テレワークで商談するための準備5つ｜導入後に混乱しないよう事前にチェックしよう

IT技術の発達によって、営業もテレワークが進んでいます。とは言え、今まで訪問営業をしてきた人はテレワークに切り替えることに抵抗を感じるかもしれません。

「テレワークで商談はできる？」
「テレワークで商談する方法を知りたい」

以上のように考える人も多いでしょう。結論から言うと、テレワークで商談を行うことは可能です。ただ、テレワークを導入する場合には、事前に準備が必要です。そこでこの記事では、テレワークで商談を行うために必要なことや注意点について解説します。テレワークでの商談を導入するか迷っている方は、ぜひお読みください。

テレワークで商談を行うメリット

そもそもテレワークとは、情報技術を活用して時間や場所にとらわれずに仕事をすることです。そのため、オンラインで商談をすればテレワークで働くことができます。ただ、オンラインでの商談をするメリットが感じられなければ、わざわざ切り替える気にもならないでしょう。オンラインで商談を行うメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

• ・感染症リスクを避けられる
• ・顧客を訪問する手間がない
• ・人材確保につながる
• ・コスト削減できる
• ・新人教育に役立つ

リスクやコストを抑えられるので、業務効率化につながります。

テレワークで商談をするために必要なこと5つ

前章では、テレワークで商談を行うメリットを紹介しました。魅力を感じて「実際に取り入れてみたい！」と思った人もいるでしょう。テレワークでの商談をするためには、以下5つを準備する必要があります。

1. webコンテンツ
2. 連絡手段
3. タスク管理
4. 勤怠管理
5. 商談ツール

これらを準備しておかないと、業務がスムーズに進みません。スムーズに業務が進まない状態になってしまうと、社員がテレワークによる商談に悪い印象をもってしまいます。社内でテレワークが浸透せず、社員のモチベーションも下がってしまうかもしれません。せっかくテレワークを取り入れるのであれば、万全の体制で始めていきましょう。

テレワークで商談をするために必要なこと①webコンテンツ

テレワークでの商談をする場合には、webコンテンツとの併用がおすすめです。webコンテンツを使うと見込み率の高い新規客を効率よく獲得できるからです。この手法はインバウンドセールスと呼ばれています。ウェブサイトやSNSを活用して情報発信をし、発信に対して反応を示した客に対して営業をかけていきます。すでに商品知識などがあり、関心が高い人が集まるので、成約率が高まるのが特徴です。

テレワークで商談をするために必要なこと②連絡手段

テレワークを導入すると出社する必要がなくなるため、社員同士の連絡手段を確保することが大切です。従来通りにメールや電話での連絡をするのもよいですが、より密に連絡を取り合いたいならツールの導入がおすすめです。

たとえば、chatworkなどのテキストチャットができるツールや、zoomなどのビデオ通話ができるツールがあります。文字・音声・映像など、複数の形で意思疎通ができるようにしておくとよいでしょう。また、営業資料などの共有には、Googleドライブなどのクラウドサービスを併用するとさらに便利です。機能が異なりますので、複数のツールを検討した上で適したものを選ぶようにしましょう。

テレワークで商談をするために必要なこと③タスク管理

「誰がどの案件をやっているのか」といった、業務の進み具合を共有することも大切です。テレワークではそれぞれの社員の働きぶりが見えてこないため、ツールによって可視化していきましょう。先ほど紹介したGoogleドライブのスプレッドシートを活用するだけでもリアルタイムでタスク共有ができます。スプレッドシートはExcelのようなものですので、少し操作方法の確認をすればすぐに使えるようになるでしょう。

また、Torero（トレロ）やBacklog（バックログ）などのタスク管理に特化したツールもあります。シンプルで使いやすいものや、さまざまな機能がついているものなど特徴は様々です。使い勝手を比較して適切なツールを導入してみてください。

テレワークで商談をするために必要なこと④勤怠管理

テレワークでは誰がどのくらい労働しているのかが、不透明になります。チャットツールで勤務開始の連絡をしたり、毎朝ビデオチャットで朝礼をしたりしてもよいですが手間がかかるでしょう。ジョブカンやjinjer（ジンジャー）などの勤怠管理に特化しているツールを導入すると便利です。

労働時間を自動で集計してくれるものや、休暇の管理ができるもの、経費の計算もできるものなどさまざまです。ツールに求める機能や価格などから選んでみてください。

テレワークで商談をするために必要なこと⑤商談ツール

オンラインで商談を行うためには、ツールが必要です。商談ツールにはさまざまな機能があり、ツールによって搭載されている機能が異なります。代表的な機能は以下の通りです。

• ・資料共有
• ・資料ダウンロード
• ・テキスト共有
• ・台本用メモ
• ・録画機能

これらの機能を備えているツールなら、不自由なく商談を進められるでしょう。

テレワークでの商談を導入する際の注意点

ここまでテレワークでの商談を導入するために必要なことを紹介しました。ただ、テレワークは対面での営業とは異なるため、注意も必要です。おもな注意点は以下2つがあります。

商材の特性にあった方法を選ぶ

テレワークでの商談では、手触り感や重さなどの情報を伝えることは困難です。そのため、有形商材の場合には少々売りづらくなる場合もあるかもしれません。展示イベントを開催したり、お試し期間を設けたりするなどアナログでの施策も組み合わせて対策しましょう。

部下の管理方法を見直す

すでにお伝えしていますが、テレワークになると社員の管理が難しくなります。より意識的に連絡を取り、営業のフィードバックをするよう心がけましょう。定期的なビデオミーティングを設定したり、評価制度の仕組みを見直したりして対策してみてください。

テレワークでの商談を成功させるコツ

ここまでテレワークでの商談を導入するための方法を紹介してきました。とは言え、導入できても商談で成果が上がらなければ困ってしまうでしょう。オンラインで行う商談は、対面での商談とは違った点に気を配る必要があります。オンラインでの商談で成果をあげるコツとして、以下のようなものが挙げられます。

• ・カメラ写りを確認しておく
• ・マイクテストをしておく
• ・画面を整理しておく
• ・オーバーリアクションを心がける
• ・商談の前後にメールを送るようにする

以上のポイントを押さえておけば、オンライン商談をスムーズに進められます。

まとめ｜環境を整えてテレワークでの商談を始めよう

テレワークでの商談について紹介してきました。テレワークでの商談を始めるためには、以下5点を事前に準備する必要があります。

• ・webコンテンツ
• ・連絡手段
• ・タスク管理
• ・勤怠管理
• ・商談ツール

以上5点を押さえておけば、テレワーク環境の整備ができます。使用するツールの使い方のマニュアルなどもまとめておくと、社員が混乱せずに済むでしょう。