コミュニケーションがない職場の問題点と改善方法｜活気ある職場を目指そう
「職場にコミュニケーションがない」
「活気がなく息が詰まる感じがする」
「明るく仕事ができる職場にしたい」
以上のように、職場コミュニケーションについて課題を感じている方も多いでしょう。ビジネスシーンでは、適度なコミュニケーションが必要ですが、仕事の効率を重視するあまりに会話がなくなってしまうケースもあります。
そこで本記事では、職場にコミュニケーションがない原因と解決策を紹介します。原因にあった対策を行うことで、生産性が高く活気ある職場を目指してみてください。
【この記事の内容】
コミュニケーションのない職場とは？
コミュニケーションのない職場とは具体的には、以下のような状況を指します。
①会話が少なく活気がない
②業務の進捗状況の共有が滞っている
③双方向のコミュニケーションが行われていない
①会話が少なく活気がない
社員間でのコミュニケーションがほとんどなく、職場全体としての活気が感じられない状況です。こうした職場では、社員一人ひとりが孤立して作業を行い、チームとしての一体感や協調性があまり感じられません。
個々が競い合うことで高いパフォーマンスを保っている場合もありますが、複数人で協力する必要がある業務の進捗に影響が出るケースも多いです。
②業務の進捗状況の共有が滞っている
業務の進捗状況が適切に共有されず、チーム全体での作業の進行度が把握できていない状況です。情報が不足したり偏ったりしており、業務の遅延やミスの原因になってしまいます。
職場全体が話しづらい雰囲気になっている可能性が高いです。このようなケースでは業務連絡が滞っても、雰囲気のせいにしがちで責任の所在が曖昧になりやすいのも特徴です。
③双方向のコミュニケーションが行われていない
上司や一部のやる気がある社員だけが言葉を発しており、そのほかの社員の反応が薄い状況です。情報が一方通行であるため、フィードバックや意見交換がなく、改善すべき点が見つけられないことがあります。
また、反応の薄い社員たちは責任感や自己肯定感が低くなりがちで、仕事の成果も振るわなくなる可能性が高いです。
コミュニケーションがない職場では業務に支障が出る
コミュニケーションがない職場では、業務に大きな支障を引き起こします。
①社員のモチベーションが低下する
②業務状況がわからず進捗がスムーズにいかない
③タスクが偏ってしまう
①社員のモチベーションが低下する
コミュニケーションがないと、社員のモチベーションが下がりやすくなります。社員同士の連携が取れず、自身の業務がチームにどのように貢献しているか分かりにくくなるからです。
たとえば、タスクの完了報告などの業務連絡をする際、以下のように声をかけてもらえる職場では、社員のモチベーションが高まります。
- いつも丁寧にありがとう。
- 資料がわかりやすくて助かりました。
- ミスのフォローありがとうございました。 など
反対にフィードバックがない職場では、社員は以下のように感じるでしょう。
- 社員は駒でしかないのか
- できて当たり前といった空気で感謝さえしてもらえない
- フィードバックがないからどう改善したらいいかわからない
社員の元気がなくなるだけでなく、職場の活気も下がり、生産性も高まりません。
②業務状況がわからず進捗がスムーズにいかない
コミュニケーションがない職場では、業務がスムーズに進みません。進捗状況や問題点が共有されず、全体の業務状況を把握することが困難だからです。それぞれがまず進捗状況を確認することから始める必要があり、1つの作業にものすごく時間がかかってしまいます。
また、複数人が分担して行う業務の場合には、引き継ぎがうまくいかない可能性があります。不満の原因になったり、業務の成果が下がる原因になったりするため、早めの改善が大切です。
③タスクが偏ってしまう
業務の進捗や状況が共有されないため、タスクの配分が偏ってしまうリスクがあります。仕事をたくさん抱えている社員に対し、さらに仕事を振ってしまったり、逆に手が空いている社員に仕事が回らないといった状況です。人材リソースを十分に活用できない状態に陥り、社内の生産性が下がってしまいます。
また、タスクが集中してしまう社員は疲労を感じますし、逆に手が空いている社員は会社から適正に評価されていないと感じるでしょう。離職してしまうリスクも高まるため、経営を安定させていくためにも改善が必要です。
コミュニケーションがうまくいかない原因と対策
職場でコミュニケーションがうまくいかない原因として、以下3つが挙げられます。対策も紹介するので、自社に当てはまる箇所を重点的に読んでみてください。
①報連相の重要性が周知されていない
②会話をする機会が少ない
③社内に派閥があり協力関係がない
①報連相の重要性が周知されていない
「報告・連絡・相談」の重要性が周知されておらず、社員がそもそもコミュニケーションをする必要性を感じていない可能性があります。
そのため、社内研修を行なって報連相の重要性を伝えたり、報連相が滞って業務に支障が出たタイミングで注意したりすることが大切です。重要性を伝える際には、報連相をする時としない時で、業務の進捗にどのような違いが出るかを具体的に示すと効果的です。
なお、報連相がうまくいかない原因はそのほかにもあります。詳しくは以下の記事で確認してみてください。
＞報連相できない原因と解決策｜マインドと環境面の双方からアプローチしよう
②会話をする機会が少ない
そもそも会話をする機会が少なかったり、会話をしてはいけないと感じる空気があったりするケースです。特に業務が忙しいときには、無駄を省こうとして、会話する時間を削ってしまうこともあります。
しかし、報連相に代表されるように、コミュニケーションも業務の一部です。昼食や休憩時間を活用して、ランチ会やアイスブレイクを実施するなど、自然な形でコミュニケーションの機会を設けることが大切です。
コミュニケーションの機会を増やすための施策については、以下の記事が参考になります。
＞職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ｜メリット・成功させるコツも紹介
③社内に派閥があり協力関係がない
昇進の枠を巡って敵対していたり、営業成績によって競い合ったりしているケースです。社内で敵対している場合には、相手よりも優位な立場に立とうとして、情報を共有しなくなってしまいます。
社内イベントを実施する、異なる部署間での交流の場を設けるなど、全員が一体となって働ける環境を整備することが重要です。職場コミュニケーションがうまくいかない要因は、敵対だけでなく雑談が多いケースや、会話が少ないケースなどもあります。
それぞれのケースに合わせた対策をすることで、より効率よくコミュニケーションを改善していけます。詳しくは、以下の記事を参考にしてみてください。
＞職場コミュニケーションを改善するのための具体例7つ｜成功事例3つも紹介
コミュニケーションがない職場には機会の提供が大事
コミュニケーションがない職場では、手軽にコミュニケーションできる機会を提供することが大切です。ただ機会を提供するだけでは、億劫に感じて行動を起こしにくく、周囲の様子を伺うだけで誰も動かない可能性があるからです。
手軽なコミュニケーションを行いたい場合には『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールの導入を検討してみましょう。ビジネスチャットツールは、LINEのように気軽に使える上に、セキュリティレベルが高いからです。
メールのように挨拶文を考える必要もなく、打ち込む文章が少なくて済むので、業務の進捗状況を共有する際にも迅速に行えます。
ビジネスチャットツールでできること、導入で業務がどう変化するのかについては、以下のリンクから無料資料をダウンロードして確かめてみてください。
まとめ｜コミュニケーションがない職場を変えていこう
コミュニケーションのない職場は、業務の進行や社員のモチベーションに影響を及ぼします。しかし、その原因を理解し、適切な対策を講じることで、より良い職場環境を作ることが可能です。
コミュニケーションを大切にし、社員全員が活力をもって働けるような職場を目指していきましょう。コミュニケーションを活性化させる施策については、以下の記事も併せて参考にしてみてください。
【執筆者】
松岡 禄大朗
ブルーテック株式会社・デマンドジェネレーション部所属。
前職のWEB広告代理店で広告運用やアクセス解析を担当。
WEBマーケティング知識を活かして、現在はコンテンツマーケティングに携わり数多くの記事を執筆。
