コミュニケーションを上手にとる方法は？言い換えや円滑に進めるポイントを紹介
「コミュニケーションで大切なことってなんだろう」
「上手くコミュニケーションするにはどうしたらいいんだろう」
「仕事に生かして成果を出したい」
以上のようにお考えですか？本記事では、ビジネスにおけるコミュニケーションで大切なことを紹介していきます。
ノウハウを紹介するだけでなく、ノウハウを実践する際の注意点についても触れるので、より自然なコミュニケーションができるようになります。自然な形でコミュニケーションを上達させて、仕事で成果を出したい人は是非ご覧ください。
【この記事の内容】
ビジネスにおけるコミュニケーションの大切さ
ビジネスにおいて、コミュニケーションは非常に重要な役割を担っています。コミュニケーションを円滑に行うことで、以下4つのメリットを得られるからです。
- ①信頼関係を築ける
- ②チームワークが良くなり働きやすくなる
- ③情報共有が円滑になり生産性が高まる
- ④会社の社会的評価向上につながる
①信頼関係を築ける
信頼関係はビジネスにおいて非常に重要な要素です。信頼関係があると、取引や業務の進行が円滑になり、課題解決にも繋がるからです。
信頼関係を築きたい場合には、相手を理解したり敬意を示したりすることを意識しましょう。相手を理解するためには、コミュニケーションを通じて相手の意見や感情を聞き出すことが重要です。そして、共感を示すと相手は安心して自分のことを話してくれるようになります。
また、相手に対して自分の考えや立場を率直に伝えることも大切です。率直に自分の意見を伝えて相手との誤解を解消することで、信頼関係を深められるからです。自分を表現する際には、過去の実績が役立ちます。実績は仕事に対する真摯な姿勢や責任感を示す材料となるからです。言葉だけでなく行動も一貫していることを示すと、より信頼関係を築きやすくなります。
②チームワークが良くなり働きやすくなる
ビジネスにおいて、仕事を効率的に進めるためにはチームワークが不可欠です。コミュニケーションを通じてチーム全体の方向性や目標を共有し、お互いが協力し合って取り組むことで、成果を最大化できるからです。
チームワークを構築するためには、メンバー同士の信頼関係が重要です。チーム内でのコミュニケーションでは、その場にいるすべての人に対して信頼関係を築いていないと、本心での話し合いができず議論が前に進みません。定期的なミーティングを行うなど、メンバー全員が情報共有できる機会を作るようにしましょう。そうすることで、チーム全体の目標を共有できるようになり、メンバー同士の信頼関係が深まってチームワークが向上します。
また、チーム内のメンバーとそれぞれが1対1で話せる機会も必要です。1対1のコミュニケーションの方が深い話をしやすく、信頼関係を築きやすいからです。時にはペアを組んで業務を行ったり、2人でランチをしたりして深いコミュニケーションを意識するのも良いでしょう。
③情報共有が円滑になり生産性が高まる
ビジネスにおいて、チームワークや業務の円滑な進行に欠かせないのが情報共有です。情報共有が不十分だと、同じ業務を担当する人によってやり方が異なってしまい、重要な情報が見逃される、作業が重複してしまうなど、生産性が下がる原因となるからです。
情報共有をすることでチーム全体が同じ目標に向かって一丸となり、高いパフォーマンスを実現できます。また、誰かがつまづいた際、周囲のメンバーが迅速にサポートできるようになります。情報共有は、個人の能力以上の成果を生み出すことにつながるのです。
さらに、情報共有は個人の成長にもつながります。自分自身が情報を共有することで、自分の知識の解像度が上がりますし、周囲から自分が知らなかった情報を得られるからです。情報共有を促進する仕組みを整える方法として、共有フォルダを作成する、定期的に報告会を開く、電子掲示板を設置するなどがあります。これらの方法を取り入れて、情報共有を円滑にしていきましょう。
④会社の社会的評価向上につながる
コミュニケーションが円滑に行われると、会社の社会的評価も向上します。信頼関係の構築ができ、チームワークの向上や情報共有の円滑化によって生産性が高まるからです。高い生産性を誇る企業は、質の高いサービスや製品を提供するため顧客満足度が高くなります。満足する人が増えれば増えるほど、良い評判（口コミ）が広がって自社のイメージが良くなるのです。
また、円滑なコミュニケーションをすることで「風通しの良い企業」という評価も得られるでしょう。従業員の働きやすさ向上や就職志望者の増加といった効果も期待できます。
「コミュニケーションをとる」の意味とは
「コミュニケーション（Communication）」という言葉は、もともと英語から来た言葉ですが、日本語の中にもすっかり溶け込んで、普段からよく使われています。その意味は、英語でも日本語でも基本的に同じで、「情報や気持ちを伝え合う行動のこと」です。
ただし、単に情報を伝えるだけでなく、コミュニケーションをする双方が、伝えた内容をしっかりと理解し合うことで、初めて「コミュニケーションが成立した」と言えます。つまり、「コミュニケーションをとる」ということは、次の2つの大切なことを行う、ということなのです。
| ・自分の考えや気持ちを相手に伝えること (理解してもらうために) ・相手の考えや気持ちを知ろうとすること (お互いを理解するために) |
このように考えると、コミュニケーションは一方通行ではなく、お互いに伝え合い、理解し合う、双方向のやり取りであることが分かるでしょう。
「コミュニケーション」の日本語での言い換え
コミュニケーションの日本語での言い換えは、文脈やニュアンスによって様々な表現が考えられます。主なものを以下に挙げます。
- ・意思の疎通 (いしのそつう): お互いの考えや気持ちが通じ合うこと。
- ・意思伝達 (いしでんたつ)：意図や考えを伝えること。
- ・情報伝達 (じょうほうでんたつ)：事柄や知識を伝えること。
- ・情報共有 (じょうほうきょうゆう)：情報を関係者間で共有すること。
- ・対話 (たいわ)：向かい合って話すこと。
- ・会話 (かいわ)：互いに言葉を交わすこと。
- ・話し合い (はなしあい)：意見を出し合って議論すること
- ・やり取り (やりとり)：言葉や行動などを互いに交わすこと。
コミュニケーションで1番大切なことは自分のスタイル
コミュニケーションには、誰にでも合う万能なスタイルはありません。自分自身の性格や相手との関係性に合わせて、自分なりのスタイルを見つけることが大切です。
自分なりのスタイルを見つける手がかりとして、以下3つのトピックを参考にしてみてください。
- ①口数が多くてもコミュニケーション上手とは限らない
- ②表面上の特徴にとらわれずに自分のスタイルを探そう
- ③自分ではなく相手を見ることから始めよう
①口数が多くてもコミュニケーション上手とは限らない
口数が多いからコミュニケーションが上手いとは限りません。自分が話すよりも、相手の話を聞く姿勢が大切であることは周知の事実でしょう。自分の考えを押し付けず、相手の話を聞き、理解することで、相手との信頼関係を築いていきましょう。
話すのが得意でない場合でも、聞く力を伸ばせば十分にコミュニケーション能力を高められます。「自分には無理だ」と考えず、コミュニケーション能力を高めるために取り組みを始めてください。コミュニケーションスタイルは人によってさまざまです。自分の意見を聞いてもらうことで自分の力を発揮できる人もいます。そういった人に対しては、聞き上手の人の方が上手くコミュニケーションができるでしょう。
このように、自分の性格や相手との関係性を考慮し、臨機応変にコミュニケーションを行っていきましょう。
②表面上の特徴にとらわれずに自分のスタイルを探そう
コミュニケーションで大切なのは、自分自身のスタイルを見つけることです。
誰かのコミュニケーションスタイルを真似るのも良いですが、あなたに合っておらず不自然な印象になることもあるでしょう。この場合には相手に不快感を与えてしまうこともあります。表面上の特徴を真似たところで、自分がもっている雰囲気に合わないと逆効果なのです。一旦取り入れて試してみるのは良いかもしれませんが、無理をしている感覚があるのなら手放す方がよいでしょう。
自分自身が何を大切にしているのか、どのようなメッセージを伝えたいのかを考え、自分なりの表現を探していきましょう。例えば、会話で相手への興味を示すために「目を見てじっと聞くこと」がしばしば求められます。しかし、目を見るのが苦手だったり、目つきが悪く見えやすい顔立ちだったりする場合には、この方法は向きません。
その代わりに、相槌に力を入れるようにしたり、相手の話をリードするように疑問を投げかけたりするなどの工夫をするのがよいでしょう。このように、コミュニケーションが上手い人の表面上の特徴にとらわれないことが重要です。自分のスタイルを見つけることで、自信をもってコミュニケーションできるようになります。
③自分ではなく相手を見ることから始めよう
コミュニケーション上手になるためには、相手を見ることが大切です。相手を見ることで、相手がどんな話し方や表現を好むのかを把握できるからです。相手が話しやすくなるよう、自分の話し方を調整してみましょう。また、相手がどんな状況にいるのかを理解することで、相手に寄り添ったコミュニケーションができます。
例えば、相手がストレスを抱えている場合には、相手の話を聞いたり、励ましの言葉をかけたりすることで、相手の気持ちを楽にしてあげられるでしょう。相手が急いでいる場合には、要点を簡潔に伝えたり、行動のサポートしたりして、相手の負担を軽減できます。相手を見ることは、相手との信頼関係を築くためにも重要です。人は相手が自分のことを理解してくれていると感じると、安心感や信頼感を抱くからです。
自分のスタイルを見つけようとすると、自分のことばかりに意識が向きがちになります。もちろんそれも大切ですが、それは昼休みや帰宅した時など1人で考えられる状況でやるべきです。1人でいるときに「次はああしてみよう」と決め、実践したらまた1人でいるときに「あれが上手くいかなかったな」などと振り返るのです。
実際にコミュニケーションを取る場面では、相手がどんな状況や気持ちでいるのかに注目してみましょう。そうすることで、ただノウハウを実践するだけでなく、状況に合わせた自然なコミュニケーションができます。
円滑なコミュニケーションを図る上で大切なこと
続いて、実際に円滑なコミュニケーションを図る上で大切なこと5つについて見ていきましょう。
- ①相手に興味をもっていることを示す
- ②簡潔にわかりやすく伝える
- ③表情や視線にも気を配る
- ④相手を認める姿勢を示す
- ⑤適度に自己開示をする
- ⑥ミラーリングを意識する
①相手に興味をもっていることを示す
円滑なコミュニケーションを図る上で、相手への興味を示すことは非常に大切です。相手が話している内容に対して、興味をもち、共感を示すことで相手との信頼関係を築けます。
話を聞いてもらえない状況下で話すのが精神的に辛いのは簡単に想像がつくでしょう。当たり前のことではありますが、相手の話をよく聞くことが重要です。相手が話をしているときは、話を遮ったり自分の話ばかりしたりせず、相手が話を終えるまで静かに聞きましょう。そして、相手が話している内容に対して興味を示し、共感することが大切です。たとえば、相手が自分の考えを話している時は「面白いですね」といった言葉をかけ、相手の話を肯定的に受け止めてみましょう。
また、相手が話した内容を覚えておくことも大切です。次に会ったときに前回の話を振れば、相手は「覚えていてくれた」と嬉しくなるでしょう。相手が自分にとって大切なことを話した場合には、メモしておくことも効果的なのです。
このように相手への興味を示して相手とのコミュニケーションをより深めてみてください。
②簡潔にわかりやすく伝える
簡潔かつ、わかりやすい伝え方は、コミュニケーションにおいて非常に重要です。長々と話をすると相手は飽きてしまい、伝えたいことが伝わらなくなってしまうからです。相手が理解しやすいように、相手の視点や背景を考えて話を進めることも意識しましょう。理解できない話は退屈に感じるからです。
また、分かりにくい言葉や表現を使うと、相手に誤解されることもあります。相手が知らない専門用語や略語などを使わないように気を付けましょう。理解できないことを質問すると話の流れを遮ることになるので、人によっては遠慮してしまいます。こうなると認識のズレが生じて後々の関係性に悪影響が出てしまうでしょう。
相手に伝えたいことを簡潔にまとめ、わかりやすく伝えることが、円滑なコミュニケーションを実現するための鍵となります。
③表情や視線にも気を配る
表情や視線は、相手とのコミュニケーションにおいて非常に重要な役割を果たします。表情や視線が適切であれば、相手に自分の感情や意図を正確に伝えられるようになります。また、相手の表情や視線から、相手の感情や意図を読み取ることもできます。
例えば、相手が困っているときに明るい笑顔で話しかけると、相手は「自分の気持ちが理解されていない」と誤解するかもしれません。たしかに安心感を与えるためには笑顔は必要ですが、この場面で明るい笑顔をすると馬鹿にしている印象を与えてしまいかねません。少し微笑みつつも相手を心配するような表情が適切でしょう。
相手の表情や視線を見て、相手がどのような状況にあるかを把握し、適切な表情や視線で接することが大切なのです。こうした配慮ができると、相手との信頼関係を築けるようになります。
④相手を認める姿勢を示す
相手を認める姿勢を示すことも大切です。人は自分の存在を認めてもらうことで、安心感や自信を得られるからです。相手を認める姿勢を示すには、相手の言葉や意見を真剣に聞くことが大切です。自分の意見ばかりを押し付けず、相手の意見を尊重する姿勢を示していきましょう。
また、相手の良いところを褒めることも大切です。褒める際には相手の容姿や成果ではなく、相手がとくに力を入れていることやあまり自信がないことを褒めると効果的です。相手が「認めてほしい」と思っていることを褒めると好印象を与えられます。
一方、相手を否定するような発言や態度をとることは、相手に嫌悪感や反感を与え、コミュニケーションを悪化させることにつながります。否定的な感情を抱くようなことがあったら、まずは相手の意見や行動を批判したくなる気持ちを抑えましょう。そして、建設的な提案を行い、相手を認める姿勢を示すとよいでしょう。
⑤適度に自己開示をする
コミュニケーションを円滑にする上で、適度に自己開示をすることも大切です。自己開示とは、自分自身の情報や感情、経験などを相手に伝えることです。
自己開示をすると、相手は安心感を抱きます。たとえば、初対面の人とは話すのが難しく緊張するのに対して、好みを知っている友人とであれば話す際に緊張を感じることはあまりないでしょう。自己開示をして自分のことを知ってもらうことで相手が、話しやすい状況をつくるのです。自己開示をする際には、相手や状況に応じて適切な内容を選ぶことが重要です。たとえば、ビジネス上の関係ならば、自分自身について話すよりもプロジェクトについて話す方が適切です。
とくに相手が興味をもっていそうなことに関して「私はこう考えています」と自己開示をするのがおすすめです。関心のあることなら相手は進んで話したがるからです。相手を観察して何について自己開示すべきか見極めてみてください。ただし、自己開示は度を過ぎると相手に不快感を与えたり、プライバシーを侵害したりすることもあるため、適度に行うことが大切です。
⑥ミラーリングを意識する
相手との共通点を見つけたり、同じ仕草や話し方を意識したりするミラーリングも有効です。人は自分と似た人に親しみを感じる傾向があるため、意識的に自分のコミュニケーションの仕方を相手に似せていくと、すぐに打ち解けやすくなります。
例えば、出身地や趣味などで共通点があると話が盛り上がりますし、似たような仕草をすると相手が安心して深い話までしてくれやすくなります。ミラーリングをするためには、相手のことをよく観察することが必要です。
- ・何が好きなのか、どんな考え方をしているのか
- ・よく使う言葉や特徴的な話し方はあるか
- ・よくする視線の動きや仕草は何か
これらを観察して違和感のない範囲で真似してみましょう。
職場コミュニケーション円滑化のコツ
風通しの良い職場は、活気と生産性の源泉。ちょっとした工夫で、誤解を防ぎ、協力体制を築き、仕事の質を高められます。明日からできる、円滑なコミュニケーションのヒントをご紹介します。
相手の話を傾聴する
「傾聴」とは、相手の話を注意深く聞くことを意味します。当たり前のことのようですが、実は傾聴を100％実践するのは簡単なことではありません。「自分は傾聴できている」と考えている人は下記のようなＮＧ行動はしていませんか？
※傾聴におけるＮＧ行動
- ・アドバイスする
- ・同情する
- ・反応が薄い
- ・沈黙を待たない
- ・反論する
特に上司・部下、先輩・後輩という関係だと、つい、『こういう場合はこうすべき』などとアドバイスや反論をしてしまうかもしれません。ただここで思い出してください、コミュニケーションにおいて最も重要なのは、「相手の気持ち」なのです。そのため、相手のためを思った発言でも思いがけず相手を傷つけ、信頼関係を損なう可能性があります。
まずは、上記のＮＧ行動に気を付け、適度な相槌や質問を挟みつつ、相手の話を聞きましょう。もちろん相手からアドバイスを求められた場合や議論の場で反論を行うことは全く問題ありません。お互いの立場や感情、パワーバランスを考えたうえでしっかりと傾聴を行うことで、相手に安心感を与え、コミュニケーションを円滑にできるでしょう。
明確でわかりやすい情報伝達
自分の考えや情報を伝える際は、相手が理解しやすいように、簡潔かつ具体的に説明することを心がけましょう。例えば、もし相手にわかりやすく情報を伝えたいなら、PREP法の活用はすぐに真似できるコミュニケーション手法です。
PREP法とは、以下の４つの要素の頭文字をとったモデルです。
- Point ：要点（結論・主張）
- Reason ：理由（結論にいたった理由）
- Example：具体例（理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況）
- Point ：要点（結論・主張）
つまり、はじめに結論を伝えてから、結論にいたった理由を説明し、理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、最後にもう一度結論を述べる構成を指します。ビジネスの場では、ともかく簡潔でわかりやすいコミュニケーションが求められます。とっさに具体例が出せない場合でも、第一に結論、第二にその理由を伝えることを意識しましょう。
※使用例
結論： B社の提案について、契約を見送るべきだと判断いたしました
理由： 理由としては、提案されたシステムが当社の既存システムとの互換性に課題があり、導入に更なるコストと時間を要するためです。
まとめ｜コミュニケーションを円滑にするために大切なことを実践しよう
本記事では、ビジネスにおけるコミュニケーションの大切さと、コミュニケーションで1番大切なのは自分のスタイルを見つけることだと説明しました。一朝一夕でできるようになることではないので、日々、意識しながら過ごして身につけていきましょう。
ビジネスにおいて、コミュニケーションは極めて重要な役割を果たしています。コミュニケーションを上手に行うことで、信頼関係を築き、チームワークを良くし生産性を高められるからです。本記事で紹介したポイントを参考に、仕事仲間との関係性を改善してみてください。
コミュニケーション能力を高める方法については、以下の記事でも取り上げています。興味があればこちらも参考にしてみてください。
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