コミュニケーションが希薄な職場への対処法｜会話を好まない社員も納得の方法とは？
社内コミュニケーションが希薄になると、業務効率が下がってしまうなどの悪影響があるため適切な対策が必要です。
とは言え、そもそもコミュニケーションをあまり求めない人も増えており、とにかくコミュニケーションを増やそうとする従来のアプローチだけでは対処できなくなっています。
そこで本記事では、希薄化した社内コミュニケーションの対処法として、以下2つのアプローチを紹介します。
- ①コミュニケーションが希薄でも業務効率を維持するアプローチ
- ②希薄化したコミュニケーションを補うアプローチ
社内コミュニケーションはただ増やせばいいわけではなく、社員が心地よいと感じるようにしてこそ業務効率アップにつながります。
「コミュニケーションを増やす従来のアプローチでは効果を感じられなかった」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
働き方の変化によってコミュニケーションが希薄化している
感染症の流行をきっかけにテレワークが普及した影響で、社内におけるコミュニケーションが希薄化しています。
緊急事態宣言下でも業務を継続できるようにと、テレワーク化を推し進めたのは良いものの、コミュニケーションがうまく取れず困ってしまった方もいるでしょう。
一般的に、職場のコミュニケーションが不足すると以下のデメリットがあると言われています。
- 報連相が滞って業務に支障が出る
- 社員のモチベーションが下がる
- 風通しが悪くなり自社の評判が落ちる など
「だからこそコミュニケーションを活性化するべきだ！」という考えは論理的に正しく、現状を改善しようという意気込みは素晴らしいものです。
しかし、テレワークが普及して「あまりコミュニケーションを求めない、むしろ避けたいニーズ」が顕在化した現在では、あまり有効でない場合もあります。
コミュニケーションを求めない人からすると、社内コミュニケーションを活性化させる取り組みには関心がないからです。
つまり「コミュニケーションを求めるタイプの人」と「あまりコミュニケーションを求めないタイプの人」の両方のニーズを汲み取った対策が必要なのです。
コミュニケーションの希薄化に対する評価は人により違う
コミュニケーションを求めるのかどうかによって、希薄化した現状への評価はまったく異なります。
- コミュニケーションを求めない人：「このままで良い」と思っている
- コミュニケーションを求める人：仕事にやる気が出ず「早く戻ってほしい」と思っている
先述したように、企業は双方のニーズを汲み取った対策が求められています。
しかし、これら2つのニーズは相反するものであるため、どうやって対処すべきなのか頭を抱えてしまう人も多いことでしょう。
ここで大事なのは、問題の本質がコミュニケーションの量ではなく、業務効率が下がってしまう状態にあることです。
当記事ではこの考えをベースに、コミュニケーションの希薄化に対する企業戦略として、以下2つのアプローチを紹介します。
- ①コミュニケーションが希薄でも業務効率を維持するアプローチ
- ②希薄化したコミュニケーションを補うアプローチ
2つのアプローチを組み合わせて実施することで、コミュニケーションを求める人も求めない人も心地よい職場環境を整えられます。
コミュニケーションが希薄でも業務効率を維持するアプローチ
少ないコミュニケーションでも、業務効率を維持するには以下4ステップが必要です。
- ①ルーチンワークの工程を見直してマニュアル化
- ②クリエイティブ業務のルーチン化
- ③自動化ツールやアウトソーシングを活用して負担を軽減
- ④評価制度の見直し
①ルーチンワークの工程を見直してマニュアル化
まずは手順が決まっているルーチンワーク（定型業務）の工程を見直しましょう。
- テレワーク化で実施が難しくなった工程
- デジタル化で効率化できる工程
- 人への確認が必要な工程
これらを見直してより効率の良いフローを組むことで、最低限のコミュニケーションでも業務効率を維持できるようになります。
たとえば、スケジュールの確認は人に聞くのではなく、スケジュール管理ソフトで行うなどです。
部署ごとやプロジェクトごとにスケジュールを作成し、すべてのスケジュールと進捗状況を共有できる場所さえあれば、誰かに確認を取る必要がなくなります。
テレワークでありがちな「今忙しいだろうか？連絡しても大丈夫かな？」といった不安も軽減され、この不安がゆえに連絡できず業務が滞ると事態も防げます。
②クリエイティブ業務のルーチン化
変則的でテンプレ化しづらく、人の手が必要なクリエイティブな業務についても見直していきましょう。
一見するとクリエイティブな業務に見えるものでも、細かい工程に分けるとルーチン化できる箇所が見つかるものです。
商品開発の企画業務を例にとって考えてみましょう。
- 競合を調査する
- 市場を見て相場感やトレンドを見極める
- 既存商品のレビューを確認する
- 新商品のアイディアを出す など
大まかに考えると以上のような作業フローであり、そのうちの上3つは「情報を集めて分析するルーチン作業」として捉えられます。
極論に思える方もいるかもしれませんが、本当に人材リソースが必要なのは新商品のアイディアを出す工程だけなのです。
ルーチンワークはクリエイティブ業務よりも効率化しやすいため、クリエイティブ業務を細分化してルーチンワーク化することで、コミュニケーションの負担削減につなげられます。
③自動化ツールやアウトソーシングを活用して負担を軽減
ルーチンワークは利益を生みづらい上に、多くの時間を取られる業務です。
そのため、自動化ツールを導入したり、アウトソーシング（外注）したりして負担を軽減することで、業務効率を大幅に向上できます。
また、自社で行う業務を減らすことでコミュニケーションも最小限に抑えられます。
④評価制度の見直し
コミュニケーションの希薄化によって業務効率が落ちる原因は、作業フローだけでなく、社員のモチベーションにもあります。
コミュニケーションが少なくなることで、人から感謝されたり仕事の改善点をフィードバックしてもらったりする機会が減るからです。
加えて、従来の人事評価は業務への取り組み姿勢が重視される傾向にあります。
テレワークの場合には、仕事をしている姿を見ることができず、人事評価制度が機能していなくなっている可能性があります。
社員も「適正に評価されているんだろうか？」という不安から、モチベーション維持が難しくなるでしょう。
そのため、業務への取り組み姿勢よりも成果物による評価にシフトすることが大切です。
希薄化したコミュニケーションを補うアプローチ
続いて、希薄化したコミュニケーションを補うことで、業務効率の維持を目指すアプローチ4つを紹介します。
- ①ミーティングや出社日の設定
- ②ワーケーションの実施
- ③社内イベントの企画
- ④コミュニケーションツールの導入
①ミーティングや出社日の設定
コミュニケーションを増やすために、ミーティングや出社日を設定する方法です。
ミーティングはオンラインで実施するのも有効です。
とくに複数人での会話ではオンライン通話よりも、タイムラグがなく声が被ってしまう心配がないので、対面の方が話しやすいケースも多いでしょう。
実際に顔を合わせて話をすることで社員のモチベーションも回復しやすくなります。
②ワーケーションの実施
在宅勤務の場合には、自宅で過ごす時間が多くなるため気分を変えるのが難しく、モチベーションが下がってしまう人もいます。
出社日の設定だけでなく、違う拠点で仕事をするワーケーションの実施もおすすめです。
具体的には、コワーキングスペースの賃料を会社が負担したり、定期的にレンタルオフィスを貸し切って自社メンバーでブレストをしたりなどが挙げられます。
場所を変えると手軽に気分を変えられるので、モチベーションが低下した社員がいる場合に実践してみてください。
③社内イベントの企画
イベントを行って仕事とは異なるシチュエーションで、親交を深めるのも有効です。
- オンラインランチ会
- オンライン飲み会
- お花見
- バーベキュー など
仕事から一旦離れてリラックスした状態で話す機会を提供することで、社員同士がより親密になりやすくなります。
リラックスしているからこそ嫌味なく、仕事上の悩みや不安を打ち明けやすく、社内体制の見直しにもつながります。
社員にとっても気分転換になり、仕事に対するモチベーションの維持に役立つでしょう。
④コミュニケーションツールの導入
テレワーク下において適切な距離感のコミュニケーションをするには、以下の要素を満たすツールを活用するのがおすすめです。
- 思いついた時にすぐ連絡できる手軽さがある
- 履歴が残り再確認に手間がかからない
- 非同期（同時接続が不要）で相手の時間を奪わない
これらの要素をすべてあわせ持つツールとして『DiSCUS』のようなビジネスチャットが挙げられます。
ビジネスシーンでの利用が想定されており、セキュリティも強固なので、重要データをオンラインで扱うことの多いテレワークで活躍するでしょう。
『DiSCUS』は感覚的に使えるデザインを採用しているため、導入直後も使い方で困る社員が少ないとの評価も得ています。
詳しい機能や導入費用については、無料資料請求をしてチェックしてみてください。
まとめ｜コミュニケーションの希薄化には2つのアプローチが大切
コミュニケーションの希薄化が起こっている場合には、コミュニケーションの活性化とコミュニケーションに依存しない業務効率維持の体制構築が欠かせません。
これら2つのアプローチを実践することで、業務に必要なコミュニケーションを保ちつつも、業務効率を維持できるようになります。
加えて、コミュニケーションを好む社員もそうでない社員も、心地よいと感じる職場環境を実現でき、社員の満足度も向上するでしょう。
また、最低限のコミュニケーションで業務効率を維持するには、的確な報連相を行う必要があります。
報連相はコツさえ掴めば誰でも上手くなるにも関わらず、日常的に触れるものであるからこそあまり意識しない人が多いです。
以下の記事では報連相が上手い人が意識していることを紹介しており、どうすれば上手くなるのかがわかりますので、こちらもあわせて参考にしてみてください。
