永野様　もともとの課題として、当社には複数の事業や部署がある中で、どの現場にも多くの定型業務が存在していました。普段は事務スタッフやパートスタッフがそうした作業を担っているのですが、不動産の仕事というのは、あらゆる業務が物件の情報ありきで進んでいくんですね。結果として、同じ物件のデータを各部署がそれぞれ別々のタイミングで手入力しているという無駄な状況が頻発していました。

まずはそこを一本化し、さらに自動化できないかと考えたのがスタートでした。

IT担当としてRPAの有用性は知っていたため、2024年頃から「何か良いものはないか」と探し始めました。そんな折、以前から名刺管理（Knowledge Suite）でお付き合いのあったブルーテックさんからタイミングよくご連絡をいただき、『おじどうさん』をご提案いただいたという経緯です。

永野様　はい、結構しましたね。業界で「RPAといえばこれ」と言われるような非常に有名なツールも含めて、3〜4社ほどお話をお聞きしました。各社のデモ画面を見せていただいたり、ご提案資料をいただいたりはしましたが、どれも当社の体制や予算規模で月額費用を払い続けるのは少し難しいと感じました。そうして複数のツールを比較していく中で、最後にお話を聞いたのが『おじどうさん』でした。

永野様　選定にあたって重視していたポイントは「操作性」と「費用面」の2点です。

1つ目の操作性については、「とにかくシンプルであること」を求めました。私自身ノーコードツールくらいしか触った経験がなかったので、難しいプログラミングなしで簡単に扱えるものがよかったんです。

2つ目の費用面は、社内の運用体制とも直結しています。当社ではRPA専任の人員を置くことができず、導入や運用に多くの時間・コストを割けません。そのため、月額費用が高額だと投資対効果を回収しにくくなってしまいます。

「難しい機能は不要なので、費用をできる限り抑えられ、誰でも簡単に扱えるツール」をずっと探していたのですが、その条件にまさにバチッと当てはまったのが『おじどうさん』でした。

永野様　月次で100〜150件以上ある物件について、アットホームのサイトを開き、SUUMOも開いて、それぞれの情報を手作業でExcelに転記していく。この作業を事務スタッフ3〜4名が毎月手分けして行っておりました。担当スタッフに聞いたところ、月70時間ほどかかっていたそうです。それが今ではほとんどなくなりました。

それに、減ったのは時間だけじゃないんですよ。手作業だと入力する人と確認する人がいて、確認する側も同じ画面を開いて「ここは10だから合っているな」と目視で追っていく二重の手間がありました。今は最初から整理されたCSVが手元にあるのでチェックもしやすく、時間短縮だけでなく作業の精度も上がっています。

永野様　この報告書の業務には、集計する人のほかにも、できあがったレポートを送る人、それを元に売主様とお話をする人と、いろんなスタッフが関わっています。その業務が1つ自動化されたことで、「RPAって結構便利なんだ」という認識が社内に一気に広がりました。担当していたスタッフからも「楽になった」という反応がありましたね。

一番の変化は、そこから「業務って自動化できるんだ」というブレイクスルーが起きたスタッフが結構いたことです。そうなると、普段自分がやっている業務の見え方が、現場一人ひとりのレベルで変わってくるんですよね。

「毎日やっているこの作業、意外と自動化できるんじゃないか、楽にできるんじゃないか」と、それぞれが考えるようになってきた実感があります。

その手段がRPAのこともあれば、最近だとAIのこともある。いずれにせよ、そういうマインドを持てるようになったのはRPA導入が大きかったなと、個人的には思っています。現場がその観点を持ってくれていると、今進めているAI推進もやりやすいですし、他のツールを入れるときもやりやすい。それが『おじどうさん』をきっかけに生まれたのは嬉しいですね。

永野様　「操作性」と「サポート」の2点ですね。

まず操作性ですが、他のRPAを触ったことがないので比較はできないものの、当初のイメージ通り「思ったより自分たちでつまずかなかった」というのが率直なところです。通常業務をしながらシナリオ構築に時間を割くのは、兼務の課題としてどうしてもありますよね。そこに引っかかってしまうと苦手意識がついて、絶対に触らなくなってしまうじゃないですか。その最初のつまずきがなかったのはすごく大きかったです。

そしてもう1つ、何か困ったことがあったときのブルーテックさんのサポートが本当に心強くて。何かあればメールですぐに回答をいただけますし、定期的に「困っていることはないですか」とお声がけいただいて、ビデオ会議で実際の画面を共有しながら一緒に解決してもらうこともあります。

それに『おじどうさん』の使い方にとどまらず、ショートカットキーの使い方や「ExcelやGoogleシートにこういう便利な機能がありますよ」といったことまで教えてくださるんです。製品の枠を越えて勉強になりますし、純粋にやり取りが楽しいですね。

つまり、『おじどうさん』は「そもそも自分たちであまりつまずかない」ことと、「万一つまずいてもすぐに答えが返ってくる」こと。この二軸があるから、今もストレスなくずっと使い続けられているんだと思います。そこがやっぱり一番おすすめできるところですね。

より高機能なツールなら、もっと広い範囲の業務をカバーできるのかもしれません。ただ、自分たちの業務にはそこまで必要なかった。中小企業で専任者もおらず、「まずは簡単なところから始めよう」という段階だと、「何ができるか」という機能面よりも、維持費だったり、「勉強しなきゃ・時間を取らなきゃ」という精神的なコストのほうが重くのしかかってくるじゃないですか。その負担がほとんどないというのが、結局『おじどうさん』の一番の魅力なんだろうなと思います。

永野様　Googleサービスとの連携・認証周りですね。当社はローカルに保存しているファイルと、Googleドライブなどクラウド上に置いているデータが同じくらいの物量があって、特に導入当時は整理ができていなかったんです。

ローカル側はエクスプローラーのファイルパスで割と参照しやすいんですけど、ドライブ側はGoogleアカウントの権限の話とかが絡んできて、いろいろ難しかったんですよね。最終的には教えていただいて解決しましたが、そこは時間がかかってしまいました。RPAにはローカルファイルしか扱えないツールもあると聞いていたので、クラウド上のデータも扱えるという時点で十分ではあるんですけど、単純に自分の知識不足もあって、設定には苦労しました。

永野様　これは当社側の話なんですけど、現場の声をどう拾うかというのが組織的な課題で、今も取り組んでいるところです。

RPAで自動化できるような定型作業を、現場のスタッフは当たり前のこととしてこなしていて、「これは私の仕事」になっているんですね。でも私たちがそれを認知さえすれば「それ、自動化できますよ」と言える業務が結構あるんです。私たちがそれを知る機会も、現場がRPAで自動化できると知る機会もないので、本当はもっと効率化できるのにできていない部分が、今もあるだろうなと思っています。

ただ、導入をきっかけに糸口が見えてきた部分でもあって、導入時に「こういうツールを入れました」と全社に周知したんですよ。そのうえで「普段の業務で自動化できそうなものがあったら言ってください」という時間をたまに取るようにしていて、そうすると「これはできませんか」と現場からの相談が上がってくるようになりました。導入当時は自分たちから探しに行っていたんですけど、今は現場からもらうほうが多いくらいです。

永野様　自分としては、最初に「コスト」と「操作性」を大事にして本当に良かったな、というのが正直な実感です。

「コスト」と「操作性」って、言い換えれば「無理なく続けられるかどうか」なんです。RPAは、導入した最初の1ヶ月と、5年10年使った後の1ヶ月とでは、コストは同じでも、そこまでに組んできたシナリオの質と数が違うので、絶対に効果が変わってきます。そこまで見据えて導入するのがすごく大事だなと思いました。

ただ当社の場合は、たまたま基準がそこにあっただけなんですよね。そのため、他社様の場合は「自社はここを大事にする」という軸を長期的な視点でしっかりと持っておくことが大切だと思います。それができれば、どんなITツールでも失敗しにくいんじゃないでしょうか。

永野様　ありがとうございました。