林様　一番のきっかけは、営業部で受注入力業務の負担が大きくなっていたことです。当時は取引先から届く紙の注文書を、担当者が手作業で生産管理システムへ入力していました。さらにミスを防ぐため、入力者とは別の人が確認する「2名体制でのダブルチェック」を行っており、このプロセス全体に大きな時間と工数がかかっていました。

入力作業そのものの量も多く、特定の担当者しか対応できない属人化も課題でした。生産管理の工程で遅れやミスが発生すると、その後のすべての工程に影響が及んでしまいます。業務量が増加するなかで、精度の高い作業がより一層求められるようになり、早急な改善が必要な状況でした。

実は以前から、私自身がマクロやスクリプトを書いて社内の自動化を進めてはいたんです。しかし、その方法だとどうしても作成や修正、メンテナンスが特定の人に依存してしまいます。そこで「業務の属人化を解消すること」と「現場主導で効率的に自動化を進められる環境を作ること」を目指し、RPAの導入へと踏み切りました。

林様　最初に自動化したのは、導入のきっかけにもなった営業部の受注入力業務です。取引先から届いた注文書をAI-OCRでデータ化し、そのデータをもとに『おじどうさん』が生産管理システムへ入力するフローを構築しました。これにより、従来行っていた「2名の人間によるダブルチェック」から、「システムと1名の人間によるダブルチェック」へと移行できています。実際の処理は昼休みなどの空き時間にあらかじめ実行しておき、後から結果を確認する形で効率的に運用しています。

こうして営業部で2アカウントを運用していたところ、他部署からも「使ってみたい」と声がかかるようになりました。

たとえば生産管理課の場合、山田さんの上司の方にRPAの取り組みを説明したり、上長報告の場にご同席いただいたりする機会があり、興味を持っていただいていたんです。そこで、営業部が使っていない時間帯に導入済みの端末を貸し出し、「まずは山田さんが実際にシナリオを作れるか試してみよう」とスモールスタートで触ってもらいました。結果、問題なく運用できることが確認できたため、スムーズに追加導入へと進めました。

この「空いている端末を借りて作成から実行まで事前テストする」というステップは、非常に効果的だったと感じています。他部署へ横展開する際も、ライセンスを追加した初日にはすでに実用的なシナリオが完成している状態を作れましたから。

教育面については、私がマンツーマンでレクチャーを行いました。細かいコマンド操作よりも、「業務手順書をどのようにRPAの処理フローへ落とし込むか」という考え方の順序に重点を置き、1回30分ほどのレクチャーを数回実施した程度です。実際、山田さんに教えたのは最初の1〜2本のシナリオ作成くらいで、あとは自走して作成できるようになりました。

山田様　私たちの部署では、営業部が『おじどうさん』で登録してくれた受注情報をもとに、出荷日や作業開始日を設定し、生産管理システムへ登録・プリントアウトする業務で活用しています。

具体的には、納品期日に合わせて製造開始日を逆算して決定するのですが、会社行事や祝日がある日は製造ラインを動かせないため、スケジュールを1日前倒しにするなどの調整が必要です。しかし、既存の生産管理システムの標準機能だけではそこまでやりきれないところがあり、最終的には手動で日付を修正して再登録しなければなりませんでした。

これまでは、この計算を完全に「人の手と目」で行っていたんです。毎年配布される紙の社内カレンダーを指で指し示しながら、「この日は祝日だから外す」「ここは会社行事が入っている」とカレンダーを1日ずつさかのぼり、稼働日を数えて判定していました。これを生産管理の担当者が目視で一つひとつ処理していたため、かなりの手間がかかっていたのです。

現在は、まず『おじどうさん』が生産管理システムから日付データを取得してExcelへ転記します。すると、あらかじめ作成した社内カレンダーが組み込まれたExcelブックが、関数を使って「正解の出荷日と作業開始日」を自動演算して返してくれます。その結果をもとに、『おじどうさん』がシステムの修正要否を判断し、必要に応じて自動で再登録までを行ってくれる仕組みです。

会社行事は基本的に毎年決まっていますが、カレンダー作成後に急遽予定が入ったり、大掃除などで「この日は半日稼働にするため生産量を減らす」といったイレギュラーが発生することもあります。そうした変動にも柔軟に対応できるよう、Excel側で制御できるようにしています。

このほかにも、生産管理システムの実績データをExcelへ転記する作業や、同じ部署内にある購買部門からの依頼で作った「処理外注への発注データ作成」などにも活用しています。

どれも「Excelで計算・加工し、前後のフローは『おじどうさん』が動かす」という設計で作成しています。特に実績データの入力などは、今ではほぼ「おじどうさん」に任せきりですね。

山田様　生産管理課で構築したシナリオがすべて稼働した場合、削減できる作業時間は月約140時間にのぼります。

特に大きかったのは、従来「2名体制」で行っていた受注入力と確認のプロセスを、「RPAと人間によるダブルチェック」へと移行できた点です。これにより実質1名分のリソースが浮き、その時間をより付加価値の高い業務に注力できるようになっています。ヒューマンエラーもかなり削減できたので、手数だけでなく心理的な負担も軽減されましたね。もちろん、最終確認は必ず人の目で行う前提で運用していますが、精神的な安心感は段違いです。

さらに副次的な効果として、「エラーの原因究明」が非常にスムーズになりました。入力用データを一度保存してからRPAを実行するフローにしているため、万が一ミスが発生した場合でも、「元データの誤りなのか」「RPAの処理ミスなのか」「人のチェック漏れなのか」を明確に切り分けることができ、迅速なトラブル対応が可能になっています。

林様　いまの140時間は端末の都合でまだ実行の予定に組み込めていないシナリオも含まれています。ただ、営業部や技術部門でも削減できている時間がありますので、全社で合わせれば、同じか、それ以上のインパクトにはなっているはずです。

導入前を思い返すと、一番最後まで頭を悩ませたのは「導入コストに見合うだけの削減効果（ROI）を本当に出せるのか」という点でした。2台で月8万円というコストに対して、それを相殺できるだけの実績を上げられるのか、と。しかし結果としては、導入からわずか1ヶ月前後でコストを相殺できるほどの効果が得られ、非常に満足しています。

山田様　林さんからのアドバイスもあり、「人の手で行う作業はRPAに、データを見て判断・計算する部分はExcelに」という役割分担を徹底しています。分かりやすく例えるなら、Excelが“頭脳”で、RPAは“手足”というイメージですね。この分業によって、一見すると「人間の判断が必要だから自動化は難しい」と思われるような複雑な業務にまで、自動化の範囲を広げることができました。

林様　具体的には、『おじどうさん』には「画面の切り替え」や「データの入力・抽出」といった作業の制御に専念させています。一方で、値の計算やロジックなどの複雑な処理は、Excel関数やスクリプト側に任せる設計にしました。プログラミングで言う「単一責任の原則（ひとつの機能にひとつの役割だけを持たせる考え方）」をRPAの設計に適用した形ですが、これが非常にうまくいきましたね。

この設計思想に至った理由は大きく2つあります。

1点目は、「処理の安定性」です。複雑なロジックや演算までRPA側に無理に組み込んでしまうと、予期せぬエラーで処理が停止してしまうリスクが高まります。

2点目は、「運用・保守のしやすさ（メンテナンス性）」です。業務上の判断基準や数値ルールは、その時の都合で頻繁に変更されます。変更が発生した際、修正対象が使い慣れたExcelであれば、設定値を書き換えるだけで済みますので、特別なレクチャーをしなくても現場の誰もが対応できます。

これがもしRPAのシナリオ側にあると、「どこをどう修正すればいいのか分からない」「誤ってシナリオを壊してしまうかもしれない」という心理的ハードルが生まれてしまいますから、変更が予想される要素はできる限りExcel側に集約させているのです。

先ほどお話しした社内カレンダーの運用も同様で、年が変わってカレンダーデータが更新される際も、『おじどうさん』側は一切触らず、Excelの元フォーマットを更新するだけで完了します。余計な手間もかからず、仕組みを壊してしまうリスクもありません。

林様　プログラミング未経験者が最初につまずくような専門知識が、『おじどうさん』には一切要らない点ですね。一般的なツールやプログラミングだと、データを扱う際に専門的なルールを意識する必要があり、初心者には非常にわかりづらい部分でした。

『おじどうさん』にはそうした複雑さがないため、最初に作るときのハードルがとにかく低いんです。用意されているコマンド数も、いい意味で絞り込まれています。機能やコマンドが多ければ高度な処理は組めますが、その分学習コストが上がり、最初の段階でつまずく原因になりますから。

私個人の考えとして、「RPAはプログラマーじゃない人が使うべきツール」だと思ってます。正直なところ、私自身が開発するならプログラミング言語を直接書いたほうが早い面もあります。ただ、それでは私が対応できる限られた時間の中でしか自動化が進みません。やはり、現場の業務を誰よりも知っている担当者自身がシナリオを作り、仕様変更があった際も現場でサッと修正できる状態が理想なんです。

だからこそ、RPAにおいては「機能の豊富さ」よりも「作りやすさ」のほうが重要です。プログラミングなら1〜2行で済む処理が、RPAで4〜5行のステップになったとしても問題ありません。直感的に理解できて簡単に作れることのほうが、現場運用においては何倍も価値があります。

その点でもうひとつ重宝しているのが、コマンド群を「グループ化」してコメントを残せる機能です。グループごと一括でコピー＆ペーストできるため再利用が容易ですし、グループを折りたたんでおけば本の目次のような状態になり、全体の流れを一目で把握できます。山田さんにも導入当初には、作るときの10秒を惜しんでコメントを書かないと、後で修正するときに1〜2時間を無駄にしてしまうので、「メモは半年後の自分のためにも書いたほうが良い」と伝えていました。

山田様　私自身、まったく知識ゼロの状態からのスタートだったので、最初は「自分に使いこなせるだろうか」と大きな不安がありました。しかし、実際にパーツを組み立てていく作業は想像以上に楽しく、作成したシナリオが画面上で完璧に動いたときの達成感は格別ですね。また、3ヶ月間の丁寧な教育サポートがあったおかげで、挫折することなくいくつもの自動化シナリオを完成させることができました。

林様　現在は3部署で合計6アカウントを運用しており、今すぐシナリオを作成できる担当者が3名、勉強中のメンバーが2名という体制まで育ってきました。RPAを導入していない他部署からも「使ってみたい」と問い合わせをもらっているのですが、既存のアカウントは常に稼働している状態で、以前のように気軽な貸し出しが難しくなっています。

また、部署をまたいでアカウントを共有するとなると、部署ごとの予算配分をどうするかといった管理面の調整も必要です。これらを含め、全社へどう波及・拡大させていくかが次の検討課題ですね。

もうひとつ注力したいのが、「AIとの使い分け」です。昨今AIの進化が目覚ましく、「AIで何でもできる」と言われがちですが、私はRPAとAIは明確に役割が異なるツールだと捉えています。似ている部分はあっても、それぞれに得意・不得意がありますから、双方の強みを活かした適切な棲み分けを行い、社内での活用を深めていきたいと考えています。

山田様　Excelと連携させることで、まだまだ幅広い業務領域に応用できると感じています。具体例として現在検討しているのは、購買部門における「発注データの作成から、発注メールの自動作成・送信まで」を一気通貫で行う仕組みです。

最終的にはすべての部署において、PC上の定型・単純作業を『おじどうさん』に任せたいですね。時間の有効活用とヒューマンエラーの削減を進め、全社員が本来注力すべきコア業務へ専念できる環境を創り出していきたいです。