【すぐに使える】リマインドメール例文｜社内・社外それぞれ紹介
「リマインドメールの文面を考える時間を短縮したい」
「どう書けばいいのか例文を見てみてたい」
リマインドメールは相手に催促をする形になるため、伝え方を間違えると失礼になったり、不快な感情を持たせたりしてしまいます。
基本的なマナーや言い回しを理解することも大切ですが、すぐに送信したいときには最初から例文を知りたいという方もいるでしょう。
そこで本記事では、リマインドメールの例文をシーン別に紹介します。社内向けと社外向けに分かれていますので、言葉選びに迷った際には参考にしてみてください。
なお、本記事ではリマインドメールの本文について扱っています。リマインドメールの件名については、次の記事をご覧ください。
＞リマインドメールにおける件名の注意点｜角を立てずやんわりと伝える方法
社内向けリマインドメールの例文
社内向けリマインドメールの例文を以下のシーン別に紹介します。
- ①納期のリマインド
- ②出欠確認のリマインド
- ③アポイントのリマインド
- ④二度目のリマインド
社内向けリマインドメールの例文①納期のリマインド
件名: 納期のご確認
○○部の皆様
お疲れ様です。
○○部の○○です。
以下の案件の納期についてリマインドします。
案件名: 〇〇プロジェクト
担当者: 〇〇様
納期: 〇〇年〇月〇日
プロジェクト〇〇は、現在〇〇段階にあり、納期に向けて順調に進行しております。
ご担当者の〇〇様、プロジェクトメンバーの皆様、どうぞ納期に向けて適切な対応をお願いいたします。進捗について状況が変化した場合、報告するようにお願いします。
何かご質問や不明点がありましたら、このメール宛に返信してください。
よろしくお願いいたします。
〇〇部
〇〇〇〇（あなたの名前）
社内向けリマインドメールの例文②出欠確認のリマインド
件名: 出欠確認のお願い
〇〇（部署名）〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇（部署名）の〇〇（あなたの名前）です。
さて、〇月〇日（曜日）に予定している〇〇（イベント名、会議名、研修名など）についての出欠確認のためご連絡を差し上げました。
イベントの詳細は以下の通りです。
イベント名: 〇〇（イベント名）
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇（場所の住所または会議室名）
出欠確認の締め切りは〇月〇日（曜日）までとなります。
○○さんのご参加を心よりお待ちしております。
もし遅刻や欠席など緊急の連絡がある場合は、このメールにご返信ください。
何かご質問があれば、どうぞお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社内向けリマインドメールの例文③アポイントのリマインド
〇〇（部署名）〇〇さん
お疲れ様です。〇〇（あなたの名前）です。
さて、〇月〇日（曜日）に予定している〇〇（会議、面談、プレゼンテーションなど）のアポイントメントの確認をさせていただきます。以下に詳細を記載いたします。
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇（場所の住所または会議室名）
ご都合に変更がある場合や、準備が必要なものがあれば、事前にお知らせください。
何かご質問があれば、どうぞお気軽にご連絡ください。お忙しいところ、時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社内向けリマインドメールの例文④二度目のリマインド
〇〇（部署名）〇〇様
お世話になっております。
先日もお知らせしましたが、まだ出欠の確認が取れていないようです。お手数をお掛けいたしますが、〇月〇日（曜日）に予定している〇〇（イベント名、会議名、研修名など）について、出欠の確認をお願いいたします。
イベントの詳細は以下の通りです。
イベント名: 〇〇（イベント名）
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇（場所の住所または会議室名）
参加の可否や、特別な事情がある場合は、このメールに返信する形でお知らせください。
締め切りは〇月〇日（曜日）とさせていただきます。期日までにご返信いただけると幸いです。なお、参加の可否に関する結果は〇月〇日（曜日）までにお知らせいたします。
何かご質問があれば、どうぞお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社外向けリマインドメールの例文
社外向けリマインドメールの例文を紹介します。社外向けの場合には、より丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
- ①納期のリマインド
- ②出欠確認のリマインド
- ③アポイントのリマインド
- ④二度目のリマインド
社外向けリマインドメールを書く際の注意点については、次の記事を参考にしてください。
＞社外向けリマインドメールの書き方と例文｜社内向けとの違いから解説
社外向けリマインドメールの例文①納期のリマインド
〇〇会社〇〇部署
〇〇（役職）〇〇様
平素よりお世話になっております。〇〇会社の〇〇（あなたの名前）と申します。
〇月〇日（曜日）にお話を伺う予定の〇〇プロジェクトについて、最終的な納期についての確認をさせていただきたく存じます。
お手数ですが、スケジュールを確認いただき、最終的な納期についてご回答いただけますでしょうか。調整が必要な場合や何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
成功に向けて努力を重ねてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
お忙しい中、ご協力いただきまして誠にありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
〇〇（会社名）
電話番号: 〇〇〇〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社外向けリマインドメールの例文②出欠確認のリマインド
〇〇会社〇〇部署
〇〇（役職）〇〇様
突然のメール、失礼いたします。〇月〇日（曜日）に開催される〇〇イベントについて、参加の可否を再度確認させていただきたく、皆様にご連絡差し上げております。
以下がイベントの詳細情報です。
イベント名: 〇〇イベント
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇ホール（場所の住所または会場名）
イベントの会場に、参加される方の人数をお伝えする必要があります。お手数をおかけしますが、以下のリンクから出欠の確認をお願いいたします。
[出欠確認フォームへのリンクをこちらに挿入]
締め切りは〇月〇日（曜日）までとさせていただきます。期日までにご返信いただけると幸いです。
ご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。イベントの成功に皆様のご参加が不可欠です。ご協力を心よりお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
〇〇（会社名）
電話番号: 〇〇〇〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社外向けリマインドメールの例文③アポイントのリマインド
〇〇会社〇〇部署
〇〇（役職）〇〇様
〇〇（会社名）、〇〇（あなたの名前）と申します。突然のご連絡、失礼いたします。
さて、〇月〇日（曜日）にお約束いたしましたアポイントメントについて、日時と場所をご確認いただけますでしょうか。詳細情報は以下の通りです。
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇（場所の住所または会議室名）
アポイントメントに関してご質問がある場合や、何か特別な要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。また、もし変更が必要な場合も、お早めにお知らせください。当日、お会いできることを楽しみにしております。
何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。お忙しいところ、時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
〇〇（会社名）
電話番号: 〇〇〇〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
社外向けリマインドメールの例文④二度目のリマインド
〇〇会社〇〇部署
〇〇（役職）〇〇様
平素より大変お世話になっております。先日もお知らせいたしましたが、〇月〇日（曜日）に開催される〇〇イベントの出欠確認について、もう一度ご確認をお願い申し上げます。
イベントの詳細情報は以下の通りです。
イベント名: 〇〇イベント
日時: 〇月〇日（曜日） 〇時～〇時
場所: 〇〇ホール（場所の住所または会場名）
先日、ご案内のメールを送信させていただきましたが、まだご返信をいただいておりません。お手数をおかけいたしますが、以下のリンクから出欠の確認をお願いいたします。
[出欠確認フォームへのリンクをこちらに挿入]
締め切りは〇月〇日（曜日）までとさせていただきます。期日までにご返信いただけると幸いです。もし、本メールと行き違いになっていましたらご容赦ください。
ご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。よろしくお願い申し上げます。
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの役職）
〇〇（会社名）
電話番号: 〇〇〇〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇〇@〇〇〇.com
チャットを活用するとリマインドをより効率よく送付できる
メールの代わりにチャットを活用すると、より気軽にリマインドメールを送付できます。
チャットにおいてはメールよりも簡潔な表現が好まれ、長い文章を考える必要がなくなるからです。
グループチャットを作成すれば、一度の送信で複数人に送付可能です。クラウド共有したファイルに個々人が入力する形にすれば、個別の対応も必要ありません。
また、2度目のリマインドメールの場合には、1度目のメッセージを引用した上で少し追記するだけで文面が完成します。引用時に、検索機能を活用すると手間なく引用したいメッセージが見つかります。
ちなみに『DiSCUS』は、ビジネスシーンでも安心してお使いいただけるセキュリティ強度を誇っています。
シンプルなチャットツールで、画面も見やすく操作性が良いため、ITツールに慣れていない方でも直感的な操作が可能です。導入方法や詳しい機能については、以下のリンクから無料資料をダウンロードして確かめてみてください。
まとめ｜リマインドメールは例文を活用して効率よく仕上げよう
リマインドメールの例文を紹介しました。紹介している例文はテンプレートとしてお使いいただき、メール作成の時間を短縮してみてください。
より効率よくリマインドを行いたい場合には、本記事でも紹介した通り、チャットツールの導入がおすすめです。
「チャットは文章が短いって本当？」と疑問をお持ちの方は、以下の記事がおすすめです。実際にチャットで活用できる例文を紹介しているため、メールと比較して短い文章で良いことが実感できるでしょう。
