風通しの良い職場の作り方5ステップ｜最初は聞く姿勢の改善が重要な理由
「風通しが良い職場にしていきたい」
「具体的にどうやったら風通しの良い職場を目指せる？」
以上のように感じている方向けに、風通しの良い職場の作り方を紹介します。
「定例ミーティングを設定する」「社内イベントを実施する」といった、ありがちな施策の紹介ではなく、何を意識してどういった手順で進めていくのかを解説します。
本記事で紹介する5ステップを実施することで、風通しの良い職場を目指してみてください。
【この記事の内容】
風通しの良い職場とは？
風通しの良い職場は以下3つの特徴があります。
どのような職場を目指していくべきなのか、イメージを膨らませてみてください。
- ①自分の意見を言いやすく人の意見を素直に聞ける
- ②社内ルールが明確で迷わすに済む
- ③新技術に寛容で時代に合わない慣習がない
①自分の意見を言いやすく人の意見を素直に聞ける
風通しの良い職場は、自分の意見を言いやすく、また他人の意見を素直に聞ける雰囲気があります。コミュニケーションが活発に行われていて、全員が意見を自由に出しながら話し合いができます。
例えば、プロジェクトの会議で、新人社員でも自分の考えを遠慮せずに発表できるような職場です。そして、上司や同僚も尊重の意思を表しながら真剣に耳を傾ける、といった場面が日常的に見られます。
立場に関係なく発言できる環境によって、今までにない革新的なアイディアも生まれやすく、企業の意思決定や問題解決に役立つでしょう。
また、社員一人ひとりが自分の意見を大切にされるので、自己肯定感が高まります。だからこそ、社員の満足度やモチベーションを高く維持でき、仕事でも成果を上げやすくなるでしょう。
自由でオープンなコミュニケーションを重視し、全員が平等に意見を述べられる風通しの良い職場を目指すことは、組織全体の成長を促進する上で非常に有効です。
②社内ルールが明確で迷わずに済む
風通しの良い職場は社内ルールが明確で、社員一人ひとりが何をすべきか、どのように行動すべきかを理解しやすいです。そのため、新入社員であってもある程度は自主的に行動できます。
具体例としては、業務上の決裁手続きが明確であったり、具体的な役割分担や業務範囲が明確に定義されている状況が挙げられます。上司に「この進め方で良いですか？」と確認することなく業務を進められるので、業務がスムーズに進みます。
また、社員の業務効率を高めるだけでなく、ルールに基づく公正な評価や報酬制度も実現できるため、社員のモチベーションや満足度の向上にもつながります。
だからこそ、社内ルールを明確にしておくことが大切です。
③新技術に寛容で時代に合わない慣習がない
風通しの良い職場は新技術に寛容であり、時代遅れの慣習やルールにとらわれない柔軟な思考をもっています。
例えば、新たなコミュニケーションツールの導入や、リモートワークの推進など、新しい働き方を模索していけます。
全ての新しいものが優れているわけではありませんが、新たな可能性を模索することで企業の成長につながるでしょう。具体的には、業務の効率化や創造性の向上といったメリットが得られます。
新しい技術や手法に対して柔軟な思考をもつことで、風通しの良い職場にし、企業全体の競争力を高めていきましょう
風通しの良い職場の作り方
風通しの良い職場は以下5ステップで目指していけます。
- ①話の聞き方から改善する
- ②報連相を徹底する
- ③フィードバックを意識する
- ④社内ルールを見直す
- ⑤補助としてツールを活用する
なお、「社内イベントを実施する」などといった、風通しの良い職場にするための具体的な施策について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
①話の聞き方から改善する
まずは話の聞き方を改善することを社内全体で意識するようにしてみてください。
「風通しの良い職場」と聞くと「とにかくなんでも言える環境」というイメージがあり、話すことに目が行きがちです。
しかし、実際のところは「しっかりと話を聞いてもらえる」という安心感が話しやすさにつながるため、話の聞き方から改善していくのが効果的です。
具体的には、話を聞く際には相手と目を合わせて、感情を読み取ることを意識してみてください。そして、どんな意見であれ尊重する姿勢を忘れず、たとえ反対意見だったとしても、まずは受け入れることが大切です。
受け入れる姿勢が話を聞いてもらえる安心感となり、社員の積極的な発言を促せるからです。
社員全員が安心感を得られるようになれば、新しいアイデアや意見が自由に飛び交う、風通しの良い職場の基盤が出来上がります。
だからこそ、まずは自分自身の聞き方を見直して改善していきましょう。
②報連相を徹底する
次に、報連相（報告・連絡・相談）を徹底していきましょう。
情報をタイムリーに共有し、必要な人に適切に報連相することで、業務の進行がスムーズになり、ミスや問題の未然防止にもつながるからです。
しかし、ビジネスの基本であるからこそ、あまり意識して工夫する人がいないのが現実です。
- 報連相のタイミングが遅い
- なぜか違う人に報連相してしまう
- 説明がわかりにくく聞き取りに時間がかかる
以上3つに心当たりがある場合には、報連相の重要性とやり方を社内に周知させることが重要です。
報連相の上手なやり方については以下の記事が参考になります。社内研修などに活用してみてください。
＞報連相が上手い人は何を意識している？真似するだけで上達するポイント
③フィードバックを意識する
コミュニケーションがある程度行われるようになったら、フィードバックも意識していきましょう。
フィードバックは業務改善に役立つだけでなく、明るくオープンなコミュニケーションの基盤になるからです。
例えば、上司に対して「再度の確認になりますが、〇日に〇〇社との打ち合わせがあります。」とリマインドをしたとしましょう。
- A「はい、わかっています。」
- B「確認ありがとう。当日はその前にも会議があるから、少し遅れるかもしれないよ。」
声色や口調にもよりますが、Aの対応だと「わかっていることをいちいち言うなよ」といったニュアンスにも聞こえるでしょう。
このようなフィードバックを受けた人は、次から確認するのが嫌になってしまいます。こういったことの積み重ねで報連相が滞り、トラブルの発生につながってしまうのです。
だからこそ、フィードバックを意識的に行うことを心掛け、より風通しの良い職場を作っていきましょう。
④社内ルールを見直す
社内ルールを見直すことも、風通しの良い職場作りには欠かせません。
社内ルールの見直しには社員の意見が必要なので、コミュニケーションが円滑になってきたタイミングで行うようにしましょう。
明確で理解しやすいルールは、社員の混乱を防ぎ、スムーズな業務遂行や意思決定につながります。また、時代遅れの慣習や不要な規則を見直すことで、新しいアイデアや改革を受け入れやすい柔軟な組織体制を作れるでしょう。
だからこそ、社内ルールを定期的に見直し、風通しの良い職場へと導くために取り組みましょう。
もちろん、古くからあるルールであったとしても、自社にとって伝統として受け継いでいきたい慣習などは残して構いません。
すべてを新しくする必要はないので、すでに自社の利益につながっていないルールを置き換えてみてください。
⑤補助としてツールを活用する
必須ではありませんが、補助として各種ITツールを活用することで、コミュニケーションをより円滑にできます。
例えば、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールなどは、情報の共有や業務の進行をスムーズにし、タスクの進捗状況や課題の把握に役立ちます。
ミスの防止や業務効率化につながるため、コミュニケーションの問題だけでなく生産性向上を目指したい場合におすすめです。
特に近年では企業のDX化が叫ばれており、それによりコミュニケーションの形も大きく変わってきています。
DX化とコミュニケーションについて興味がある方は、以下の記事も参考にしてみてください。
＞DX化では円滑なコミュニケーションが欠かせない｜速さ・広さ・深さが段違い
風通しの良い職場を作る際の注意点
風通しの良い職場を作る際には、以下の3点に注意してください。
- ①なんでもオープンにすればいいわけではない
- ②コミュニケーション過多を避ける
- ③規律を重んじメリハリをつける
①なんでもオープンにすればいいわけではない
風通しの良い職場を作る際、オープンであることは重要ですが、全てをオープンにすれば良いというわけではありません。
例えば、プライベートな情報を共有するような強制は、むしろ逆効果であると言えます。また、業務上必要のない情報があふれかえると、本当に必要な情報が見つけにくくなったり、情報過多によるストレスを感じる社員が増える可能性があります。
重要な情報とプライベートな情報の線引きを明確にし、必要な情報だけが適切に共有されるようにしていきましょう。
②コミュニケーション過多を避ける
コミュニケーションは組織の風通しを良くするために必要ですが、過度なコミュニケーションは逆に業務の効率を下げる可能性があります。
たとえば、無意味な会議の連続や、メールやチャットの連絡が頻繁に入る状況は、本来の業務に集中できなくなり、生産性が低下する原因になります。
ミーティングの適切な運用や、非同期のコミュニケーションツールの活用など、効率的なコミュニケーション方法を取り入れることが重要です。
③規律を重んじメリハリをつける
風通しの良い職場では、社員一人一人が自主性をもって行動しますが、規律を重んじることも同時に求められます。
無秩序な状態では、業務の進行が滞り、結果的に企業全体の生産性を下げることにつながります。しかし、規則が厳格すぎると、創造性や自由な発想がしにくくなり、風通しが悪くなる可能性もあります。
ルールの必要性とその遵守を徹底し、同時にメリハリをつけて仕事と休息のバランスがとれた職場環境を作り上げることを意識してみてください。
風通しの良い職場作りにはビジネスチャットツール『DiSCUS』
風通しの良い職場づくりには、コミュニケーションツールの活用が役立ちます。
とくに非同期で気軽に使えて、履歴が残り「言った言わない」のトラブルを防げるビジネスチャットツールがおすすめです。
例えば『DiSCUS』なら、初めてでも操作に迷わないシンプルなデザインで、導入直後でも迷いなく利用できます。
1対1のやり取りはもちろん、複数人でのグループチャットも可能です。プロジェクト毎や部署毎にグループを作成すれば、必要な人に必要な情報をすぐに届けられます。
詳しい機能や使い方については、無料資料をダウンロードして確かめてみてください。
まとめ｜風通しの良い職場の作り方を実践しよう
風通しの良い職場は、全ての社員がお互いに理解をもって接することで実現できます。話の聞き方を改善したり、報連相を徹底したり、フィードバックを積極的に行ったりすることで、より良い職場環境を創造していきましょう。
さらに社内ルールを見直し、ツールを活用することで、業務の効率化も可能になります。
風通しの良い職場は、社員の満足度を高め、組織の生産性を向上させるために重要です。記事中で紹介した注意点を理解し、職場の環境改善を目指してみてください。
