DX化では円滑なコミュニケーションが欠かせない｜速さ・広さ・深さが段違い

IT技術の活用により業務効率アップを目指すDXとコミュニケーションは深い関わりがあります。

コミュニケーション自体がDX化するのはもちろん、DX化を推し進める際に円滑なコミュニケーションが欠かせないからです。

本記事でわかることは以下の通りです。

• DXがコミュニケーションに与える影響
• 何を意識すればうまくDX化できるのか
• DXによって業務の進め方はどう変わっていくのか

DX化を進めていく予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。

DXとは？コミュニケーションにどんな影響がある？

経済産業省は「デジタルガバナンス・コード2.0」の中で、DXを以下のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

簡単に言うと、DXとはIT技術を活用することで業務効率アップや組織文化の改善を行うことです。また、DXを行うことを「DX化」と呼びます。

DX化を進めていくと、コミュニケーションに以下2つの影響があります。

①コミュニケーションがDX化する
②円滑なコミュニケーションによってDX化がうまくいく

つまり、コミュニケーション自体をDX化しながら、円滑なコミュニケーションを図ることが大切なのです。次章からDX化に伴うコミュニケーションの2つの変化について紹介していきます。

コミュニケーションのDX化で何が起こるか

DX化を進める過程で、ビジネスチャットツールやオンライン商談ツールなどの導入により、コミュニケーション自体がDX化します。

コミュニケーションがDX化されると以下3つの変化が起きます。

①リアルタイムの情報共有が加速する
②遠隔でのコミュニケーションが広がる
③顧客とのコミュニケーションが深まる

①リアルタイムの情報共有が加速する

今までよりもリアルタイムでの情報共有が当たり前になります。たとえば、デジタルファイルを共有するクラウドサービスを活用すれば、業務で使う書類がリアルタイムで更新されます。

今までであれば紙書類をFAXや郵送したり、デジタルファイルをEメールに添付して送ったりしていたものが、編集過程にあるものも自動的に共有されるようになるのです。クラウドサービスの利用では、メールや電話のように会話をするわけではありませんが、情報共有をしているため広い意味でのコミュニケーションと捉えられます。

また、ビジネスチャットツールで現場の状況を経営層に一瞬で伝えたり、ビデオ通話で商談行ったりなども可能です。

DX化によってより迅速で透明性の高いコミュニケーションへと変わっていくのです。

これにより、レスポンス（反応・返信）の早さや、逆に囚われすぎないよう利用時間に制限をかけたりなどの工夫が必要になってくるでしょう。

②遠隔でのコミュニケーションが広がる

DX化されたコミュニケーションでは、遠く離れた人とでもリアルタイムに連絡を取り合えるようになります。

たとえば、ビデオ通話をつなげば以下のようなコミュニケーションが可能です。

• 別の支社にいる人とすぐに会議する
• 自宅にいる顧客に商品説明をしながら接客する
• オフィスを訪れることなく商談する

もちろん、時差や言語がハードルになるものの、海外とも気軽にコミュニケーションが図れるようになります。

距離や自社の場所に縛られることがなくなり、よりコミュニケーションの幅が広がるでしょう。

また、通話内容を録画・録音するなどして議事録の作成や営業手法の研究に役立てることも可能です。

履歴を残すことで自社にノウハウが溜まります。いかにノウハウを蓄積し、活かしていくかがDX化に成功するかどうかの鍵になるでしょう。

③顧客とのコミュニケーションが深まる

速さや広さだけでなくコミュニケーションの深さも大きく変わります。とくに顧客とのコミュニケーションについては、ネット記事やSNS投稿・動画などで接触時間が長くなり、関わりがより深いものになります。

商品やサービスだけでなく、それを作っている人の人柄や思いなども工夫次第で伝えられるでしょう。

逆に言うと、商品やサービスがたくさん共有されている現代では、その裏側の背景をうまく伝えなければ顧客獲得が難しくなっていくと想定されます。機能や価格での差別化には限界がありますが、商品やサービスに隠された開発秘話やそれを支える人の魅力は、大きな差別化要因になるからです。

DX化においてはコミュニケーションが欠かせない

コミュニケーションのDX化による変化だけでなく、DX化に伴ってコミュニケーションの円滑さが求められます。DX化において、コミュニケーションは以下3つの役割を担います。

①目標と戦略の共有
②システム移行時の調整
③フィードバックの収集と改善

①目標と戦略の共有

DXは企業の体制を大きく変える変革なので、うまく実施するためには、以下を明確に伝えていく必要があります。

• どんな状態をゴールに設定し目指していくのか
• どんな方法でどんな方針で進めていくのか

これらの目標や戦略を明確に伝え、社員からの協力を得ていくことが大切です。

②システム移行時の調整

DX化を進める際には、多くのITツールやシステムを導入することになります。

導入時には既存システムからの移行作業が発生し、移行に時間がかかる場合には、既存システムと新システムが並走する期間もあるでしょう。

• どの業務をどちらのシステムで行うのか
• どの業務がタイミングでシステム移行となるのか

このような細かい情報伝達を逐一行う必要があります。このコミュニケーション、いわゆる報連相が滞っていると伝達がうまくいかず、社内が混乱してしまうでしょう。

ちなみに、報連相をうまく行うコツについては以下の記事で紹介しているので、こちらも参考にしてください。

＞報連相が上手い人は何を意識している？真似するだけで上達するポイント

③フィードバックの収集と改善

新しい体制へと変化する際には、社員や顧客からのフィードバックを集めて改善することが大切です。計画していた通りにはいかない部分が出てくることが想定されるためです。

日頃から社員とコミュニケーションを密に取り、信頼関係を築いておけば、現場の状況をより細かく知れる可能性が高まります。

DX化でコミュニケーションが希薄になるケースに注意

DX化を行うと効率化ばかりを目指しすぎて、コミュニケーションが希薄になってしまうこともあります。コミュニケーションを省こうとするあまり、するべき報連相を省いてしまい、逆に効率が下がってしまうのです。

また、雑談などのコミュニケーションは一見すると、生産性を下げる行為に見えますが、長期的な視点で考えるとむしろプラスです。雑談によって社員たちは信頼関係を築き、お互いに励まし合ってモチベーションを維持したり、業務上で強く協力したりするようになるからです。

コミュニケーションが希薄化してしまった場合の対処法は、以下の記事が参考になります。

＞コミュニケーションが希薄な職場への対処法｜会話を好まない社員も納得の方法とは？

DX化に役立つコミュニケーションツール『DiSCUS』

DX化をする際には円滑なコミュニケーションが欠かせません。そのため、まずはコミュニケーションからDX化を進めていくのがおすすめです。コミュニケーションツールは複数ありますが、導入の手軽さや汎用性の高さを考慮すると、『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールが最適です。

『DiSCUS』は、直感的に使用できるデザイン性で誰でも手軽に利用できます。新しい体制に変化し、覚えるべきことがたくさんあるDX化でも、負担なく使い始められるでしょう。

また、機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでも安心して利用できます。詳しくは無料資料をダウンロードしてチェックしてみてください。

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まとめ｜DX化はコミュニケーションから始めよう

DX化によるコミュニケーションへの影響を紹介しました。DX化は企業にとって大きな変革であるため、コミュニケーションを意識的に行い、共通認識を作った上で進めていくことが大切です。

そうでなければITシステムを導入するだけで終わってしまい、業務効率アップにはつながらないでしょう。だからこそ、まずはコミュニケーションをDX化して、速さ・広さ・深さをアップグレードし、活性化させていきましょう。