岩下様　実は、最初に導入したのはブルーテック社が提供していた別のRPAツールでした。ただ、そのツールは弊社の業務と少し相性が合わないところがありました。それで佐藤も含めて、ブルーテックの担当の方に「これで困っているのだけれど、どうしたらいいか」といろいろ相談しているうちに、「それなら『おじどうさん』というものがあります」と教えていただいた。それで切り替えた、という経緯です。

佐藤様　弊社の業務は、お客様ごとに異なるシステムに入っていき検索条件の設定やデータ取得などを行うので、Webブラウザ上での操作が必須です。しかし以前のツールは、そのブラウザ操作と少し相性が悪かったんです。画面の画像を目印にして動く仕組みなので、表示のタイミングで位置がずれると読めなくなってしまう。直したと思ったらまた駄目になって、シナリオの修正に何時間かけたんだろう、という状態でした。

毎日決まった時間に動かすものですから、頻繁に止まってしまうと、結局その日は人がやることになります。それでは、何のために自動化したのか分からなくなっちゃいますよね。

その点『おじどうさん』は、ブラウザ上でも安定して動いてくれます。目印がそこにあるのに見つけられない、ということがない。毎日きちんと動いてくれるので、非常に助かっています。

佐藤様　先ほど紹介した、出荷指示の確認業務ですね。毎日決まった時間にお客さまのシステムにログインし、検索条件を設定して当日の指示があるか確認する。指示があればデータをダウンロードして指定の場所に保存し、必要に応じて加工したうえで基幹システムに取り込んで報告する。指示がなければそのままログアウトし、「指示なし」と報告する。状況に応じた分岐も組み込んだシナリオです。

発送代行という業務の性質上、出荷指示の有無は必ず確認しなければなりません。指示がない日であっても先方から連絡が来るわけではないので、こちらから見に行くしかないんです。手作業だと、時間をかけて確認したのに結果は「なし」という徒労感が残る。その工数は丸ごと無駄になりますが、かといって確認を省くわけにはいきません。今はその確認作業を『おじどうさん』に任せられるようになったので大変助かっています。

もう一つ大きいのが、実績の報告です。お預かりしている商品が、その日に何点入荷して何点出荷されたのかを、お客さまへご報告する業務ですね。これも報告の中身や渡し方がお客さまごとに違うので、シナリオも一社ずつ別に作っています。あるお客さまの例ですと、まず基幹システムで当日の数を確認し、配送会社のサイトの送り状枚数と照合する。次にお客さまへの報告用、システム取込用、確認用と3種類のデータを作り、その数字がすべて一致しているかを確かめます。そこまで合っていれば、お客さまのシステムに当日の在庫データを取り込んで、結果をスクリーンショットで撮ってチャットに送る。ここまでで完了です。数字が合わなければ、無理に進めずそこで止めて報告し、続きは人が引き取っています。

佐藤様　前提として、シナリオを動かすパソコンは1台をRPA専用にしていて、そこで日次と月次のシナリオを順番に走らせています。ですので、そのパソコンの様子をどう共有するかが工夫のしどころでした。

そこで大きかったのは、チャットツールとの連携ですね。Discordを使っているのですが、案件ごとにチャンネルを分けておいて、エラーが起きるとメンション付きで該当のチャンネルにメッセージが届くようにしています。チャンネルが分かれている分、どこで何が起きたのかが一目で分かります。

通知には、「今どこで止まっているか」だけでなく「次に何をしてほしいか」まで載せるようにしています。例えば、「最初からシナリオを実行しなおしてほしい」と伝われば、私がいなくても他の人が対応できますから。手の打ちようがない場所で止まったときは、「ここまでは終わっているので、続きから手作業でお願いします」と知らせるようにしています。

もう一つが、シナリオが動いている画面そのものを、Discordのビデオ通話でずっと配信していることです。専用のパソコンなので、映しっぱなしにしても支障がありません。私は事務所を行き来していることが多く、席にいないことが多いんです。それでも「向こうで止まりましたよ」と連絡が来たときに、Discordを見れば「ああ、あそこか」とすぐ分かる。離れた場所からでも状況を見て判断できます。

そして、最後にシナリオの実行スケジュールの共有です。週に1回、月曜の朝9時に、その週の実行予定を自動でお知らせしてもらっています。週によって動くシナリオは変わりますから、これを見れば次にどのシナリオが始まるかが、誰にでも分かるようになりました。

岩下様　Discord自体は、『おじどうさん』が入る前からもともと社内で使っていたんです。営業所をまたいで仕事をする以上、拠点間をつなぐツールが必要でしたから。あるものをうまく使っている、という感じですね。

佐藤様　メールに投げても他のメールに埋もれてしまいますし、後から確認しづらいんですよね。チャットなら、何が動いているのかを一元的に見られますし、グループや権限の設定もしやすいので。ただ、個人情報だけは扱わないように気をつけています。

岩下様　当初の目標は、もう果たせたと思っています。事務連携支援室内の業務を効率化・自動化しようというもので、昨年ごろには達成できたと確信しています。

ただ、7つある営業所それぞれの事務効率は、まだ上げられていないところもあります。各営業所で苦労しながらやっているところがあって、それをRPAにつなぎきれていない。そこも視野に入れながら、自動化したほうがいいものは自動化していきたいですね。

もう少し具体的に言うと、業務領域の拡大です。事務処理にかかっていた時間が減った分で、これまで手が回らなかった仕事や、お断りせざるを得なかった仕事をお受けできるようになる。そうなっていけるといいなと思います。

佐藤様　広げていくには、シナリオを扱える人を増やしたいですね。作るだけでなく、止まったときに中身を読んで直せる人が必要なので。今は私1人に頼っている状態で、正直、休みづらいところもあります。適性もあるので無理に押しつけたくはないです。

岩下様　特別に高度なものを作っているわけではないので、ある程度まとまった時間を取って集中できる環境さえあれば、できる人は出てくるのではないかと思います。

齊藤様　会社としての目線でいえば、負荷がかかる仕事が減ること自体は、もちろんいいことです。ただ、そこをゴールにしてしまうと、もったいないとも思っていて。今まさに岩下が言ったように、空いた時間で何をするのか。そこまで描けて、初めてRPAを導入した意味が出てくるのだと思います。

私がこの先に期待してることは、大きく3つあります。まず社内のメンバーに対して。作業の負荷が減り、間違えられないという気持ちの負担も減れば、もっと前向きに仕事に向かえるようになる。次にお客様に対して。今までよりも正確に、多く、早く、業務をお受けできるようになる。そしてこの2つができて初めて、会社として次に手を伸ばせるようになります。時間の面でも、人手の面でも、技術の面でも、これまでできなかったことに新しく挑戦できる。そこまでいって、ようやく弊社の価値が上がったと言えるのだと思います。

現場が生んでくれた時間を、お客様への価値にどう変えていくか。そこを考えるのが、経営を預かる私の課題だと思っています。

岩下様　いきなり全部の業務を自動化しようとするのは難しいと思います。ですので導入前に、「ここの部分だけは楽にしたいよね」という業務を1つ決めておいて、その業務を自動化することを最初の目標にしてみる。それがいいのではないでしょうか。目標がはっきりしていれば進めやすいですし、始めるハードルも下がります。

我々もそうでした。まず1つの業務を軽くしてみる。それで実際に楽になると「やったね」と手応えがありますから、じゃあ次はこれをやってみようか、と進んでいけると思います。

佐藤様　毎日毎日同じことをやらなければならないと思うと、非常に気が重いんです。そういう作業がなくなったときに何をするかを、あらかじめ用意しておくといいと思います。空いた時間で電話対応に集中できるね、とか。

仕事ばかりしていると、同僚とのコミュニケーションも取れなくなってきますし、怖い顔にもなってきます（笑）。そういうものを手放して、突発的な「お届け先の変更をお願いします」といった依頼にすぐ対応して現場に渡せれば、現場の効率も良くなります。

そうやって手が空くと、次のシナリオを作る時間も生まれてくるんです。1つ作れば1つ楽になって、その分また次を作れる。いい循環になっていきます。

齊藤様　まずは小さく始めるのがいいのだと思います。おじどうさんも含めて、RPAは以前ほど高いものではなくなっていますから、会社として気軽に試せるコスト感になってきている。まず1つの部署で始めてみて、いけそうなら社内に広げていけばいい。

私の立場で言うと、「RPAを本格導入して、100％そちらに移行する」と決めて導入した訳ではありません。まずはどこまでできるかを見て、「ダメだったらやめようか」くらいの感覚でした。結果的に、十分効率化できるね、社内に横展開できそうだね、となったので今も使わせていただいています。

ですので、失敗覚悟でやってみてもいいのではないでしょうか。当然、人間は楽になれば嬉しいので、「いいね」と自然に広まっていくと思います。「ダメならやめよう」くらいの感覚でやってみると、案外できることが多いのではないでしょうか。

齊藤様・岩下様・佐藤様　ありがとうございました。