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タスク管理におすすめのツール・アプリ12選|導入するメリットや選ぶ際のポイントも解説

タスク管理におすすめのツール・アプリ12選|導入するメリットや選ぶ際のポイントも解説

仕事を抱え込んだ結果、何から手を付けてよいかわからずに業務が滞ってしまった経験はありませんか。業務を効率よく進めたり、プロジェクトを成功させたりするうえでは、タスク管理が必要です。

特に、複数人で1つのプロジェクトを手分けすると、お互いの進捗状況や残りの業務量を把握するのが難しい場合があります。こういった場合には、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

そこで、この記事では、仕事効率を上げるためにおすすめなタスク管理ツールを紹介します。また、無料で使えるツールや導入するメリット、ツールを選ぶ際のポイントについても触れています。業務可視化のためのタスク管理を徹底していきたい方は参考にしてみてください。

タスク管理とは?

すぐに取り掛かれるように細かく分けた作業をタスク、タスクの把握・整理・実行する過程をタスク管理と呼びます。業務を効率化したりプロジェクトを成功させたりするためには、タスクの進捗状況や優先順位、業務量などを管理することが大切です。

例えば、タスクの洗い出し、期日の確認、いつまでに何を終わらせるのかのスケジューリング、進捗状況の確認をすることで、タスクのやり漏れをなくすことができます。タスク管理がうまくいかない場合やタスク管理に費やす時間を短縮したい方は、ツールの導入がおすすめです。

ツール以外にタスクをうまく管理する方法が知りたいならば、以下の記事でタスク管理をうまくいくポイントを解説していますので参考にしてみてください。

プロジェクト管理との違い

タスク管理と似た言葉にプロジェクト管理という言葉があります。タスクとプロジェクトの違いは以下の通りです。

タスクプロジェクトを進めるための1つの作業
プロジェクト複数のタスクをこなすことで1つの目標達成を目指すもの

例えば、CRMツールの導入により営業活動の効率化を目指すプロジェクトがあったとしましょう。

  • ・プロジェクトメンバーの選定
  • ・プロジェクトの方針や目的の決定
  • ・CRMツールの選定
  • ・テスト導入の期間や時期の決定
  • ・効果測定の項目の決定
  • ・CRMツールの操作マニュアル作成
  • ・社員研修の実施

これら1つひとつがタスクです。これらのタスクは、CRMの導入による営業活動の効率化というプロジェクト達成のために、必要な作業になっているのがわかるでしょう。

そして、これらのプロジェクトやタスクをスムーズに遂行するため、期日や誰がどういった方法で行うのか、について決めて行動していくのがプロジェクト管理・タスク管理です。タスク管理とプロジェクト管理では、裁量権を持っている方が違います。タスク管理は、担当するチームメンバー個人に裁量が任されていることがほとんどです。

しかし、プロジェクト管理はチームリーダーが、振り分けたタスクの進捗や業務量の裁量を管理します。全員の仕事状況を知っていることで人事評価に対する不満を抱く人が減ったりといった効果も得られるでしょう。

タスク管理ツールでできることや必要な機能

タスク管理ツールでできる機能は以下の通りです。

  • ・プロジェクト管理
  • ・ToDoリストの作成
  • ・レポート機能
  • ・ガントチャート
  • ・コメント
  • ・ファイル添付
  • ・詳細情報の記入
  • ・検索機能

それぞれ、タスクを管理するうえで必要な機能です。どんな機能か解説しますので、業務がどう変わるのか考えながら読んでいただけると幸いです。

プロジェクト管理

プロジェクトごとにタスクが管理できる機能です。業務に参加する人を追加したり削除したりできます。プロジェクトに参加する人だけに情報共有できるようになり、情報伝達の効率が上がります。

ToDoリストの作成

やるべきタスクを可視化する機能です。チームや個々にタスクを一覧で表示できるので、担当者をすぐに調べることも可能です。

レポート機能

すでに完了したタスクについて、かかった時間やコストなどを記録に残す機能です。どの業務にコストや時間がかかっているかを把握することで、業務効率アップで何をすればいいのかが明確になります。

ガントチャート

ガントチャートは、作業内容を縦軸、時間を横軸にしてタスクのスケジュール感をわかりやすく表示したものです。一目で業務の進捗状況がわかり、リアルタイムで共有できるので話し合いの手間もなく、スムーズにプロジェクトを遂行できます。

コメントの管理

タスクにコメントを残す機能です。進捗状況や補足事項、上司からのフィードバックを共有するのに役立つでしょう。コメントは全体や特定の人向けに送信できるので、状況によって使い分けが可能です。

ファイル添付

会議資料や情報などのドキュメントファイルや画像などを添付できる機能です。タスクの手順書などのタスク遂行に役に立つ情報を共有すれば、あまり慣れていないタスクを実行する人がいる時でも、コミュニケーションコストを最低限に抑えられます。

詳細情報の記入

タスクに詳細な情報を記入する機能です。期日や担当者、ラベルなどの情報を記入し、タスクについて皆がわかりやすい形で共有できます。

検索機能

ツールに登録されたタスクの検索ができる機能です。過去に完了したものから現在進行中のものまで検索できます。タスクが膨大になった時でもすぐに目当てのタスクを見つけられます。

また、過去のタスクの進め方を参考にして、これからのタスクのスケジュール感などを決めたい時などにも役立ちます。

タスク管理におすすめのツール10選

この章では、タスク管理におすすめなツールを10個紹介します。

  • ・eセールスマネージャー
  • ・Redmine
  • ・Jira
  • ・Backlog
  • ・TASKWORLD
  • ・Asana
  • ・Jot
  • ・Brabio!
  • ・Trello
  • ・Wrike

また、下記記事でプロジェクト管理におすすめなツールも紹介していますので、導入の参考にしてみてください。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、営業部門のタスク管理におすすめなツールです。「見せる化」「超速情報共有」によって無駄を省くことができます。

【スタンダート】

料金月額11,000円/人
機能顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュール、TODO管理、日報週報、月間行動予定、
案件管理、商談登録

【ナレッジシェア(閲覧のみ)】

料金月額6,000円/人
機能顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュールTODO管理、日報週報、月間行動予定

【スケジュールシェア(閲覧のみ)】

料金月額3,000円/人
機能顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュール、TODO管理

Redmine

Redmineは、課題やタスクを登録することでプロジェクトの進捗を把握しやすくなります。ガントチャートやチケットパネルで仕事の見える化が可能です。

【スタンダード】

料金11,000円
機能ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境容量200GB、ユーザー数1000、IPアドレス100個

【ミディアム】

料金15,400円
機能ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境容量400GB、ユーザー数、1000、IPアドレス100個

【エンタープライズ】

料金30,800円
機能ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境容量800G、Bユーザー数2000、IPアドレス200個

Jira

開発やエンジニアのタスク管理におすすめなツールがJiraです。本来エンジニア向けではありますが、多機能で便利なためそのほかの業種にも活用できるでしょう。

【Standard】

料金11,770円〜(ユーザー数により変動)
機能タスク管理、課題管理、インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、
情報共有セキュリティ&アイデンティティ管理

【Premium】

料金22,990円(ユーザー数により変動)
機能タスク管理、課題管理、インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、
情報共有セキュリティ&アイデンティティ管理、Gitコード管理

【Enterprise】

料金問い合わせ
機能インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、情報共有

Backlog

Backlogは開発者向けに、国内で製造されたツールです。ユーザーが無制限で利用できることと多機能な点で人気が高く、業界を問わず導入されています。

【スタンダード】

料金月額17,600円
機能ガントチャート、カンバンボード、ファイル共有、Wiki、バーンダウンチャート、
Git / Subversion親子課題、課題ごとのコメント、お知らせ機能、モバイルアプリ、IPアドレス制限、
2段階認証

【プレミアム】

料金月額29,700円
機能同上

【プラチナ】

料金月額82,500円
機能同上

TASKWORLD

TASKWORLDは、高度チャット機能やファイルの共有などチームでプロジェクト管理をするときにおすすめなツールです。チームのコミュニケーションが円滑に進みます。

【プレミアム】

料金880円
機能プロジェクト作成、テーブル表示、サブタスク、プロジェクト分析、プロジェクトテンプレート、
プライベートプロジェクト概要、ダッシュボード、ワークロードレポート

【ビジネス】

料金1,650円
機能タイムラインビュー(ガント)、カレンダー表示、タスクの依存関係、
カスタムフィールドオートメーション、複数のプロジェクト内のタスク

【エンタープライズ】

料金問い合わせ
機能SAML 2.0 シングル サインオン、VPC / オンプレミスカスタムオンボーディング、高度な管理コンソール

Asana

Asanaはタスク管理に必要な機能を複数搭載しています。機能が充実していますが、誰でも直感的に操作が可能なツールです。

【Personal】

料金0円
機能無制限のタスク、無制限のプロジェクト、無制限のメッセージ、無制限のアクティビティログ、
無制限のファイルストレージ、無制限の担当者と期限プロジェクトのリストビュー、
プロジェクトのボードビュー、カレンダービュー、基本的な検索条件ステータス、
更新iOS と Android のアプリ

【Starter】

料金1,475円
機能Personalの機能に加えてタイムラインビュー、ガントビュー、Asana Intelligenceワークフロービルダー、
プロジェクトダッシュボード、高度な検索、グローバルカスタムフィールド、
フォームオートメーション実行回数上限 250 回 /月、
開始日と開始時間カスタムプロジェクトテンプレート、
管理者コンソール、非公開チームとプロジェクト無制限の無料ゲスト

【Advanced】

料金3,300円
機能Personalの機能に加えてゴール20 件のポートフォリオ、Asana Intelligence新機能、
ワークロードオートメーション実行回数上限 25,000 回 /月、
フォームのブランチおよびカスタマイズ承認、校正カスタムフィールドのロック、高度なレポート機能、
タイムトラッキング、強化されたセキュリティ機能

Jooto

カンバン方式でタスク管理ができ、シンプルな操作とデザインが魅力です。ただし、カンバン方式のため、他のツールに比べて複雑な情報入力ができないことに注意してください。

【スダンダードプラン】

料金417円
機能プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数1名〜、ストレージ5GB×人数、アップロード制限300MB、
外部連携CSV,API

【エンタープライズプラン】

料金980円
機能プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数1名〜、ストレージ10GB×人数、アップロード制限1GB、
外部連携CSV,APISSO,IP制限,添付禁止サービス品質保証

【タスクDXプラン】

料金問い合わせ
機能プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数無制限、ストレージ2TB、アップロード制限1GB、
外部連携CSV,APISSO,IP制限,添付禁止サービス品質保証専任担当による導入・活用支援

Brabio!

タスク管理のなかでも、ガントチャートの作成がメイン機能として搭載されているツールです。5人までが無料で使えて、人数によってアップグレードできます。

【エントリープラン】

料金3,300円〜/人
機能ToDoリスト作成、ガントチャート管理、コメント管理、ファイル添付、レポート作成

【ミッドレンジプラン】

料金33,000円/人
機能同上

【エンタープライズプラン】

料金問い合わせ
機能同上

Trello

タスク管理のなかでも、カンバン機能をメイン機能としているツールです。無料で利用できる機能が多いのが特徴です。

【無料プラン】

料金0円
機能カード作成、ワークスボードPower-Up、無制限のストレージ、ワークスペースでのコマンドの実行、
カスタム背景とスタンプアクティビティ、ログ担当者と期限モバイル、アプリ2 要素認証

【STANDARD】

料金$5USD
機能無料プランに加えて詳細チェックリスト、カスタムフィールドシングル、ボードゲスト検索条件の保存

【PREMIUM】

料金$10USD
機能無料プランに加えてカレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップワークスペース、
テーブルとカレンダー、ワークスペースのコマンドの実行が無制限、管理者とセキュリティの各機能、
レベルのテンプレート、コレクション閲覧者Priority、単体データのエクスポート

【ENTERPRISE】

料金$17.50USD
機能無料プランに加えて組織全体の権限公開範囲が組織のボード公開、
ボード管理、マルチボード、ゲスト添付ファイルの権限、
Power-Up の管理無料、SSO と Atlassian Access を使ったユーザープロビジョニング

Wrike

タスク管理の機能だけでなく、マネジメント管理にも役に立つツールです。世界で、20,000社、日本国内でも1,000社で導入されています。

【Free】

料金0円
機能ウェブ、デスクトップ、モバイルアプリプロジェクトおよびタスク管理、ボードビューテーブルビュー、
有効なタスク数に制限あり

【Team】

料金$9.80
機能プロジェクト数の上限なし、タスクとサブタスクの上限なし、カスタムフィールドの上限なし、
リクエストフォームの上限なし、20人のコラボレーターが無料、インタラクティブなガントチャート、
自動化カスタムワークフロー、分析ビュー、カレンダービュー、ダッシュボード、
使用事例のテンプレート、Google サインイン、外部リクエスト者とのコラボレーション、
連携とオープンAPIユーザーごとのストレージ:2 GB

【Business】

料金$24.80
機能フォルダー構造およびネストされたプロジェクト、クロスタグプロジェクト、ブループリントカスタム、
項目タイプ自動化エンジン(ひと月のユーザーごとのアクション数:200)、
AIによるリスク予測とタスクの優先順位付け、
承認およびゲスト承認ファイルとビデオの校正(30以上のファイルフォーマット)、リソース管理、
作業負荷、タイムトラッキングレポートおよび無制限のダッシュボードユーザーグループと権限、
DAMの連携およびクラウドコンテンツコネクタ、Adobe Creative Cloudの拡張機能、
ユーザーごとのストレージ:5 GB

無料で使えるタスク管理アプリ4選

いきなり有料のタスク管理アプリを使うのは抵抗がある方向けに、無料で試すことができるアプリを4つ紹介します。

  • ・Google ToDo リスト
  • ・Todoist
  • ・Any.do
  • ・Notion

Google ToDo リスト

Googleが提供している、ToDoリスト管理ツールです。Googleのアカウントがあれば、誰でも無料で利用することができます。

特徴は、GmailやGoogleカレンダーと連携できることです。シンプルな操作画面で誰でもスムーズにタスク管理ができます。また、ToDoリスト作成以外にもタスクの共有や細分化が可能です。Googleのアカウントも10分ほどで無料作成できるので、タスク管理ツールを試してみたい方は導入してみてください。

Todoist

世界で3,000万人以上がタスク管理ツールとして利用しています。タスクの追加や整理がしやすい、シンプルなデザインのツールです。

音声入力にも対応しているため、キーボード入力が苦手な方でも安心して操作できるでしょう。また、タスクを管理するうえで必要な以下の機能が備わっています。

  • ・リマインダー機能
  • ・タスクの繰り返し
  • ・タスクの共有
  • ・納期の記録や完了したタスクのチェック

Any.do

Todoistと同様に世界で3,000万人以上がタスク管理ツールとして導入しています。WindowsやMacなどの端末以外にも、iPhoneやandroidなどのスマホでも対応可能です。

リマインド機能があり、タスクの漏れを防げます。また、Any.doの有料版では、外部共有や連携がしやすいのが特徴です。チャット機能もあるため、うまく活用すれば業務が円滑に進むことでしょう。無料版を試してみて、気に入ったら有料プランに変更ができますので導入を検討してみてください。

Notion

メモ機能やデータベース管理など多彩な機能が備わっているツールです。簡単なチェックリストから詳細なToDoリストまで、業務に合わせて幅広く作成できます。

また、チームでタスクをこなす場合でも、共有しやすいのが特徴です。チームメンバーに編集権限を与えれば、それぞれが編集することができます。チームでの仕事が多い職場でおすすめのツールです。

タスク管理が上手な人材の特徴

タスク管理がうまくできないと、納期の遅れや対応漏れといったミスにつながりかねません。

ここからは、そうしたミスを防ぐために重要な「タスク管理が上手な人の特徴」を5つご紹介します。スムーズに仕事を進めるためのポイントを順に見ていきましょう。

タスクの明確化と可視化

タスク管理が上手い人は、やるべきことを頭の中だけで抱え込まず、外に出して整理するのが得意です。まず、業務を「具体的な行動レベル」まで細かく分け、ToDoリストやタスク管理ツールに記録します。

この作業によって、やるべきことの全体像がはっきりし、いつ・何を・どの順番で進めるかが明確になります。抜け漏れやムダな作業を防ぎながら集中力も高まるので、タスク管理を強化したい人は、まずはタスクを「見える化」することから始めてみましょう。

優先順位の設定が的確

効率的にタスクをこなす人は「何から取りかかるべきか」を正しく見極める力に長けています。

たとえばアイゼンハワー・マトリクスを活用して、タスクを「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」などに分類し、対応すべき順番を整理します。さらに、定期的にリストを見直し、状況の変化に応じて優先順位を柔軟に調整する姿勢も大切です。

常に最適な順序でタスクを処理すれば、ムダが減り、成果も最大化されます。

スケジュールに余裕を持たせる

タスク管理が得意な人は、予定を詰め込みすぎず、あらかじめ「バッファ(余白)」を設けてスケジュールを立てています。

そのおかげで、突発的な依頼や予定変更があっても、慌てず冷静に対応できます。所要時間だけでなく、移動や休憩といった見落としがちな時間も含めて計画を立てることで、無理のないスケジュールが実現できるでしょう。また、スケジュールに余裕があることで、仕事の質を保つだけでなく、心にもゆとりが生まれます。

適切な業務の委任(デリゲーション)

タスクをすべて自分で抱え込まず、任せるべき業務を見極めて適切に振り分けられる人は、チーム全体のタスク管理を円滑に進められます。その際は、「何を・いつまでに・どのレベルで仕上げてほしいか」を明確に伝えることが重要です。ここがあいまいだと、ミスや手戻りに繋がる恐れがあります。

また、丸投げで終わらせず適度に進捗を確認することで、相手の成長やチーム全体のやる気アップにも繋がります。業務を「任せる力」は、信頼関係を築きながらチームの生産性を高める、タスク管理の大きな武器といえるでしょう。

想定外の状況にも柔軟に対応できる

どんなに完璧なスケジュールを立てても、トラブルや急な依頼など、計画外の出来事はつきものです。こうしたイレギュラーに強い人は、状況を冷静に見極めて優先順位を素早く組み直したり、スケジュールを柔軟に調整したりする力を持っています。

また、日ごろからリスクを想定し、代替案や対応パターンを準備しておくことで、予期せぬ事態にもスムーズに対応できます。柔軟な判断力と対応力こそ、タスク管理において最も頼れるスキルのひとつです。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理は全てのタスクを洗い出すのに時間がかかったり、人と共有する際はさらに大変だったりします。そのため、タスク管理の時間を短縮するためには、タスク管理ツールを導入するのがおすすめです。

タスク管理ツールを導入することで以下のメリットが得られます。

  • ・タスクの進捗状況が整理できる
  • ・業務の効率が良くなり生産性が向上する
  • ・社内のコミュニケーションが円滑になる
  • ・タスク進行中にトラブルが起きても臨機応変に対応できる

タスクの進捗状況が整理できる

タスク管理ツールを導入すると、タスクの進捗状況が整理できます。タスク管理ツールでは、タスクを登録するとその進捗度合いが一目でわかるよう一覧表示されるからです。

この機能は特にプロジェクト単位で効果を発揮します。ツールなしの場合には、メンバーそれぞれにタスクの進捗を尋ねなければいけません。その情報をまとめ、どこが遅れているのかを確認し、人員の再配置を行うなどの微調整が必要になります。

しかし、タスク管理ツールがあれば、プロジェクトに参加しているメンバーのタスクの進捗状況が共有されているため、そういった手間はありません。リーダーを含め、メンバー全員が常に進捗状況を把握できるため、遅れているところがあれば自身がフォローに回るのも容易です。プロジェクトメンバーも常に進捗が見られているという意識から、集中してタスクに取り組めるのも魅力です。

業務の効率が良くなり生産性が向上する

タスク管理ツールを導入すると、業務効率アップにつながります。

  • ・業務の全体像がわかり適切なスケジュール管理ができる
  • ・複数のタスクがあっても抜け漏れなく実施できる
  • ・優先度の高いタスクから迷いなく取り掛かれる

これらの要因から、スムーズに業務を進められるのです。人の集中力は限られています。何か業務に取り組んでいる最中も他のやらなければいけないタスクが浮かんでくる状態だと、目の前の業務に集中できません。

その点、タスク管理ツールでタスクの全体像を把握していれば「この通りに進めれば大丈夫」という安心感があり、目の前のタスクに集中できます。全体像の把握・抜け漏れの防止・優先順位の明確化といったこれら3つによって、社員が集中しやすくなり、業務の効率も質も高まる効果が期待できます。

社内のコミュニケーションが円滑になる

タスク管理ツールを導入すると、社員同士のコミュニケーションが円滑になります。社員同士がどういったタスクを抱えていて、進捗はどうなのかを共有できるからです。遅れをとっている人や進めるのが難しいタスクを抱えている人に、自然と皆が手を差し伸べる状態を作れます。

また、業務内容を共有することで属人化を防ぐ効果もあります。メンバーも自分がまだ経験できていない業務について意識できますし、メンバーの一人であるという感覚から貢献度アップへのモチベーションも高まるでしょう。

タスク進行中にトラブルが起きても臨機応変に対応できる

タスク管理ができていれば、トラブルが起きても臨機応変に対応ができます。スケジュールや手が空いている人の把握がスムーズにできるからです。

例えば、タスクを進めていく中で新たなタスクが発生したり、タスクの進捗が思うように進まなかったりすることもあるでしょう。そういった時でも、余裕がある人に新たなタスクや遅れているタスクの担当になってもらうことができます。タスクの担当変更についても、タスク管理ツールを使えばリアルタイムでチームメンバーに共有されるため、情報共有の手間もありません。自然と助けに入る人が出てきたり、

タスク管理ツールの導入で大切なこと

タスク管理ツールを導入するうえで、注意してほしい3つのポイントは以下の通りです。

  • ・シンプルな操作で誰でも使えるか
  • ・使用目的に合った機能が備わっているか
  • ・使用料金が予算感にマッチしているか

シンプルな操作で誰でも使えるか

シンプルな操作で誰でも使えるツールを選びましょう。

操作が難しいと、社員が思うように使ってくれず、ツールが社内に浸透しない可能性があるからです。多機能なツールほど使いこなせれば便利なのも事実ですが、機能が多いほど操作も難しくなりやすいです。自社が業務効率化を図るためにどんな機能が必要なのか、一度洗い出し、なるべく過不足のないツールを選ぶと良いでしょう。

また、多機能なツールを選ぶ際には、操作マニュアルを整備したり社員研修を行ったりして、操作方法を覚えられるようにしてみてください。

使用目的に合った機能が備わっているか

ツールによって搭載されている機能が異なるため、自社の使用目的に合ったツールを選ぶことが大切です。

例えば、コミュニケーションを円滑にすることが目的ならば、チャットやコメント機能が使いやすいものを選びましょう。また業務の可視化や効率化が目的であれば、ToDoリストをカード形式で表示するカンバン方式のツールや、ガントチャートがみやすいツールを選ぶと良いでしょう。このように、導入前に必ず使用目的を確認してから、使い勝手の良いものを選んでみてください。

使用料金が予算感にマッチしているか

タスク管理ツールは、機能や提供している業者によって料金が様々です。利用人数によって料金が変動するものもあれば、一律料金のものもあります。

また、人数が多くなるほどお得に使えたり、無料トライアルを実施していたりするものもあります。利用規模により費用が変わってくるため、自社が利用する際の費用を気になるツールで算出してみると良いでしょう。無料トライアルが可能であれば使用感まで確かめた上で、費用対効果を感じられるツールを選べます。

タスク管理ツールの選び方

商談,議事録

タスク管理ツールは、ただ導入すれば効果が出るというものではありません。業務内容やチームの体制に合ったものを選ばなければ、かえって混乱を招くこともあります。

そこでここでは、ツール導入の効果を最大化するために押さえておきたい、基本の選定ポイントを3つ紹介します。

業務にフィットする機能が揃っているか

タスク管理ツールには、ToDoリスト形式やカンバン方式・ガントチャート・リマインダー・ファイル共有・通知機能など、さまざまな機能が用意されています。

ただし、どれだけ多機能でも、自社の業務フローに合っていなければ意味がありません。たとえばエクセルでのタスク管理に限界を感じているなら、表計算に近いUIやガントチャート機能など、エクセル運用からスムーズに移行できる機能が備わっているかどうかが、ツール選びのカギになります。

「現場で本当に必要な機能が、過不足なく揃っているか」に注目して選びましょう。

コストとスケールのバランスがとれているか

タスク管理ツールの料金体系には、無料プラン・月額固定・従量課金・ユーザー数に応じた課金など、さまざまなパターンがあります。はじめは少人数で導入したとしても、将来的にチームが拡大する可能性があるなら、人数や用途に合わせて柔軟にプランを切り替えられるかどうかもチェックしておきましょう。

たとえば「無料プランでは機能が物足りない」「小規模なのにコストが割高になる」といったことがないよう、将来の運用も見据えて費用対効果の高いツールを選ぶことが大切です。

ITが苦手な人でも迷わず使えるか

タスク管理ツールは、チーム全体で使いこなせてこそ意味があります。そのため、誰でも迷わず操作できる「使いやすさ」は非常に重要です。

たとえば「ドラッグ&ドロップでタスクを移動できる」「スマホからも簡単に操作できる」「色分けやアイコンで直感的に見分けられる」といった設計であれば、ITに不慣れな人でも安心して利用できます。ツールが定着しなければ本末転倒なので、使いやすいかどうかは、最も重視すべきポイントのひとつといえるでしょう。

タスク管理なら『Knowledge Suite』がおすすめ

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  • ・操作が簡単で誰でも使いこなせる
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