メールとは違う!?チャットやメッセージアプリで使える文例＆テクニック

チャットやメッセージアプリを仕事で使う機会が増えてきていますが、ただ漫然とメッセージを送ってはいませんか？チャットは、メールが短くなっただけのものではありません。チャットならではの文例やテクニックがあるのです。きちんと知っておけば、コミュニケーションの効率化が図れたり、情報や意図を正しく伝えられたりできます。

本記事では、チャットの仕組みやメールとの違いについて解説します。チャットの文章を書く際のポイントも紹介するので、チャットの導入を検討されている方や、チャットをより活用していきたい方はぜひ参考にしてみてください。

チャットとは

チャットとは、インターネットを活用したリアルタイムでコミュニケーションができる仕組みのことです。メールと同じくテキストベースでのコミュニケーションですが、メールよりも手軽さに重きを置いたサービスです。

また、1対1でのやり取りだけでなく、複数人での話し合いに活用されることもあります。メールも一斉送信が可能ですが、受信者からの返信を全員で共有するのが難しく、一方通行な形になりやすいです。

しかし、チャットであればグループに参加している全員の発言が、瞬時に共有されます。発言も1画面にまとまって表示されるため、履歴を見ながら話の流れにそって発言しやすいのもメリットです。「チャット」は英語で「おしゃべり」「雑談」を意味する言葉であり、チャットサービスは対面での会話に近い形でコミュニケーションできるツールになっています。

ビジネスシーンにも取り入れられており、コミュニケーションの効率化によって生産性の向上を目指す企業も増えています。

チャットの仕組み

チャットで送信されたメッセージはチャットサーバーに送られます。サーバーとは、インターネット上にあるコンピュータのようなものです。私たちユーザーがパソコンやスマホからアクセスすることで、サーバーは様々なサービスを提供してくれます。

チャットサーバーではチャットサービスを提供しており、私たちが送信したメッセージが集まり、複数人がそのメッセージを読める状態にしているのです。サービスによっては大元のチャットサーバーにメッセージが送られた後、複数のチャットサーバーによってメッセージが処理されるケースもありますが、大まかな仕組みは同じです。

チャットが普及した背景

チャットサービス自体は以前よりありましたが、ビジネスシーンに普及し始めたのは、新型コロナウイルスが流行してからです。感染防止の観点から対面でのコミュニケーションが難しくなり、遠隔でスムーズなコミュニケーションができるツールとしてチャットが注目され始めたのです。

また、働き方改革の推進によってテレワークが広がったという背景もあります。従来は、プライベートでも使用するLINEやFacebookのメッセンジャー等が、ビジネスシーンで使われていたこともあります。ただ、誤送信による情報漏洩や業務に集中しづらいなどのリスクがあり、徐々にビジネス専用のビジネスチャットが普及しました。

チャットとメールの違い

チャットとメールの主な違いは、以下の通りです。

• ・リアルタイム性：チャットは挨拶文が不要で気軽に連絡できる
• ・複数人でのコミュニケーション：チャットは相互にやり取りできる
• ・誤送信のリスク低減：チャットはメッセージの削除や編集ができる
• ・履歴の利便性：チャットはやり取りが一画面で表示され検索もできる
• ・機能性：チャットはタスク管理や既読未読機能などが搭載されている

メールはシンプルで扱いやすく、チャットは多機能でありながら気軽に利用できるのが魅力です。

チャットの種類

チャットには以下3種類があります。

①ビジネスチャット
②ボイスチャット
③ビデオチャット

①ビジネスチャット

ビジネスチャットはビジネスシーンでの利用が想定された、セキュリティ対策が十分になされたツールです。デザインもシンプルで操作しやすいものが多いのが特徴です。テキストベースのコミュニケーションで、メールよりも手軽でスピーディーなやり取りができます。手が空いた時にメッセージを確認できるため、上司などに相談する際も声をかけるタイミングで悩むこともありません。

上司も手が空いた時に連絡をすればよく、電話や対面のように自分の業務を中断する必要もないのが大きなメリットです。一方で、言葉だけでのコミュニケーションになるため、細かなニュアンスが伝わりにくいこともあります。

対面や電話と組み合わせて使用したり、絵文字を活用して漢書を伝えるようにしたりする工夫が大切です。

②ボイスチャット

ボイスチャットは声によるコミュニケーションができるツールです。以下の3つのタイプがあり、複数の特性を併せ持つツールもあります。

・電話のように通話をするタイプ
・複数人で通話ができるタイプ
・録音した声を送付するタイプ

文字を打ち込む必要がないので、手がなはせない状況でも連絡できるのが魅力です。また、声のトーンや話し方で感情が伝わるため、認識のズレも比較的起きにくいです。ただ、騒がしい環境では利用できなかったり、テキストで残らないため振り返りたいときに不便だったりする側面もあります。

どの音声だったのかがわからず、1つずつ聞いて確認する必要があるため、記録を残したいときには向かないでしょう。

③ビデオチャット

ビデオチャットはビデオ通話を利用できるツールです。互いの表情を見ながらコミュニケーションできるため、対面に近い感覚で利用できるのが特徴です。オンライン面接や会議等に利用すれば、テレワークの推進にも役立つでしょう。

ただ、映像を共有するため、データ通信量が大きくなるというデメリットもあります。通信環境が不安定だと音声が途切れがちになり、思うように意思の疎通ができないため事前に環境を整備しておくことが大切です。

また、テキストベースでの記録が残らないため、振り返りをしたいときには不便を感じることもあるでしょう。議事録を作成したり、録画しておいたりするなどの工夫が必要です。

ビジネスにおけるチャットの活用シーン

デジタル化が推進され、ビジネスチャットを利用する企業も増えてきました。

具体的には、以下のシーンにてビジネスチャットが活用されています。

• ・チャットにより遠隔でスピーディーに連絡を取りテレワークを実施する
• ・電話をするほど緊急度が高くない日常的な業務連絡にチャットを取り入れる
• ・離れている複数人と相互のコミュニケーションを取りたい時にチャットを利用する
• ・災害発生時など緊急時のコミュニケーション手段として取り入れる
• ・勤怠管理やタスク管理機能を活用して業務効率化を図る

ビジネスチャットツールは様々なシーンで活用されており、コミュニケーションだけでなく業務効率化にも役立っています。

ビジネス上でのチャット利用時の注意点

ビジネスチャットを利用する際には、以下4点に注意してください。

①セキュリティ対策を行う
②丁寧さや思いやりが欠けないようにする
③雑談が増えすぎないようにする
④問い合わせ量が増える可能性がある

①セキュリティ対策を行う

チャットサービスの多くは、インターネット上で利用するクラウド型で運営されています。初期設定の手間がなく費用が安い一方で、ハッキングやなりすましによる情報漏洩リスクがあります。

• ・ビジネスシーンでの利用が想定されているビジネスチャットツールを使用する
• ・2段階認証や情報暗号化などの技術を採用しているツールを選ぶ
• ・不明な差出人のメッセージには反応しない

大切な情報が悪用されないように、これらのセキュリティ対策を行うようにしましょう。

②丁寧さや思いやりが欠けないようにする

チャットでは簡潔な文章が好まれ、それを意識するがあまりに丁寧さに欠けてしまうことがあります。確かに、効率を重視するのであれば、簡潔な文章が望ましいでしょう。しかし、簡潔な文章のみのコミュニケーションは味気なく、一緒に働いている一体感などが感じられなくなってしまいます。

「この仲間のために頑張りたい」というモチベーションが下がってしまい、逆に業務効率が下がることにもなりかねません。簡潔さだけにとらわれず、相手を思いやる気持ちも忘れないようにしましょう。

③雑談が増えすぎないようにする

チャットは気軽に連絡できるが故に、雑談が増えて業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。コミュニケーションが活性化し、社員同士の仲が深まるのは良いことですが、いきすぎないように注意が必要です。

雑談専用のグループチャットを作成し、利用時間を制限するなどルールを定めておくのがおすすめです。

④問い合わせ量が増える可能性がある

顧客の問い合わせ対応にチャットを使う場合、チャットの気軽さによって問い合わせ量が増えることがあります。従来までの対応体制では対処しきれない可能性もあるため、スタッフの増員や問い合わせ対応の時間を制限するなどの対策が必要です。

チャットでやり取りするうえでのポイント

チャットでやり取りする上でのポイントは以下の通りです。

①メールとチャットの文章、大きな違いは？
②とにかく短くまとめ、早く返信する
③あえて「、」で終わらせて相手に待ってもらう
④感情を伝えるとやりとりがスムーズに

①メールとチャットの文章、大きな違いは？

メールとチャットで、書く内容の違いを理解しておきましょう。メールは、基本的に1通ごとが独立しています。返信でも、相手の名前や挨拶文、シメの文章などが必要です。署名も入るので、必然的に長くなりがち。逆に言うと、ある程度長くても読みづらいことはなく、不自由ではありません。

一方、チャットは前の話の続きとなることが多く、形式的な挨拶文は入れません。むしろ、挨拶文を入れることでノイズが入り、読みにくくなってしまうのです。

チャットは会話のように流れていきます。そのため、会話のスタート時に挨拶文を入れたら、その後のやりとりでは入れないようにします。毎回のあいさつが不要なので効率的なうえ、心理的なガードが外れて気軽に話せるというメリットもあります。また、話の終わりには、「ぜひ、よろしくお願いします」のような、形式だけではない思いや気持ちを伝える方がベターです。

②とにかく短くまとめ、早く返信する

チャットの文章はできるだけ短くまとめましょう。長くなることで、形式的な挨拶文と同様に読みにくくなります。 例えば、メールなら「～はよいと思っております」と伝えることも、「～はよいと思います」「～はよいと思う」のように短縮していきます。相手との関係によって失礼にならない程度に。場合によっては「思う」も省略して「～はよい」で済む場合もあります。

業務の報告など、伝える情報が決まっているものは、箇条書きや体言止めなどを利用するとシンプルに短くできます。質問に対する答えも、まずは「はい」「わかりました」など短く伝えておきましょう。会話が流れてしまうと、返事をするタイミングを逃してしまいます。

③あえて「、」で終わらせて相手に待ってもらう

チャットは「流れ」を意識することが大切です。自分の話が長くなりそうなときには、あるテクニックで時間を確保することも可能です。長い文章を入力していると、その間に相手が別の話をしてしまうことも。それを防ぐため、あえて「、」で終わる短い内容を送信しておきます。「、」によって話が続くことが伝わるので、相手に待っていてもらうことができます。

逆に、トークルームで話が流れているときに、まったく違う話題を始めないというマナーも大切。ひとつのテーマで議論していたら、それがある程度収まってから別の話題を送りましょう。

④感情を伝えるとやりとりがスムーズに

メールと違って、感情を伝えやすいのもチャットの特徴です。短い文章でキツくなってしまうと感じたら「…」で終え、余韻を残すとよいでしょう。「こう思ったのですが。」より、「こう思ったのですが…。」のほうが相手に与える印象がソフトになります。

待望の案件が取れた報告には、喜びの表現も。社内であれば、顔文字を使って「キタ━(ﾟ∀ﾟ)━！」と表現することもできます。「おめでとう！」といったカジュアルなお祝いは即座に伝えるとよいでしょう。また、チャットであればスタンプやリアクションといった独自の機能をを活用してさらにカジュアルにやり取りができ、こちらの反応をすばやく相手に伝えられるので、コミュニケーションがしやすくなります。

メールと違うチャットの特徴を踏まえて、効果的な文章を使えば、ビジネスがますます効率化できることでしょう。

まとめ

チャットは、テキストベースのコミュニケーションツールであるが故に、「メールのままで良いのではないか」と感じる方もいるかもしれません。しかし、リアルタイム性が高く、タスク管理など業務に役立つ機能も利用できる点においてはメールより優れていると言えます。

テレワークの推進やコミュニケーションコストの削減を目指していくのであれば、導入を検討していくことをおすすめします。ちなみにビジネスチャットツール『DiSCUS（ディスカス）』は、日本製で高いセキュリティを誇っています。

本当に必要な機能だけに絞り込んでいるため、シンプルで使いやすく、説明書を読まなくても感覚的に操作できるのが特徴です。機能や期間の制限なく使える無料トライアルも実施中です。申し込みは最短1分で完了します。チャットツールを体験してみたい方は、この機会に申し込んでみてください。

＞無料で『DiSCUS（ディスカス）』を使ってみる