コラム記事一覧
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メール誤送信による情報漏洩事例3選 ついうっかりが大きな被害に!
情報の拡散を一気に行うことができるEメールはコミュニケーションツールとして企業に欠かせない存在です。しかし簡単にコミュニケーションが取れるがために、うっかりミスで大切な情報を外部に漏らしてしまうアクシデントも後を絶ちません。今回は実際に起こったメール誤送信による情報漏洩の事例を見ながら、「メール」という便利なツールの使用に伴う大きな責任について考えてみましょう。1.親切な機能がうっかりミスの元にメール用プログラムが進化していくなかで、便利な機能もどんどん増えていますよね。なかでも便利であるがゆえに多くの人が使用する宛先のオートコンプリート機能ですが、コンプリート後にきちんと確認を行わないと、苗字・名前ともに似ていたり、漢字が違うだけだったりなどの微妙な違いで、大きなミスに繋がってしまいます。その一例として紹介するのは、世界各国の首脳の個人情報漏洩という、信頼関係にも大いに影響を及ぼ…お役立ち
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相手に配慮するコミュニケーションが社内の情報共有を円滑にする!
プライベートでは友人がたくさんいるのに、なぜか仕事上のコミュニケーションが苦手……そう感じている社会人は少なくありません。仕事を効率的にこなし、自分の役割を果たすためには、的確に情報を伝えたり、受け取ったりする必要があります。つまり、相手を傷つけず、良い関係を保ちながら言いたいことを言うことが大事。社内の情報共有を円滑にするコミュニケーションスキルを磨いて、ビジネスに生かしてみては?コミュニケーションはそもそも誰のためにある?プライベートでは基本的に自分の好きな人、コミュニティの中でお付き合いをしますよね。自分が心地よい場だけで過ごすことができるので、その中でのコミュニケーションは「自分のため」のものといえるかもしれません。ですが、ビジネスシーンではそうはいきません。自分が好きか嫌いか、合うか合わないかにかかわらず、所属する組織にいる人や顧客など、仕事に関係するさまざまな人とコミュニケ…お役立ち
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Outlookのメール誤送信を防止する方法
Windows搭載パソコンがいまだに大多数を占める業務用パソコン。デフォルトのメーラーであるOutlookを利用している端末が多いのが現状です。Outlookはレガシーな作りのため、その利用においては、ついミスをしてメールを誤送信してしまうケースも多いようです。これを防ぐためにはいくつか方法がありますが、メール送信後に、いったん送信ボックスに留める設定にしておくのが最も有効です。その方法とメリットを簡単に解説します。たったこれだけ?と思うかもしれませんが、年間に送るメールの数を考慮すれば、一通一通のメール送信における行動と心がけの違いが、後々には大きな変化をもたらすでしょう。メールをすぐに送らず、送信ボックスに留める設定方法Outlookを立ち上げたら、ファイル→オプション→詳細設定を開きます。送受信の中から、「接続したら直ちに送信する」のチェックを外します。これで、メールを作成後に…お役立ち
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LINEを社内で活用する場合のメリット・デメリットとは?
どのような会社においても、社員同士のコミュニケーションが課題になることがしばしば見受けられます。営業など外回りで各社員が個別行動することが多い会社の場合、なおのことでしょう。そうしたなか、Eメールよりも手軽でプライベートでもメイン通信ツールとして活用している人が多いLINEを社員同士のコミュニケーションツールとして検討する企業も多いようです。そこでここでは、LINEを社内のコミュニケーションツールとして活用する場合のメリットとデメリットについてみていきます。LINEを社内で活用する場合のメリットLINEを社内で活用することになった場合、そのメリットはどのようなところにあるのでしょうか。コミュニケーションが活性化する職場では横のつながりが重要、普段からコミュニケーションを取り合っておくことが大切……そのようなことはわかっていながらも、日中は全員個別行動だったりシフト制勤務だったりで…お役立ち
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ぜひもう一度チェック!Faxの誤送信対策、できていますか?
昔からの連絡手段であるFaxですが、基本的な送信方法は「昔と変わらず」の企業も多いのではないでしょうか。ボタンを1つ間違えたり、書類の組み合わせを間違えたりするだけで、思いもかけない大きなミスにつながってしまうFaxの問題点・改善策をみてみましょう。Fax誤送信で考えられる理由Faxを誤送信してしまうのにはどんなケースがあるのでしょうか。下記に起こりやすい4つの原因をあげてみました。全く知らない人に送信:番号の押し間違いで、大切な情報をまったく関係のない個人や企業に送ってしまう短縮番号の押し間違い:A社にFaxするつもりが、隣の短縮番号を押してしまい、B社に送ってしまう資料の不一致:カバーページと本文の組み合わせを間違え、違う会社に関係のない書類を送ってしまうアドレス帳の誤り:アドレス帳作成の際のミスに気がつかない、移転した企業の情報を更新していないなどが原因で、送信不可能とな…お役立ち
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チャットボットとはコミュニケーション自動化するプログラム
チャットといえば、インターネットを利用したリアルタイムのコミュニケーションである。図1DXクラウドリアルタイムでコミュニケーションを行うので、1回の書き込みは数文字~数十文字程度くらいが一般的である。その気軽さと情報共有のしやすさから、非常に多くのユーザーが利用している。一方で、SNSは友人や知人といった人間関係を経由して、ユーザー範囲を拡大していく。そこで、上述のInCircleでは、企業向けにユーザーを限定したり、通信の暗号化を行いセキュリティ対策を施すチャットシステムも登場している。そのチャットが大きく変わろうとしている。本稿では、チャットボットの概要を紹介し、現在、開発が進みつつある事例のいくつかを紹介したい。チャットボットとはチャットボットの「ボット」は、「ロボット」が語源である。ロボットといえば、人間が行うさまざまな活動や作業を代行してくれるのが一つの理想形である。…お役立ち
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社内のコミュニケーション不足が引き起こす3つの問題点とは?
社内のコミュニケーションは重要、横のつながりが大切、とよくいわれます。もちろんコミュニケーションによって職場の雰囲気や人間関係が良好になり、働きやすい環境づくりを目指す、といった面でも重要なのです。その一方で、実はコミュニケーション不足が、業務上の重大なミスを引き起こす危険性があることをご存じですか?いったい、どんな問題が起こり得るのでしょうか?改善すべき問題点を3つにまとめました。コンプライアンス違反や不正行為の温床に!?コミュニケーションが不足すると、同僚同士や上司と部下の間柄において、だれが何をやっているかわからないという状態が慢性化します。そのような場合、万が一コンプライアンス違反や情報隠ぺいが起こりそうになっても、だれも気付くことができません。「どうせだれも見ていない」「気付かれるわけがない」という認識が広まっている社内環境は、コンプライアンス違反や不正の温床となり得…お役立ち
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AIチャットボットが様々な業務を代行
チャットボットの「ボット」は、「ロボット」が語源です。InCircledeチャットボットとは、人間の代わりにコミュニケーションを自動で行ってくれるプログラム(もしくは、それを含むシステム全体)のことです。総務や、サポート業務、営業支援、医療分野のサポートから法律相談まで、多くのデータベース化されているビックデータをもとに、AI機能を備えたビジネスチャットが検索機能を駆使して人間の業務を代行します。人工知能で様々な業務をチャットボットが代行してくれます人間が1時間かけて調べることを数分で調べるAIコールセンター業務で、お客様の問題を解決するときにもコンサル業務は検索で答えを探したり、すでにFAQでまとめられている膨大な情報の中から適切な答えを選び出して、答えていきます。長く経験をつんだベテランのように、瞬時に答えを見つけ出すことができるのが人工知能の強みです。さらに回数を重ねるこ…お役立ち
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1秒でも早く対応を!メールを誤送信したときのお詫びの手順
日頃から細心の注意を払いたい、ビジネスメールの送信。どんなに間違いがないように気を付けていても、ヒューマンエラーが起こる可能性を0にすることは不可能です。ここでは、万が一誤送信をしてしまった場合の対処法を紹介します。1.すぐに電話をするとにかく気付いた時点ですぐに相手に電話をしましょう。ここで大切なのは、取り繕ったり言い訳したりせず率直に状況を話して謝罪することです。説明をするときはテキパキと、お詫びをするときは焦って早口になると軽々しく聞こえてしまうのでゆっくりと低めの声で話すのがポイントです。そして、メールはすぐに削除してもらうようお願いしましょう。対処が早ければ、未開封のうちに削除してもらえる場合もあります。2.改めてお詫びのメールを送信する電話を切ったら一呼吸おいて気持ちを落ち着け、正しい内容のメールを作成しましょう。もちろん丁重なお詫びの言葉と削除対応へのお礼もお忘れな…お役立ち
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社内でできるLINEのセキュリティ対策社内連絡を控えるべき理由も解説
「LINEで社内の連絡をしても大丈夫か。」「LINEで業務連絡を行うリスクはあるのか。」無料の通話機能や可愛いスタンプなど、手軽にメッセージの送受信ができる人気アプリのライン。その利便性から、会社での連絡ツールとして利用されることもあるでしょう。しかし、LINEを社内のツールとして使うのは、セキュリティ面に不安を感じることがあると思います。そこで、この記事では社内連絡にLINEを利用するリスクと使う場合の対策を紹介します。安心して利用するためにも、ぜひ参考にしてみてみてください。LINEを社内ツールとして使うリスクLINEを社内ツールとして使う場合、以下のようなリスクがあります。 ・うっかり誤送信してしまうおそれ・家族や友人と混同してしまう・プライベートがなくなる・アカウント乗っ取り問題・電話帳の連絡先との同期事前にどんなリスクがあるか、しっかりと確認…お役立ち