大阪大学医学部附属病院 大阪大学医学部附属病院

※InCircle導入事例

大阪大学医学部附属病院
人の健康をあずかる立場である以上、対面や電話による直接的な情報伝達ができない時間帯もあるのが病院職員の方々です。そんな時に必要不可欠なのが、テキストによる情報交換。
2,800人以上の職員を抱える大病院で、『InCircle』が果たす大きな役割とは……?
  • 導入目的

    • 医師、看護師を含めた職員全体のコミュニケーションの質的・量的強化。
    • 高度な情報セキュリティが担保されたオンラインコミュニケーション手段の確立。

    課題

    • 外来対応、オペ、勤務シフト等の事情により電話対応が不可能な時間が多い医師・看護師に対し、十分な情報伝達ができない。
    • 患者の個人情報や病状など、漏洩が許されない情報をオンラインで安全にやりとりする手段がない。

    導入効果

    • リアルタイムで情報を伝えられない医師・看護師に対しても、テキストで速やかに、確実に情報伝達ができるようにする(2022年導入予定)。
    • オンプレミス版の導入により、個人情報を高度なセキュリティの下で取り扱うことができ、オンラインコミュニケーションがより充実する(2022年導入予定)。

    運用方法

    • ほぼすべての職員にスマートフォン端末を配布し、『InCircle』を導入。
    • 部門ごとにトークルームを作成。真に緊急性の高い連絡は電話や内線を利用し、それに準ずる日常的な業務連絡には『InCircle』を利用する。
  • 大阪大学医学部附属病院外観
  • チャットツールが重要な役割を担う
    医療現場ならではの事情

    まずは、チャットツールの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
    小西様 当院は2021年現在、医師や看護師など含めて約2,800人以上の職員が働いています。
    職員達の連絡手段は、音声は主にPHSか内線、テキストは電子カルテシステムの中に組み込まれているメール機能のようなものを利用していました。
    そんな中PHSのサービス終了に伴って、院内のPHSをスマートフォンに置き換えることになったんです。
    電子カルテのメール機能もプッシュ通知がないためにあまり使い勝手が良いものではなく、これを機にスマートフォンを使った、実用的なコミュニケーションツールを探そう…ということになりました。
    ツールを探す際、医療機関ならではの要件やこだわりはありましたか?
    小西様 医療機関では音声連絡・テキスト連絡のそれぞれが重要な役割を担っています。
    電話などを使った音声の連絡は、本当に急を要する時には欠かすことができません。
    患者さんの健康を預かる立場である以上、直接的にすぐ連絡する手段は必要なわけです。
    一方で大勢が働き、多くの情報を取り扱う現場ですから、さほど急を要さない「時間ができた時に見てくれればいい」という業務連絡もたくさんあります。
    当然ながら、医師・看護師はオペや外来対応の時には電話に出ることはできませんから、このような連絡までいちいち電話で受けるわけにはいきません。 テキストのやりとりでいいんです。
  • 他院での利用実績があった『InCircle』 オンプレミス運用が可能な点に着目し導入決定

    『InCircle』を知ったきっかけや、第一印象を聞かせてください。
    小西様 偶然、他院で『InCircle』を使っているという話を聞く機会があったんです。
    実際に病院で使われているという『InCircle』に興味がわいて、資料を請求しました。
    第一印象はまず、オンプレミスで導入できるという安心感ですね。
    先ほども申し上げたように医療機関には個人情報があふれており、それらの保護が大きな課題です。
    オンプレミスで院内の情報システムの中に組み込む形で使うことができれば、セキュリティ面で心配はないな、と思いました。
    複数のチャットツールを検討されていたようですが、『InCircle』をお選びいただいた決め手はなんだったのでしょうか?
    山本様 コスト面や使いやすさなどもありましたが、決め手はやはりオンプレミスで導入できるという点ですよね。
    院内で取り扱う様々なセンシティブな情報を、院外に出すことなく運用できるところが決定的でした。
    そもそもオンプレミスで導入できるチャットツールというものが、あまり多くないんです。
    できたとしても予算オーバーだったり、機能が物足りなかったりするケースもありました。
    純粋なオンプレミスでなく、プライベートクラウドのような方式を用いたツールでも代用は効くかもしれませんが、厳密に言えばそれも情報を院外に出してしまうことになる。
    そんな中で『InCircle』は完全にオンプレミスでの導入が可能であり、機能面、コスト面でも納得できるものだった…ということで導入を決めました。
    本格導入はこれからということですが、現場では『InCircle』をどのように使われる予定ですか?
    小西様 まずは要件でもあった「急を要さない連絡手段」としての使い方ですね。
    病院職員には電話で連絡されても困るような場面が多くありますから、そうした連絡はある程度置いておいてもかまわない『InCircle』でのテキスト連絡を使うことになります。
    特に当院では看護師から医師への連絡…例えば「あの患者さんの処方箋を明日までに用意してください」といった内容の連絡に多く使われるのではないかと想定しています。
    加えて、これはさらに一歩先のステップだと思っているのですが、テキストによるディスカッションのようなことができないかと。
    当院のような大学病院に勤務している医師は院外に出る機会が多く、担当している患者さんの診察を他の医師に託すような場面も出てきます。
    また、何人もの先生で患者さんの治療方針を話し合うようなこともある。
    こうした時、いつでもどこでも『InCircle』を使って患者さんの情報を引き継いだり、複数の医師によるテキストディスカッションができればいいな、と考えてはいますね。
    『InCircle』なら外出先からもスマートフォンで参加できますし、病名や症状などの個人情報も安心してやりとりすることができますから。
    そういったことができないか、という医師からの要望も以前から多くあるんです。
  • 誰にでも直感的に理解できるインターフェイスとデータ編集の簡便さこそ『InCircle』の特性

    実際に『InCircle』に触れてみた感想はいかがでしょうか。
    小西様 非常に使いやすいですよね。
    大勢の職員がいて、デジタルに慣れている人・慣れていない人まちまちですが、『InCircle』は普段みんなが日常的に使っているSNSとほぼ同じインターフェイスですから、操作に迷うことはあまりないのではないかと思っています。
    シンプルさ、とっつきやすさは誰にとってもうれしいはずですね。
    山本様 全体的なところを言えば、他の類似アプリと比較して機能に過不足がなく、バランスよく全域をカバーできているところはとてもいいですね。
    それから私はシステムを担当しているので、データの移行などメンテナンスのしやすさで好感が持てました。
    例えばユーザー情報の変更です。
    大学病院は職員が入れ代わり立ち代わりで、日常的に大量のデータ変更が必要になります。
    その点、『InCircle』はそうした作業がCSVファイルを使って簡単にできるのがとても便利です。
    またCSV登録の際、ユーザーのグループ分けを自動で判別してやってくれるんですね。
    当院では部署によってグループを分けていますが、大量のユーザーデータを扱う中で、私がまだ認識していないような新設部署ができているようなこともありますから、この機能には非常に助けられています。
    もう1つ機能面で意外と便利だったのが、自分が発信したメッセージにも、他人が発信したメッセージにも、どちらにも既読表示ができることですね。
    あれは、小さなことではありますがとても便利な機能だと思います。
    小西様 私たちの職場では、既読表示の機能が充実していることは重要なんですよね。
    基本的に勤務時間が人によってバラバラで、特に看護師は日勤と夜勤で分かれていますから、部門の全員が集まれる機会があまりないんです。
    そんな中、全員に周知する必要がある情報が本当に周知できているのかを正確に把握できることはとてもありがたいんです。
    小西様 端末自体のパスコードのほか、『InCircle』のID/PWが必要になりますので、二重の鍵をかけていることになります。
    またログアウトを行わない場合であっても、『InCircle』では一定時間操作しないと自動的に画面ロックをかけることができる点も長所と考えています。
    病院外からはVPN接続によりアプリを利用しますが、万一ユーザーが端末を紛失した場合には、MDMによりただちに使用不能にするとともに、VPN通信も無効化する体制を整えています。
    小西様 一部の医師に、スマートフォンと『InCircle』を使ってこんなコミュニケーションをとろうと思っている…と話してみたところ、大変喜んでいました。
    やはり今まではメールなどのテキストで患者さんの情報をやりとりすることはセキュリティリスクが高くてできませんでしたから、それができるようになるのはとてもうれしい…と。
    本格的な導入はまだまだこれからなので、導入すればもっと様々な声が聞こえてくるかと思います。
  • オンプレミス/クラウド両対応の汎用性と
    導入サポートの手厚さで選べば『InCircle』

    最後に、『InCircle』をまだ導入されていない企業の皆様に向けて、コメントをお願いします。
    小西様 『InCircle』はまず、使いやすさについてはまったく問題ないですよ、と言いたいですね。
    それからオンプレミス、クラウドの両方に対応しているのは『InCircle』の長所ではないでしょうか。
    企業それぞれの事情によって選ぶことができるので、様々な業種・部門で活用することができますよね。
    当院は現状ではオンプレミスを重視しましたが、いつかクラウドが必要になることがあるかもしれません。
    実際にそうするかどうかは別としても、同じ環境でクラウド運用もできるというのは『InCircle』ならではの安心感につながっていると思います。
    山本様 私もやはり、『InCircle』はオンプレミスが大きなポイントだと思っています。
    オンプレミスでの導入ができるということ自体ももちろんポイントですが、その導入プロセスについても高く評価しているんです。
    オンプレミスでのアプリ導入作業は比較的時間がかかってしまうものですが、その間に担当してくださった営業さんの親身な対応にはとても助けられました。
    こちらからの質問や相談に丁寧に応じてくださり、また使いやすいマニュアルも作ってくださったりで、迷うところが非常に少なかったんです。
    オンプレミスでのチャットツール導入を考えている病院や企業であれば、『InCircle』が候補の1つと考えて良いと思います。
    本日はありがとうございました
    小西様・山本様 ありがとうございました。
    ※本取材は感染症対策に十分な配慮をしたうえで行なっています。
  • 社名 大阪大学医学部附属病院様
    事業内容 総合医療・研究事業
    設立 1869年
    従業員数 2,869人(2021年5月1日現在)
    URL https://www.hosp.med.osaka-u.ac.jp
    大阪大学医学部附属病院

※掲載内容は取材当時のものです。(2021年5月時点)

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