報連相が上手い人は何を意識している？真似するだけで上達するポイント
「報連相が上手い人はどうやっているんだろう？」
「真似をして自分も報連相を上手くできるようにしたい」
報連相が上手い人は評価されやすいので、以上のように感じている方も多いでしょう。この記事では、報連相で押さえるべきポイントや、上手い人が実践している事前準備を紹介します。真似するだけであなたも報連相が上手い人になれます。
報連相を上手くできるようにし、仕事を円滑に進めたり、評価を高めたりしたい人はぜひご覧ください。
報連相の目的とは？
報連相が上手い人は、目的を理解して適切に行っています。まずは報告・連絡・相談のそれぞれの目的を正しく把握しておきましょう。
①報告の目的
②連絡の目的
③相談の目的
①報告の目的
報告の目的は、業務の進捗状況を上司に伝えることです。
●スケジュール通りに進んでいるか
●トラブルなく進められているか
●これから必要なものを揃えられているか
以上を確認しつつ、上司は部下に次の指示を出します。滞りなく業務を進めていくために大切なプロセスです。
②連絡の目的
連絡の目的は、業務に関わる事項を他の人にも共有することです。たとえば、担当者やスケジュールの変更などを事前に共有しておき、業務の進め方で他の人が困らないようにしておくのです。業務を進める中で対応に困ってから確認作業をするよりも、事前に連絡をしておくことで担当者のストレスを軽減でき、業務効率アップも目指せます。
③相談の目的
相談の目的は、自分が対処できない問題に対して指示を仰いだり、進め方に問題がないか確かめたりすることです。他の人の意見を聞いて判断することで、会社の方針に沿って業務を進められます。自分で考えることは大切ですが、答えを出すのが難しい場合には相談する方が効率が良いです。
報連相で大切なポイント
報連相は業務効率アップに役立ちますが、やり方を間違えると逆に効率を下げてしまいますし、相手にも心理的な負担がかかります。報連相が上手い人は以下5つのポイントを意識して実践しています。真似をして、効果の高い報連相ができるようにしていきましょう。
①タイミング
②頻度
③誰に伝えるか
④伝える手段
⑤内容の明確さ
①タイミング
報連相は行うタイミングが大切です。たとえば、業務の進捗状況を伝える報告が遅れると、有益な上司の指示を聞くことができず業務に支障が出る可能性があります。仮に会議の資料作成を行っているとしましょう。
どんな情報を載せるべきか迷いつつも最後まで仕上げ、会議に出席する人に配布し、その後に上司に報告した場合はどうでしょうか？
これは適切なタイミングとは言えません。本来であれば、載せる内容に迷った時、あるいは、資料が完成した段階で報告すべきでしょう。資料の内容によって会議の方向性が決まるので、内容を上司に確認してもらった上で出席者に配布する方が良いです。
また、誤字脱字の確認など2重チェックの意味合いもあります。このように、報連相のタイミングを間違えると、業務効率アップにはつながらないのです。「早めに行う」「迷ったら報連相しておく」と意識しておくようにしましょう。
②頻度
報連相をどのくらいの頻度で行うのかも重要です。報連相をあまりに頻繁に行うと、上司の時間を奪ってしまうからです。自分で判断できることやあまり重要でないことは、報連相せずに進める方が効率が良いこともあります。
たとえば、会議の資料作成で「強調部分の文字色は赤で良いですか？」などと上司に相談したらどうでしょうか？極端な例ではありますが、このような些細なことで報連相していたら、効率アップどころではありません。
むしろあなたに仕事を依頼することで、上司の手間が増えてしまいます。たしかに、細かな部分が非常に重要であるケースもあります。仕事の経験が浅いと何が重要なのかの判断が難しいこともあるでしょう。
しかし、だからといってすべて報連相していては仕事が進みません。現時点で自分があまり重要でないと感じたものは、そのまま実行し、事後報告して上司からフィードバックを得ましょう。こうすることで、仕事をスムーズに進めつつフィードバックによって、自分の重要度の判断軸を修正できます。
③誰に伝えるか
報連相を誰に対して行うかにも気を配りましょう。管轄外の人に報連相をしても、的確な答えが返ってこないからです。そればかりか、相手の仕事を意味もなく止めてしまうことになってしまいます。
複数の人が関わる仕事をする際には、指示を出した人とは違う人に報連相すべき場面もあります。もし誰に伝えるべきかわからないと感じたら、指示を受ける時に確認しておくようにしましょう。
④伝える手段
伝える手段によって報連相のスピード感が変化します。たとえば、メールは相手を探す必要もなく報連相する側からすると手軽ですが、相手がどのタイミングで確認するかがわかりません。だからこそ、すぐに確認してほしい緊急性の高いケースでは、直接相手に伝えることが重要です。
逆に「急ぎではないが事実確認を徹底しておきたい重要なこと」であるなら、記録が残るメールの方が適切でしょう。伝える内容の緊急度や重要度に応じて、適切な手段を選ぶようにしてください。
⑤内容の明確さ
報連相をする際には、伝える内容を明確にしておくようにしましょう。伝えるタイミングや手段が正しくても、内容がわかりにくいと確認作業に時間がかかってしまうからです。たとえば、以下の伝え方では何が言いたいのかがわかりにくいです。
「今日の会議でAさんが〇〇と言ったのですが、Bさんが反対していました。私は間に入って話を進めましたが、どちらも譲らないまま会議が終わりました」
結局、会議がどうなったのかがわかりにくく、何を確認するために報連相しているのかを把握するのに時間がかかります。
わかりやすく言い換えると以下のようになるでしょう。
「今日の会議では結論が出ませんでした。AさんとBさんが対立しているのですが、どう進めたら良いでしょうか？」
以上のように伝えれば、会議で結論が出なかったことや、AさんとBさんが対立していることがストレートに伝わります。
報連相が上手い人が実践している事前準備
ここまで紹介したポイントを押さえれば、良い報連相ができます。
しかし「実際にどうすればポイントに沿った報連相ができるのかわからない」という方もいるでしょう。報連相をする際には、事前準備を行うことが大切です。報連相が上手い人は以下4つの事前準備を実践しています。
①何を伝えるのか
②どんなアクションが欲しいのか
③誰にいつ伝えるべきか
④口頭と文章、どちらで伝えるべきか
①何を伝えるのか
報連相をする前に、何を伝えるのかを明らかにしておきましょう。事前に確認しておけば、伝えたいことを簡潔にまとめられます。結論を先に述べ、概要を伝えることを意識するのがポイントです。結論には細かい内容や結論に至るまでの経緯などを含める必要はありません。
まずは結論を上司に理解してもらい、それから詳細について伝えます。そのほうが上司も話を理解しやすいからです。一度にすべてを伝えようとして焦らないようにしましょう。とくに「結局何が言いたいの？」「話し方がわかりにくい」と言われてしまう人は、結論だけを先に伝えることを意識してみてください。
②どんなアクションが欲しいのか
報連相をした後、上司からどんなアクションをして欲しいのかも考えておきましょう。たとえば「会議の資料が完成しました」とだけ伝えても、次に何をしてほしいのかが明確ではありません。
●内容に問題がないか確認してほしい
●何部用意すればいいのか教えてほしい
●誰に渡せばいいのか教えてほしい…など
以上のように、どういった指示があれば迷わず仕事を進められるのかを考えます。実際に報連相する際には「内容に問題がないか確認をお願いします」などと伝えましょう。どうして欲しいのかまで伝えることで「主体的に動ける人」という印象を相手に与えられます。逆にこれができないといわゆる「指示待ち」だと思われ、評価が下がってしまいます。
この一手間だけで大きく評価が変わるので、ぜひ取り入れてみてください。
③誰にいつ伝えるべきか
伝える内容が明確になったら、誰に伝えるかを考えましょう。内容によって誰に確認したら良いのかが変わってくるため、内容を決めてから考えるのがおすすめです。誰に確認したらいいかどうしてもわからない場合には「〇〇については誰に聞けば良いですか」と直属の上司などに確認しましょう。また、いつ伝えるのかも重要です。
基本的には早めに行うのが良いですが、状況によっては「〇〇会議の結果が出てからの方が良い」といったケースもあります。タイミングで迷った場合には、すぐに報連相しておきましょう。先に確認しておけば、遅れによってトラブルが起きるのを防げるからです。
④どうやって伝えるべきか
最後に、どうやって伝えるかを決めましょう。すでに紹介したように、報連相したい内容の緊急性と重要度で決めるのがおすすめです。
●緊急性が高い：口頭で伝える（対面、電話）
●重要度が高い：文章で伝える（メール、手紙、FAX、チャット）
緊急性が高いものはすぐに確認してもらう必要があるため、確実に伝えられる対面、もしくは電話が望ましいです。逆に重要度が高いものは、記録が残る文章を使った手段を選ぶようにしましょう。
上手い人も苦手な人も報連相をスムーズに行う方法
報連相が苦手な人もここまで紹介したポイントを意識することで、スムーズに行えるようになります。しかし、報連相が苦手な人全員がやり方を工夫する意欲があるとは限りません。
職場全体で報連相をスムーズにしたいなら、会社が報連相をしやすい環境を整えることが重要です。たとえばビジネスチャットツール『DiSCUS』を使えば、メールよりも気軽にテキストベースで報連相できます。
「対面や電話で相手の時間をとってまで伝えることではないが、メールで伝わるのが遅くなってしまうのも困る」
こういったケースでは、非同期性と気軽さを兼ね備えたビジネスチャットが有効です。（非同期性：伝える人と受け取る人が同時に時間を取らなくて良いこと）
また、1人への報連相はもちろん、複数人への報連相もメッセージを1回送信するだけで完了します。報連相の作業自体も効率化したい方におすすめです。
まとめ｜報連相が上手い人を真似よう
報連相が上手い人が意識しているポイントや、実践している事前準備について紹介しました。報連相では伝える内容の明確さやタイミングなど、注意するべきことが多いです。慣れるまでは大変かもしれませんが、意識して繰り返していると自然にできるようになります。
報連相の仕方が上手くなれば、仕事が進めやすくなり、人事評価も上がる可能性があります。地味なことではありますが、日々の仕事に良い変化を起こせるのでぜひ実践してみてください。
