中小企業向けのビジネスチャットツールおすすめ5選！選び方や活用方法まで徹底解説

「情報共有に時間がかかる」「テレワークでのコミュニケーションに悩んでいる」という中小企業は少なくありません。低コストで導入でき、業務の生産性向上に直結するビジネスチャットは、そうした課題を解決する第一歩としておすすめのツールです。本記事では、中小企業がビジネスチャットを導入するメリットや活用シーン、注意点、選び方のポイントを解説したうえで、おすすめのツール5選を比較しながら紹介します。

中小企業でビジネスチャットを導入するメリットは？

中小企業がビジネスチャットを導入することには、コスト面だけでなく組織運営の面でも多くのメリットがあります。ここでは代表的な4つのメリットを紹介します。

無料プランでも始めやすく、コストを抑えて導入できる

多くのビジネスチャットツールには無料プランが用意されており、限られた予算の中でも導入しやすいのが大きなメリットです。無料プランでは利用人数やメッセージの保存期間、機能の一部が制限されることもありますが、基本的なメッセージのやり取りや情報共有には十分対応できるケースがほとんどです。

そのため、まずは無料プランで試験的に運用を始め、社内に定着したタイミングで有料プランへ移行するといった、段階的な導入も可能です。初期投資を抑えながら効果を確認できる点は、予算に限りがある中小企業やスタートアップにとって特に心強いポイントといえるでしょう。

業種・業界を問わず柔軟に導入できる

ビジネスチャットは特定の業種に限定されず、製造業やサービス業、IT企業などさまざまな業態の企業で活用されています。パソコンやスマートフォンがあれば利用できるため、業務内容や規模を問わず、幅広い企業が導入しやすいツールです。

また、多くのツールは操作がシンプルで、従業員がすぐに使いこなせるように設計されています。専門的なITスキルがなくても直感的に扱えるため、初めてIT化に取り組む企業でも、大きな混乱なく社内に浸透させやすいのが特徴です。業種を問わず幅広い業務のコミュニケーションを効率化できる汎用性の高さは、中小企業にとって大きな魅力といえます。

使い慣れたチャット感覚で、ITツールの利便性をすぐに実感できる

ビジネスチャットの多くは、LINEなど普段使い慣れているメッセージアプリと似た操作感で利用できます。そのため、従業員は比較的短期間で操作に慣れることができ、導入初期からその利便性を実感しやすいのが特徴です。

たとえば、社外で働く営業担当者や遠方の拠点にいるメンバーとも、リアルタイムでやり取りしながら業務を進められるようになります。こうした手軽さと即効性の高さは、他のITツールと比べてDX推進の効果を体感しやすいポイントであり、社内へのIT活用の浸透を後押しする役割も果たします。若い世代にもなじみやすく、社員が自然に使い始めやすい点も見逃せません。

コミュニケーションの手間を減らし、生産性の向上につながる

ビジネスチャットを導入すると、メールや電話に比べて連絡の手間や時間を大幅に削減できます。かしこまった定型文を作成する必要がなく、思いついたことをすぐに共有できるため、情報のやり取りが活発になりやすいのも特徴です。

また、プロジェクトやチームごとにグループ・チャンネルを作成すれば、関係者だけで効率よく情報共有ができ、必要な情報を探す手間も減らせます。報連相をビジネスチャットに移行するだけでも、コミュニケーションのスピードが上がり、業務全体の生産性向上に直結するでしょう。限られた人員で業務を回す中小企業にとって、この効果は特に大きいといえます。

中小企業でのビジネスチャットの活用シーン例

ビジネスチャットは単なる会話ツールにとどまらず、日々の業務を支えるインフラとしても活用できます。ここでは中小企業における代表的な3つの活用シーンを紹介します。

部署間の情報共有・業務連携

営業とバックオフィス、現場と管理部門など、異なる部署間の情報共有にビジネスチャットは有効です。リアルタイムで進捗を共有したり、その場でファイルをやり取りしたりできるため、電話やメールよりもスピーディに連携できます。部署ごとに情報が分断される「縦割り」の課題を解消し、社内全体の意思決定のスピードアップにもつながるでしょう。

現場スタッフとのスムーズなやり取り

外回りの営業担当者や店舗スタッフなど、オフィスにいない従業員との連絡にもビジネスチャットは適しています。スマートフォンから簡単にアクセスできるため、報告・連絡・相談がチャット上で完結します。電話がつながらない、報告が遅れるといった現場特有の課題を改善でき、対応スピードの向上にもつながります。

社内連絡・全体アナウンスの効率化

全社員へのお知らせや業務連絡も、ビジネスチャットであれば一斉に、かつ確実に届けられます。既読確認機能を使えば、誰が内容を確認したかも把握しやすくなります。これにより伝達漏れや周知ミスといったトラブルを防げるため、少人数で複数の業務を兼任することが多い中小企業でも、情報共有の効率を大きく高められます。

中小企業でビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットは便利な一方、使い方や社内体制次第では十分な効果を得られないこともあります。ここでは中小企業が導入時に押さえておきたい4つの注意点を紹介します。

操作方法の周知とサポート体制の整備

ビジネスチャットは、従業員全体が活用してこそ効果を発揮します。しかし、ITツールに不慣れな従業員がいる場合、利用率に偏りが生じ、連絡手段が統一できなくなる恐れがあります。導入時には研修などを行って操作方法を周知するとともに、定期的に利用状況を確認し、うまく活用できていない従業員には不便な点をフィードバックしてもらうなど、継続的なサポート体制を整えることが大切です。

運用ルールの策定

ビジネスチャットは気軽にメッセージを送れる分、言葉遣いがカジュアルになりすぎたり、雑談が増えたりする可能性があります。そのため、導入前に運用ルールを策定し、最低限のビジネスマナーを守れる環境を整えることが重要です。たとえば、業務時間外の連絡は控える、雑談は控えめにする、メッセージを確認したらスタンプなどで反応するといったルールを決めておくと、負担なく活用しやすくなります。

情報の属人化を防ぐ工夫

ビジネスチャットの活用は属人化の防止に役立つ一方、個人が情報共有の優先度を判断してしまうと、必要な情報が共有されないまま埋もれてしまう可能性があります。誰が・どのような内容を・どのタイミングで共有すべきかを事前にルール化し、周知しておくことが大切です。情報共有の基準を明確にすることで、ツールの利用価値を最大限に引き出せます。

情報漏えいリスクへの備え

ビジネスチャットは手軽に情報をやり取りできる反面、誤送信やアカウントの乗っ取りなどによる情報漏えいのリスクも伴います。特に機密情報を扱う場面では、データの暗号化やアクセス制限、二要素認証といったセキュリティ機能が備わっているかを事前に確認しておく必要があります。セキュリティ対策を怠ると、信用の低下や取引先とのトラブルにつながりかねないため、導入前の確認は欠かせません。

中小企業向けのビジネスチャットの選び方

数多くのビジネスチャットツールの中から自社に合うものを選ぶには、いくつかの比較ポイントを押さえておくことが大切です。ここでは中小企業向けの選び方を3つ紹介します。

画面の見やすさ・使いやすさで比較する

従業員にとって扱いにくいツールは、導入しても十分な効果を得られません。スタンプ機能で簡潔に返信できるか、シンプルで直感的な操作ができるかなど、画面の見やすさやUIのわかりやすさは重要な比較ポイントです。多くのビジネスチャットでは無料トライアルが用意されているため、実際に複数のツールを試し、操作性や機能を比較したうえで選ぶことをおすすめします。従業員がストレスなく使えるツールほど、社内への定着もスムーズに進みます。

料金体系・必要なコストで比較する

ビジネスチャットを選ぶ際は、料金体系や必要なコストの確認が欠かせません。無料プランから始める場合でも、将来的な人員増加や機能拡張を見据えて、有料プランの料金体系まで比較しておくことが大切です。利用人数や使用する機能によって費用が変わるツールも多いため、事前に自社に必要な機能を洗い出し、コストパフォーマンスの良いプランを選びましょう。長期契約による割引の有無なども、比較の際にチェックしておきたいポイントです。

導入実績・シェアで比較する

ビジネスチャットを選ぶ際は、シェア率や導入実績も重要な比較材料になります。多くの企業に採用されているツールは、それだけ高い信頼性と実用性を備えている可能性が高いといえます。導入実績が豊富なツールであれば、同業他社や同規模の企業での活用事例も見つけやすく、自社に合うかどうかを判断しやすくなるでしょう。口コミやレビューを比較しながら、自社の規模やニーズに合ったビジネスチャットを見極めることが大切です。

中小企業向けのビジネスチャットおすすめ5選

ここでは、中小企業におすすめのビジネスチャットツールを5つ紹介します。それぞれの特徴を比較しながら、自社に合うツールを見つけてみてください。

Chatwork

会社名：株式会社kubell

Chatworkは、国内で豊富な導入実績を持つビジネスチャットツールです。チャット機能に加えてタスク管理機能を標準搭載しており、依頼した業務が完了すると自動でチャットに通知が届く仕組みになっています。ビデオ通話や音声通話も標準装備されているため、テキストでのやり取りだけでなく、対面に近いコミュニケーションも1つのツールで完結します。シンプルな料金プランと使いやすい画面設計で、初めてビジネスチャットを導入する中小企業にもおすすめのツールです。

特徴

• タスク管理機能を標準搭載し、完了通知も自動化
• ビデオ通話・音声通話も1つのツールで利用可能
• シンプルな料金プランで導入しやすい

Chatworkの詳細を見る

LINE WORKS

会社名：LINE WORKS株式会社

LINE WORKSは、普段使い慣れているLINEと同じ感覚で使えるビジネスチャットツールです。LINEアプリとの連携が可能で、導入したその日からすぐに利用を始められる手軽さが魅力です。建築業や不動産業、介護・医療などさまざまな業種・業務に対応しており、人数や目的に応じて選べる複数のプランが用意されています。ITツールに不慣れな従業員が多い企業でも、スタンプなど使い慣れた操作感でスムーズに社内に浸透させやすいツールです。

特徴

• LINEと同じ感覚で直感的に使える
• 導入初日からすぐに利用を開始できる
• 業種・目的に応じて選べる複数のプラン

LINE WORKSの詳細を見る

Slack

会社名：株式会社セールスフォース・ジャパン

Slackは、チームごとに「チャンネル」を作成して会話を整理できるビジネスチャットツールです。多数の外部アプリケーションと連携できる拡張性の高さが特徴で、他のビジネスツールと組み合わせることで業務フロー全体を効率化できます。通知管理機能も充実しており、業務時間外の通知を制限するなど、働き方に合わせた柔軟な設定が可能です。社外パートナーとの連携が多く、複数のツールと組み合わせて業務を進めたい中小企業におすすめです。

特徴

• チャンネル機能で会話や情報を整理しやすい
• 豊富な外部アプリとの連携で拡張性が高い
• 通知管理で働き方に合わせた運用ができる

Slackの詳細を見る

ChatLuck

会社名：株式会社ネオジャパン

ChatLuckは、高度なセキュリティ機能とカスタマイズ性を兼ね備えたビジネスチャットツールです。チャットルームを自由にカスタマイズできるため、部署やプロジェクトごとに使いやすい環境を整えられます。エンタープライズ利用にも対応できるセキュリティレベルの高さが特徴で、情報漏えいリスクを抑えたい企業にも適しています。多くの導入実績と口コミがあり、初めてビジネスチャットを比較検討する際の候補としても安心感のあるツールです。

特徴

• エンタープライズ水準の高いセキュリティ機能
• チャットルームを柔軟にカスタマイズ可能
• 豊富な導入実績と口コミによる安心感

ChatLuckの詳細を見る

WowTalk

会社名：キングソフト株式会社

WowTalkは、チャット機能に加えて「安否確認」や「匿名相談」など、幅広い機能を備えたビジネスチャットツールです。複数のメンバーに同一内容を送れる「トーク送信代行システム」を使えば、メールのような一斉連絡もスムーズに行えます。22か国語の翻訳に対応したトーク機能も搭載されており、外国人スタッフが在籍する企業でも活用しやすいのが特徴です。機能の充実度を重視する中小企業や、緊急時の安否確認体制を整えたい企業におすすめのツールです。

特徴

• 安否確認や匿名相談など機能が豊富
• 一斉送信に便利なトーク送信代行システム
• 22か国語対応の翻訳機能で多国籍にも対応

WowTalkの詳細を見る

中小企業でビジネスチャットを導入するなら『DiSCUS』がおすすめ

ここまで紹介したツールのほかに、国産のビジネスチャットとして『DiSCUS（ディスカス）』もおすすめです。シンプルな操作性とセキュアな国内運用にこだわった設計で、初めてビジネスチャットを導入する中小企業でも安心して使い始められます。無駄な機能を削ぎ落としたシンプルな画面は、ITツールに不慣れな従業員でも迷わず操作でき、社内への定着もスムーズです。コストを抑えつつ、安全性の高い環境でコミュニケーションを効率化したい企業は、ぜひ検討してみてください。

⇒DiSCUSの詳細を見る

まとめ

ビジネスチャットは、無料プランから始められる手軽さと、コミュニケーションの効率化による生産性向上を両立できる、中小企業のDX推進に最適なツールです。導入の際は、操作性や料金体系、導入実績を比較しつつ、運用ルールの整備やセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。本記事で紹介したメリットや活用シーン、選び方を参考に、自社に合ったビジネスチャットツールを見つけて、業務の効率化とコミュニケーションの活性化につなげてください。