グループチャットで守るべき5つのマナー｜ビジネスシーンでの利用ではとくに注意しよう
「グループチャットでの振る舞いに不安がある」
「マナーを知って相手に迷惑をかけないようにしたい」
「恥をかかないようにマナーを理解しておきたい」
この記事では、以上のような方向けにグループチャットで守るべきマナーを紹介していきます。
マナーを守らないと相手を不快にさせたり、恥をかいたりしてコミュニケーションがうまくいかない可能性もあります。とくにグループチャットでは参加メンバーが多いため、マナーを守らないと不快に感じる人が出てくる可能性が高いです。
グループチャットのマナーを確認して、マナーを守った利用ができるようにしていきましょう。
さらに、ビジネスでチャットを使う際に守るべき基本的なマナーや、すぐに使える例文についても触れていきます。現在チャットを使用している方はもちろんのこと、これからチャットの使用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
グループチャットで守るべきマナー
グループチャットを使用する際には、以下5つのマナーを守るようにしてください。
これらのマナーを守ることでグループ全員が気分よく、そして効率よくコミュニケーションが図れるようになります。
- ①権限の管理を徹底する
- ②関係のない人をメンバーに入れない
- ③送信先が間違っていないかチェックする
- ④送信する時間帯に注意を払う
- ⑤宛先を明らかにする
①権限の管理を徹底する
権限の管理ができる場合には、メンバーごとに権限を調整してスムーズな意思疎通を目指していきましょう。
権限の管理とは、グループチャット内での行動を制限する設定のことです。たとえば「トーク内容は見られるけど発言ができない」「発言はできるがメンバーの編集はできない」などといった具合です。
人数が多くなればなるほど話の流れが逸れてしまうリスクが高まります。権限を管理して発言できる人を制限すると、話の本筋が見えやすくなるため効率よく連絡ができます。
また、ビジネスシーンでの利用では社内メンバーがメインのグループチャットに、社外のメンバーが参加することもあるでしょう。こういったケースでは、社外の人の行動を制限することで社内の意向を優先させながら意思疎通ができます。
チャットの利用目的に応じて、権限の管理を活用してみてください。
②関係のない人をメンバーに入れない
グループチャットには関係のない人がメンバーにならないように注意してください。
たとえば、ビジネスでの利用でプロジェクト単位でグループチャットを作ったとしましょう。このケースでプロジェクトに関係のない人がグループチャットに参加してしまうと、外に漏らしたくない情報が漏洩してしまったり、関係のない発言が増えて話が逸れてしまったりしてしまいます。
プロジェクトの遂行のために作ったグループチャットがうまく機能しなくなってしまうのです。プライベートでのチャットでも同様です。
全く関係がないのに参加してしまった人にも負担になるため、グループチャットのメンバーは十分に確認した上で決定しましょう。
③送信先が間違っていないかチェックする
グループチャットでよくあるミスが、違うグループにメッセージを送信してしまうことです。
違うグループにメッセージを送信してしまうと、情報漏洩が起こったり、違うグループのメンバーの時間を奪ったりしてしまいます。とくにビジネスでグループチャットを利用する場合には、誤送信による情報漏洩が大きなリスクになります。
トーク画面を開くとき、そしてメッセージを送信するときの2つのタイミングにて、送信先が間違っていないかチェックする癖をつけましょう。
④送信する時間帯に注意を払う
個人同士のチャットでも同様ですが、グループチャットではより送信時間に配慮するようにしてください。グループチャットは複数の人が参加しており、それぞれ生活リズムや都合のよい時間が異なるからです。
ビジネス利用の場合には、参加メンバーの業務時間を意識しましょう。業務時間外の連絡だと、相手に時間外労働をさせてしまう可能性もあります。
もちろん、業務時間外のチャットに返信するかどうかは相手の裁量で決められることです。しかし、あまりに時間外でのメッセージが多いと相手にストレスやプレッシャーを与えることになります。
送信時間帯に配慮した方が好印象になるのです。時間帯に配慮して得をすることはあっても損をすることはないので、ぜひ取り入れてみてください。
⑤宛先を明らかにする
グループチャットで連絡をする際には、メッセージを読んでほしいメンバーを明らかにすることが重要です。
メッセージの内容によって全員に知っておいてほしいことなのか、一部のメンバーに知らせたいことなのかが異なります。また、知らせたい相手と返信がほしい相手が異なるケースもあるでしょう。
知らせたい相手や返信がほしい相手を明らかにすることで、関係のない人への負担を減らして効率よくコミュニケーションができるようになります。ツールのメンション（TO発信：メールで言うところの宛先）を活用してメッセージを届けたい人に確実に届くようにしておきましょう。
グループチャット以外にも守るべきマナーがある
ここまで、グループチャットで守るべきマナーについて紹介しました。紹介した5つのマナーを守った振る舞いをすれば、周囲の人に迷惑をかけることは少なくなるでしょう。
とは言え、チャットにはグループチャットだけでなく個人チャットもあり、チャット全体として守るべきマナーも存在します。
とくにビジネスシーンでのチャットに利用では、マナーがとても大切です。取引がうまくいくかがチャットのマナーを守れているかどうかに左右されることもあるからです。
ビジネスでチャットを利用する場合には、以下6つのマナーについても守るようにしましょう。
- ①ビジネスの場にあった言葉遣いをする
- ②早めの返信を心がける
- ③返信と反応を適切に使い分ける
- ④結論を簡潔にまとめる
- ⑤プライバシーの保護に留意する
- ⑥業務時間中にメッセージを送信する
以上のマナーについては以下の記事で詳しく解説しています。さらにやってはいけないNG行為や社内運用をスムーズにする社内ルールについても触れているので、社員の方だけでなく管理職や経営者の方も参考にしてみてください。
＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介
グループチャットでも使える例文
チャットの利用時にはマナーだけでなく、どんな文章を送ったらいいのかに迷うことがあるものです。
言い回しが変でないか気になってメッセージを作成するのに時間がかかりすぎたり、ストレスになったりする方もいるでしょう。メールのテンプレートのように応用が効き、日頃のチャットで使える例文を覚えておけばスムーズにメッセージを作成できるようになります。
たとえば、以下のような例文が挙げられます。グループチャットにてメッセージをする場合には、以下のように送信相手を明記するようにすることでコミュニケーションが円滑になるので意識してみてください。
・〇〇に参加した方へ連絡です。
・参加を希望される方は◯日までに個人チャットにて連絡してください。
そのほか、個人同士でのチャットで使用できる例文については以下の記事をご覧ください。「お詫びするとき」「感謝を伝えるとき」など場面ごとに例文をまとめています。
＞ビジネスチャットですぐに使える例文を場面別に紹介｜マナーも押さえて使い方をマスター
グループチャットも使い勝手のよい『DiSCUS』
グループチャットの使い勝手はツールにより異なります。ビジネスチャットツールである『DiSCUS』ならシンプルでみやすい画面に加え、以下のような特徴があります。
- ①途中参加したメンバーも全履歴を閲覧できる
- ②プロフィール設定で参加メンバーの情報がすぐに確認できる
- ③詳細な権限設定によりセキュリティを強化できる
- ④監査権限のある人はトーク履歴を確認でき健全な運用を促せる
- ⑤1000ユーザー以上に同時に連絡できる
権限の設定によりセキュリティが強化できるため、ビジネスシーンでの利用に適しています。
また、途中参加のメンバーも履歴を全て確認できることにより、メンバーの移動が多いプロジェクトにおいてもコミュニケーションが滞ることがありません。
グループチャットの使い勝手がよいツールをお探しの方はぜひ検討してみてください。そのほか『DiSCUS』の詳細については以下のリンクより無料資料請求を申し込んで確かめてみましょう。
まとめ｜グループチャットのマナーを守って気持ちよく連絡を取り合おう
グループチャットでは個人チャットとは異なるマナーがあるため、知らないと実践するのは難しいでしょう。この記事では5つのマナーを紹介しました。
知って満足するのではなく実際に取り入れて、円滑なコミュニケーションができるようにしてみてください。
また、グループチャットのマナーだけでなく、チャットでの基本的なマナーを守ることも大切です。とくにビジネスにおいてはマナーが重要であるため、実践できるレベルまで落とし込んでおきましょう。
