【報連相の違い】コミュニケーションの基礎を身につけて職場で上手く立ち回ろう

職場で適切なコミュニケーションがとられていないと、仕事の効率性が損なわれたり、問題が発生したりすることがあります。とくに報連相を徹底することは、職場において重要なコミュニケーションスキルです。

ここでは、報連相の違いと報連相を上手く行うコツについて解説します。

「職場でのコミュニケーションがうまくいかない」「改善したいが何をすればいいのかわからない」という方は、この記事を参考にまずは報連相についての理解を深めていきましょう。

報連相とは？コミュニケーションとの違いは？

報連相（ほうれんそう）は報告・連絡・相談の略語であり、職場でのコミュニケーションにおいて重要な概念です。業務をスムーズに進めていくためには、報連相が欠かせません。

報告・連絡・相談が適切に行われることで、職場内の情報共有や業務が円滑に進みます。報告や連絡が不十分だと、他のメンバーが抱える問題や状況を把握できず、業務の効率性が損なわれてしまいます。また、相談を怠ると、問題が拡大してしまうことがあるでしょう。

人間はどれだけ注意していても判断を間違えるものですし、仕事は会社全体で進めていくため報連相によるコミュニケーションが必要です。

また、報連相はコミュニケーションの一種で、報連相とコミュニケーションの違いは意味合いの広さということになります。

報連相はコミュニケーションとしてどんな違いがある？

では、報連相はそれぞれどのようなコミュニケーションなのでしょうか？似たような意味を持つ言葉ではありますが、異なるものです。

意味を理解して、場面に応じた対応を取れるようにしていきましょう。

1. ①報告
2. ②連絡
3. ③相談

①報告

報告とは、上司やチームリーダーに対して自分の業務や進捗状況・問題点などを報告することを指します。自分の担当する業務やプロジェクトを円滑に進めるために欠かせません。

具体的な会話例から報告について理解を深めてみましょう。

このケースでは、プロジェクトの進捗状況を報告しています。「このままのペースで良いのか」「この先のスケジュールはどうすればいいのか」について互いの認識を確認しているのです。

認識のズレがある場合には、互いの認識を合わせて後々トラブルにならないようにしましょう。

報告では進捗状況や問題点を的確に伝えることが大切です。また、上司とのコミュニケーションを円滑に進めるために、報告内容に対して上司からの質問に的確に答えることも求められます。

②連絡

連絡とは、相手に何かしらの情報を伝えるコミュニケーションです。報告とは異なり、自分の業務内容や進捗状況を伝えるだけでなく、タスクの依頼や日程の調整など、相手に何かしらのアクションを求める場合があります。

連絡を行う場面として以下の会話例が挙げられます。

このケースでは、会議があることを相手に伝えた上で参加するよう促しています。同時にその予定で問題ないかを確認しています。

このように、連絡では相手に必要な情報を的確に伝え、何をして欲しいのかを明らかにすることが大切です。また、相手からの返答に対しても丁寧に対応することが求められます。

③相談

相談とは、相手に意見や助言を求めるコミュニケーションです。報告や連絡とは違い、自分の状況を伝えるのではなく、自分自身が決められない問題や悩み事について相手に意見を聞くのです。

相談を行う際には、以下のような会話例が挙げられます。

このように、相談では自分自身が決められない問題について、相手の意見やアドバイスを求めることが目的です。相手の意見を素直に聞き、一緒に問題解決に向けて考えることが大切です。

報連相のコツは状況確認をすること

報連相を行う際には、状況確認が重要です。状況確認とは、自分が伝えたいことを相手が正しく理解しているかどうかを確認し、誤解を防いで円滑なコミュニケーションを図ることです。

たとえば「Aプロジェクトは順調に進んでいます」という報告では、本当に順調なのかの確認ができません。このケースでは「プロジェクト内で◯日に予定していたAタスクについては、期日通りに完了しました。」などと状況説明をして、互いに状況確認をすることが重要です。

事前に状況を把握して伝えるべき内容を明確にしておくようにしましょう。

また、実際に状況確認をする際には以下のポイントを意識すると、簡潔な説明ができるので活用してください。

• ・状況を短く分かりやすく説明する
• ・事実と感情を分けて説明する
• ・具体的な数字やデータを使って説明する
• ・相手の立場に立って説明する

報連相を迅速に行うならビジネスチャットツールがおすすめ

報連相を迅速に行いたい場合には、ビジネスチャットツールがおすすめです。ビジネスチャットツールは、電話やメールよりも手軽にコミュニケーションできるからです。

• ・電話のように相手の時間を奪う必要もありません
• ・メールのように長い文章を書く必要もありません
• ・対面のように話しかけるタイミングで悩む必要もありません

また、ビジネスチャットツールにはファイル送信機能が備わっており、画像や書類などを送信すれば視覚情報を的確に伝えられます。

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まとめ｜報連相の違いを理解してコミュニケーション能力を磨こう

報連相の違いについて紹介しました。それぞれの違いをまとめておくので、最後にもう一度確認してみてください。

• ・報告：自分の業務や進捗状況・問題点などを伝える
• ・連絡：相手に情報を伝えた上でアクションを求める
• ・相談：相手に意見や助言を求める

報連相の違いを理解して場面に応じて使い分けることで、円滑なコミュニケーションができるようになります。職場におけるコミュニケーションでは、他愛のない会話が求められることもありますが、業務遂行のためのコミュニケーションの方が重要度が高いです。

報連相は業務を円滑に進めるために欠かせない、ビジネスにおけるコミュニケーションの基礎です。この記事で紹介したように、適切に状況説明をした上で報連相を行ってみてください。

また、さらにコミュニケーション能力を高めていきたい方は、以下の記事も読まれることをおすすめします。

＞コミュニケーション能力を高めるには？絶対に押さえるべき5つのコツ