リモートワークの連絡にはチャットが最適な理由｜ビジネスシーンに向いているツールも紹介
「リモートワークでのコミュニケーションを円滑にしたい」
「業務効率をアップさせたい」
以上のように感じているのであれば、チャットの導入がおすすめです。
リモートワークにおいては対面での会話がないため、意識的にコミュニケーションの機会を作らなければいけません。メールや電話でも可能ではありますが、チャットの方が社員の負担が少なくより効率よくコミュニケーションができます。
リモートワークにチャットを導入するとどんなメリットがあるのかについて、この記事で紹介していきます。また、使用する際の注意点やよりチャットを活用するためのポイントについても触れるため、チャットの導入を少しでも検討している方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
リモートワークにチャットを導入する5つのメリット
リモートワークにチャットを導入するメリットを一言で言うと、業務効率アップです。以下5つの要因によって業務効率がアップします。
①コミュニケーションが活発化する
②作業効率を下げずに連絡できる
③スムーズな意思疎通ができる
④資料共有が容易になる
⑤履歴の管理が楽になる
①コミュニケーションが活発化する
チャットを導入するとコミュニケーションが活発になります。チャットは電話やメールと比べて気軽な連絡ができるからです。
電話のように相手を拘束することもありませんし、メールのように長い挨拶文も必要ありません。相手への配慮から連絡をためらったり、文章を打ち込んだりすることがなくなって連絡が頻繁に行われるようになるのです。
「リモートワークになってから連絡ミスが増えた」
「相手の状況がわからず連絡することがストレスに感じる」
以上のような状態であるならば、チャットを導入することでコミュニケーションの課題を解決していくことをおすすめします。
②作業効率を下げずに連絡できる
チャットは各自が好きなタイミングで連絡ができるため、目の前の作業を中断する必要がありません。多くの人は「電話が来て対応していたらどこまで作業したかわからなくなった」といった経験をしたことがあるでしょう。チャットでの連絡なら相手のメッセージを自分の好きなタイミングで確認できます。
目の前の作業を集中して行えるので、作業効率を高く維持できるのです。電話による連絡が多い場合には、チャットに変えることで生産性を高めてみてください。
③スムーズな意思疎通ができる
チャットは気軽に使えるため、スムーズな意思疎通ができます。メールのように長い文章を打ち込む必要がなく、一通ずつ開いて確認する手間もないからです。過去のやりとりも1画面に表示されるため、話の流れがわかやすいのも嬉しいポイントです。
また、リアルタイムで両者がメッセージをやりとりすると、よりスピーディーなコミュニケーションができます。電話のように常にリアルタイム接続が必要なわけではなく気軽な上に、リアルタイムでのやりとりもできるのはチャットの大きな魅力でしょう。
④資料共有が容易になる
チャットでは文書ファイルなどのデジタル資料の共有が簡単に行えます。メールでの資料共有よりもファイルサイズが大きくても送信できるのが魅力です。メール添付での資料共有においては2〜3MBほどに抑えるのが一般的です。しかし、チャットにおいては10MBと比較的大きなファイルでも問題なく送信できます。
また、利用するツールにもよりますが、送信されたファイルを一覧表示できることもあります。確認したいファイルをすぐに見つけられるので情報管理の時間も省けるでしょう。
⑤履歴の管理が楽になる
チャットでは相手ごとにやりとりの履歴が1画面に表示されます。そのため、後から確認したいことが出てきてもすぐに目当ての情報を見つけられます。メールのように1通ずつ開いて確認する手間がないのです。
検索機能を活用するとより早く目的のメッセージを見つけられます。たとえば「社内イベント 日程」などと検索すれば、社内イベントの日程が書かれたメッセージを見つけられるのです。また、管理機能があるチャットツールであれば、社員がチャットでどんなやりとりをしているのかを確認できます。パワハラやセクハラに該当するような内容がないかチェックできるのです。
リモートワークでチャットを使用する際の3つの注意点
リモートワークでチャットを使用するとさまざまなメリットがありますが、注意点もあります。チャットのメリットを十分に引き出すためにも、以下3点に注意するようにしてください。
①コミュニケーション過多を避ける
②雑談と業務連絡を明確に分ける
③社員研修の実施やマニュアルの整備をする
①コミュニケーション過多を避ける
チャットは気軽に連絡できるため、注意しないとコミュニケーションが多くなりすぎてしまうリスクがあります。
好きなタイミングで返信できるとはいえ、あまりにもメッセージが多すぎると返信が負担になってしまいます。メッセージの送信前に「この内容で大丈夫か」「本当に連絡が必要であるか」を確認する癖をつけるようにしてください。
また「承知しました」「ありがとうございます」などといった一言の返信であれば、絵文字でのリアクションに置き換えるとよいでしょう。メッセージの確認の手間が省けますし、視覚的なイメージが共有でき感情が伝わりやすくなります。
ただし、ツールによっては絵文字の機能がないケースもあるので、利用したい場合には事前に絵文字の機能があるかをチェックしてください。
②雑談と業務連絡を明確に分ける
雑談をする場所と業務連絡をする場所は明確に分けるようにしてください。
リモートワークでは雑談が不足しやすく、社員の団結力や仕事に対するモチベーションの低下を引き起こすことがあります。チャットで雑談を促すのはよいのですが、業務連絡との線引きが曖昧になると業務効率が落ちてしまうので注意が必要です。
雑談専用のトークルームを作成し、休憩時間の利用にとどめるなどのルールを作るとよいでしょう。適度な雑談ができる環境を整え、社員がいきいきと働ける環境を整えてみてください。
③社員研修の実施やマニュアルの整備をする
チャットの導入をする際には、社員に操作方法や使用時のマナーについて伝えることが重要です。チャットの利用でのトラブルを防止する必要があるからです。研修をおこなったり、マニュアルを整備したりしましょう。チャットの導入前に社員研修の講師や内容を決め、マニュアルの整備をしておくと安心です。
ビジネスシーンにてチャットを使う際のマナーや、社内ルールについては以下の記事で解説しています。事前に準備しておきたい方はこちらも参考にしてみてください。
＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介
リモートワークにはビジネスチャットが適している
チャットツールはさまざまなものがありますが、リモートワークで使用するのであればビジネスチャットがおすすめです。ビジネスチャットは通常のチャットと比べて、以下2点においてビジネスシーンに適しているからです。
①セキュリティ性能が高く情報漏洩リスクを軽減できる
②社員のプライベートに干渉しない
ビジネスチャットはセキュリティが強固なので、社外に漏らしたくない情報を扱う際でも安心です。また、プライベートで使用することがないため、社員の休息時間を奪うこともありません。
仕事に関係のない人とやり取りすることもなく、誤送信による情報漏洩リスクが低いのも嬉しいポイントです。安心して業務に関わるやりとりをしたいのであれば、より安全性の高いビジネスチャットの利用を検討しましょう。
リモートワークにおけるビジネスチャットの活用ポイント
ビジネスチャットをより使いこなして業務効率を上げたい場合には、以下4つを実践してみてください。
①メッセージを検索する
②トークルームを分類する
③監査を行って健全な運用を図る
④他ツールとの使い分けを行う
以上4つのアクションを行うと、過去のメッセージを効率よく管理したり、社内の混乱を防いだりできます。詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。ビジネスチャットを運用する上で大切なマナーや社内ルールについても解説しています。
＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介
リモートワークにはセキュリティが強固な『DiSCUS』
リモートワークには、セキュリティが強固なビジネスチャットツール『DiSCUS』が適しています。『DiSCUS』は、IPアドレスによる制限も利用できるため、社員以外の第三者がなりすましたり、社員がハッキングリスクの高い無料Wi-Fiからアクセスしたりするのを防げます。機密性の高い情報を扱うことの多いビジネスシーンでも安心して使用できるのが特徴です。
さらに、チャットの利用画面はシンプルで見やすく、操作方法も覚えやすいです。デジタル端末の操作に慣れていない人やチャットツールを使ったことがない人でも、導入直後でもすぐに使いこなせるでしょう。
社員のやり取りを閲覧できる管理機能や絵文字機能、添付ファイルの一覧表示も利用できるので使い勝手もよいです。詳しい機能について知りたい方は以下のリンクより無料資料請求を申し込んで、導入を検討してみてください。
まとめ｜リモートワークにビジネスチャットを活用しよう
リモートワークにチャットを導入するなら、ビジネスチャットがおすすめです。ビジネスシーンに適した高いセキュリティ性能があるからです。社員のプライベートを守る効果もあるため、労働環境への満足度が高くなるでしょう。満足度は離職率にも関わるものなので、人材確保に問題を抱えている場合にはビジネスチャットにて労働環境の改善を試みてください。
この記事では、リモートワークにおすすめなビジネスチャットツールとして『DiSCUS』を紹介しました。とはいえ、ビジネスチャットツールもさまざまなものがあります。「いろいろなツールを比較してから導入を検討したい」という方は、以下の記事を参考にしてみてください。19つのツールを複数の視点から比較しているため、自社にあったツールを見つけられるでしょう。
【執筆者】
松岡 禄大朗
ブルーテック株式会社・デマンドジェネレーション部所属。
前職のWEB広告代理店で広告運用やアクセス解析を担当。
WEBマーケティング知識を活かして、現在はコンテンツマーケティングに携わり数多くの記事を執筆。
