RPAガバナンス構築の際のポイントや注意点を紹介

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入は、業務効率化や生産性の向上に大きく貢献します。しかし、その効果を最大化するには、適切なガバナンスの構築が欠かせません。ガバナンスが不十分だと、セキュリティリスクや運用トラブルを招き、RPA本来の効果を発揮できないおそれがあります。

本記事では、RPAガバナンスの概要と構築のポイント、リスク事例、導入支援の選び方について詳しく解説します。RPAの導入・運用を検討する際の参考にしていただければ幸いです。

RPAガバナンスとは

RPAガバナンスとは、RPAの導入・運用を適切に管理・統制するためのルールや体制のことです。効果を最大化し、リスクを抑えるためにも、ガバナンスは欠かせません。では、なぜRPAにガバナンスが必要なのか、具体的にどのような取り組みがあるのかを見ていきましょう。

RPAガバナンスが重要な理由

RPAは効率化やコスト削減に効果的ですが、ガバナンスが不十分だと様々なリスクが生じます。たとえば、適切な権限管理がされていないと情報漏洩のリスクが高まり、ロボットの誤作動や停止が業務を妨げる場合もあります。

また、法令違反や社内ルールの逸脱といったコンプライアンス面の問題も見逃せません。こうしたリスクを回避し、RPAの効果を継続的に引き出すには、開発・運用・管理に関するルールを整備し、構築のためのガイドラインをもとに、全社で徹底するガバナンス体制が不可欠です。

RPAガバナンスの一例

ある大手製造業では、RPA導入に際し、以下のようなガバナンス体制を整備しました。

業務選定基準の策定	RPAに適した業務を明確に定義し、適用範囲を限定
開発・運用プロセスの標準化	開発手順や運用ルールを文書化し、全社で共有
セキュリティ対策の強化	アクセス権限の管理やログの取得・監視を徹底
責任体制の明確化	RPAの導入・運用に関する責任者を明確にし、迅速な意思決定を可能に

このようなガバナンス体制により、RPAの効果を最大限に引き出し、リスクを最小限に抑えられます。

RPAガバナンスを構築するためのポイント

RPAを安全かつ効果的に運用するには、単にツールを導入するだけでなく、継続的に管理・改善できるガバナンス体制の整備が不可欠です。

では、具体的にどのような点に留意すべきなのでしょうか？ここからは、RPAガバナンスを構築するうえで押さえておきたい重要なポイントをご紹介します。

ポイント①：目的と目標の明確化

RPAガバナンスを構築する第一歩は「なぜRPAを導入するのか」という目的をはっきりさせることです。たとえば「作業時間の短縮」「人為的ミスの削減」「コストの圧縮」など、目指す成果を具体的に言語化することで、自動化すべき業務の選定や優先順位の判断がしやすくなります。

あわせて、目標の達成度を測るためのKPIを設定しておくと、RPAの導入効果を客観的に評価できます。定期的にKPIを確認しながら、導入目的と照らして効果を見直し、必要に応じて改善を重ねていきましょう。

ポイント②：業務選定基準の策定

RPAを効果的に活用するには、自動化すべき業務を見極めるための選定基準を明確にしておくことが重要です。一般的にRPAに適している業務の特徴は、以下の通りです。

• ・定型的な入力作業
• ・同じ手順を繰り返す処理
• ・ルールに従った判別作業
• ・Excel操作や社内システムへのデータ登録
• ・レポートの定期出力

一方で、人の判断が必要な業務や、例外対応が多い業務は自動化に向いていません。

こうした作業に無理にRPAを適用すると、ミスや停止の原因となり、かえって非効率になるケースもあるため注意が必要です。まずは業務の棚卸しを行い、各作業の内容・頻度・難易度を整理したうえで、RPAの適用可否を評価していきましょう。明確な基準をもとに判断することで、導入効果を最大化できます。

ポイント③：開発・運用プロセスの標準化

RPAを継続的に活用していくには、開発から運用に至るまでのプロセスを標準化し、社内で共通のルールとして定着させることが重要です。標準化が進んでいないと、担当者ごとにやり方や品質が異なり、ロボットのトラブルや保守作業の属人化を招きかねません。

たとえば、開発手順や命名ルール、ファイル構成、テストの進め方などをあらかじめ定めておけば、誰が開発しても一定の品質を保てるようになります。

また、変更履歴の記録やバージョン管理といった運用ルールも整えておくことで、ロボットの挙動がブラックボックス化するのを防ぎ、トラブル時の対応もスムーズになります。こうした体制を整えるうえでは、UiPathのようにテンプレート機能や運用管理の仕組みが充実したRPAツールを活用するのも効果的です。ツールとルールの両輪でガバナンスを強化することで、属人化を避け、再現性のあるRPA運用を実現できるでしょう。

ポイント④：セキュリティ対策と責任体制の明確化

RPAは社内システムや機密情報に直接アクセスするため、セキュリティ面での配慮が不可欠です。ロボットごとのアクセス権限の制御や、実行ログの取得・監視体制の整備・外部からの不正アクセスを防ぐ仕組みなどを設計しておくことで、情報漏洩や誤作動によるリスクを大幅に軽減できます。

加えて、ロボットの管理が属人化しないよう、導入から運用・保守までの各工程で「誰が・何を担当するのか」を明確化することも重要です。万が一のトラブル時にも、責任の所在がはっきりしていれば、迅速かつ適切な対応が可能になります。

セキュリティ対策と責任体制は、RPAを「安全に継続運用できる仕組み」として根付かせるための土台といえるでしょう。

RPAガバナンスがない場合のリスク

RPAガバナンスが不十分なまま運用を続けると、情報漏洩や運用トラブルなど、様々なリスクを招くおそれがあります。こうした事態を防ぐには、あらかじめルールや体制を整えておくことが重要です。

ここからは、具体的にどのようなリスクがあるのかを見ていきましょう。

リスク①：セキュリティリスクの増大

RPAは業務システムや機密情報に直接アクセスするため、セキュリティ対策が不十分なまま運用を続けると、大きなリスクにつながります。たとえば、ロボットに過剰な権限を与えたり、アクセスログの取得や監視を行っていなかったりすると、不正アクセスや情報漏洩が発生しても気づけません。

さらに、パスワード管理が適切でない場合、第三者による不正利用のリスクも高まります。これらを防ぐには、アクセス権限の最小化、操作ログの記録と監視、定期的なセキュリティチェックの実施といった基本対策を徹底することが不可欠です。

リスク②：運用トラブルの発生

安定したRPA運用を実現するには、業務の変化に柔軟に対応できるガバナンス体制が欠かせません。ガバナンスが不十分なまま運用を続けると、ロボットの誤作動や停止などのトラブルが発生しやすくなります。

たとえば、業務内容が変わってもロボットの設定が更新されていない場合、誤った処理が実行されるおそれがあります。こうしたリスクを回避するには、設定変更ルールの明文化・エラー対応フローの整備・定期メンテナンスの実施といった、基本体制の構築が重要です。

リスク③： 業務のブラックボックス化

RPAを導入すると、業務の一部が人の手を離れて自動化されるため「ブラックボックス化」するリスクがあります。特に、ロボットの処理手順やエラー発生時の対応方法が文書化されていない場合、属人化やトラブル時の混乱を招くおそれがあります。

たとえば、開発担当者が異動や退職した後に、処理の流れを誰も説明できないといったケースは珍しくありません。また、ロボットが何らかの理由で停止した際に、処理の中身が分からないと、原因の特定や復旧に大きな時間を要することにもなります。ロボットの処理内容や運用ルールの可視化、関連ドキュメントの整備を徹底し、誰でも業務内容を把握できる状態を保つことが重要です。

リスク④：導入効果が得られず、コストだけが増大するリスク

RPAの導入効果を最大化するには、対象業務の選定や導入目的の明確化が不可欠です。これらが不十分なまま進めてしまうと、期待した成果が得られず、コストばかりがかさむ結果になりかねません。すべての業務が自動化に適しているわけではなく、ルールが明確で繰り返し処理も多い業務に限定する必要があります。

また、導入の目的やKPIが曖昧だと、効果を正しく評価できず、改善につなげることも難しくなります。こうしたリスクを避けるためにも、まずは業務の棚卸しを行い、導入の狙いや適用範囲を明確にしておきましょう。って年間2,000時間以上の業務効率化を実現しました。さらに、今後稼働を予定しているロボットを含めると、年間約4,700時間の業務時間削減が見込まれています。

RPAを導入するなら『おじどうさん』

RPAを導入・運用して効果を上げるには、使いやすく、サポート体制が整ったツールの選定が欠かせません。そこでおすすめしたいのが、ブルーテック株式会社が提供する国産RPAツール『おじどうさん』です。

『おじどうさん』はプログラミング不要で、導入支援や運用サポートがライセンスに含まれているため、初めてRPAを導入する企業でも安心して導入できます。さらに、安定したロボット動作と高いコストパフォーマンスを両立しており、「まずは小さく始めたい」「現場主導で運用したい」というニーズにも柔軟に応えられます。

RPAを単なるツール導入で終わらせず、組織内で価値ある仕組みへ育てていくためにも、『おじどうさん』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

おじどうさんの詳細はこちら をご確認ください

まとめ

本記事では、RPAガバナンスの基本や構築のポイント、ガバナンス不在による主なリスクについて解説してきました。RPAを単なる業務自動化ツールとして捉えるのではなく、「いかに安全に、継続的に、全社的に活用していけるか」という視点が、今後ますます重要になります。現場任せにせず、組織全体で目的と責任を共有し、仕組みとして運用していくことが、RPAを「資産」として活かす第一歩です。

RPA導入を検討中の方は、ツールの比較だけでなく「どう運用していくか」という視点も含めて、今一度体制や運用方法を見直してみてはいかがでしょうか。