたため、帰社時間が遅くなりそうです。

遅刻してしまう理由を伝えることで相手からの理解を得やすくなります。どのくらい遅れるのかを伝えたり「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」とお詫びを付け加えたりするとなおよいでしょう。

グループチャットで発言するときの例文

グループチャットで発言する際には、以下の例文を参考にしてみてください。

• 〇〇に参加した方へ連絡です。
• 参加を希望される方は◯日までに個人チャットにて連絡してください。

グループチャットでは複数の人にメッセージが届くため、誰に対しての内容なのかを明記することが重要です。

また、返信はグループチャットなのか個人チャットで欲しいのかについても付け加えると、その後の連絡がスムーズになります。

ビジネスチャットで伝わりやすくするためのポイント

ここまでビジネスチャットで使える例文を紹介しました。より相手にメッセージを的確に伝えたい場合には、文頭と文末の表現を工夫するのがおすすめです。

文頭でおすすめな表現

文頭では一番伝えたいことや、相手の興味を惹きつけてメッセージを読みやすい状態にするための文章を付け加えましょう。

• ・【緊急連絡】
• ・取り急ぎの連絡です。
• ・長文失礼いたします。
• ・検討の結果、〜〜
• ・確認しました。

以上のようにメッセージの特性や伝えたい結論を先にもってくる言い回しを活用すると、相手が内容を理解しやすくなります。

とくに墨付き括弧（【】）を使うと、視覚的に強調できるのでおすすめです。グループチャットにて複数人に連絡する際などに活用してみてください。

また、使用するビジネスチャットツールによっては文字の装飾ができるケースもあります。強調したい内容がある場合には、太文字にしたり文字色を変えたりしてみてください。

文末におすすめな表現

文末表現についてはメールにおける追伸をイメージするとわかりやすいです。

• ・返信は不要です。
• ・確認した旨については反応にてお願いします。
• ・モバイル端末より送信

返信が不要の場合には事前に伝えておくことで、連絡のムダを省けるようになります。

また、出先などでモバイル端末にて返信をする際にも表記しておくと、相手に状況が伝わりやすくなるでしょう。モバイル端末ではツールの機能が一部利用できなかったり、確認したい資料のデータがなかったりするケースがあるからです。より詳細に伝えたい場合には、その旨をメッセージするとよいでしょう。

ビジネスチャットで押さえておきたいマナー

ビジネスチャットにもメールや電話と同じくマナーがあります。お互いに気分よく連絡を取り合うためにも、マナーを守った使用を心がけましょう。

代表的なマナーとしては以下7つが挙げられます。

①ビジネスの場にあった言葉遣いをする
②早めの返信を心がける
③返信と反応を適切に使い分ける
④結論を簡潔にまとめる
⑤グループチャットでは発信相手を明確にする
⑥プライバシーの保護に留意する
⑦業務時間中にメッセージを送信する

基本的なビジネスマナーも含まれますが、業務に追われる中での連絡では意外と実践できていないことも多いものです。すでにビジネスチャットを活用している方も、自身のマナーについて再確認してみるとよいでしょう。

ビジネスチャットのマナーについては以下の記事で解説しているので、こちらも参考にしてみてください。

＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介

ビジネスチャットの社内・運用ルール

ビジネスチャットをうまく活用するためには、会社側がルールを定めておくことが重要です。ルールを決めておけば社員が同じようにビジネスチャットを活用してくれるようになり、社員同士のコミュニケーションが円滑になるからです。

社内のビジネスチャット運用ルールとして定めておきたい内容には、以下5つが挙げられます。

①利用時間
②プロフィール設定
③通知設定
④他の連絡手段との使い分け
⑤利用権限

①利用時間

まずはビジネスチャットを利用する時間について定めておきましょう。ビジネスチャットは気軽に利用できるため、時間を制限しておかないと社員のプライベート時間を圧迫してしまう可能性があるからです。特別な理由がない限りは、就業時間中の利用で問題ないでしょう。

そのほか、会議や出張などの際にどう扱うのかについても規定しておくと安心です。たとえば「会議中は返信しなくてもよく、会議中の人へのメッセージは可」などです。

②プロフィール設定

ビジネスチャットツールを利用するには、社員それぞれがプロフィールを設定する必要があります。スムーズな連絡を行えるようにするためにも、名前や部署・役職を明記するようにしてください。表記の仕方も統一すると社員の迷いを減らせるでしょう。

また、ツールによっては一言メッセージを追加できることもあります。会議や出張など連絡が取りづらくなる場合には一言メッセージで時間帯を表記しておくのもおすすめです。

③通知設定

ビジネスチャットは気軽に連絡できるため、その分だけ通知も多くなりがちです。もちろん、通知でメッセージに気づいて迅速な返事をすることは重要ですが、通知に気を取られすぎて目の前の作業に集中できなくては困ります。

とくにグループチャットでは参加人数が多いので通知の数も多くなります。通知によって集中力を削ぎたくないのであれば、通知の多くなりがちなグループチャットは通知をオフにしたり、頻度を減らしたりしましょう。

また、業務時間外に通知がこないように設定するように呼びかけて、社員の働きやすさを維持することも生産性向上に効果的です。

④他の連絡手段との使い分け

ビジネスチャットを導入すると、既存の連絡手段との使い分けが必要になります。どういったケースでビジネスチャットを活用するのかを明確にしておかないと、ツールの使用が広がらなかったり、社員が混乱してしまったりするからです。

ビジネスチャットはすばやい連絡が可能ですが、細かいニュアンスや視覚的な情報を伝えるのにはあまり適していません。「ニュアンスを伝えたいときや緊急時には電話を使用する」「視覚的な理解が必要なケースはメールを使用する」などと使い分け方を規定しておきましょう。

⑤利用権限

情報漏洩リスクの軽減やコミュニケーションの円滑化を行いたい場合には、利用権限についても定めておきましょう。メッセージの送信やトークルームの作成などを制限することで、必要以上に情報を広めてしまったり、トークルームが乱立してしまったりするのを防げます。

ただし、ツールによっては利用権限の設定ができないケースもあります。会社側で統制を取りたい場合には、利用権限の設定が可能なツールを選ぶようにしましょう。

シンプルで使いやすいビジネスチャットツール『DiSCUS』

ビジネスチャットを活用していきたいのであれば、操作が覚えやすいシンプルなツールを選ぶのがおすすめです。『DiSCUS（ディスカス）』はシンプルで使いやすい画面と堅牢なセキュリティが特徴のビジネスチャットツールです。実際に導入した社員が3,000人ほどいる企業でも「使い方に関する問い合わせはほんのわずかだった」との評価を受けています。

また、利用権限や通知の設定が可能なので、自社にあわせてカスタマイズして活用できます。リーズナブルなコストパフォーマンスのよさも魅力です。

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まとめ｜ビジネスチャットの例文を活用しよう

ビジネスチャットの例文を紹介しました。紹介した例文をテンプレートとして活用すればスムーズな連絡が可能です。メールとは異なるビジネスチャットの特性を理解しておくことで、より円滑なコミュニケーションができるでしょう。

ぜひ、今日から業務に取り入れてみてください。