リモートツール5種類｜どのツールから導入すべき？選び方やおすすめも紹介
「リモートワークに役立つツールを知りたい」
「どのツールから導入すべきか知りたい」
「ツールの選び方を知りたい」
リモートワークをするにはデジタルツールの導入が必要です。しかし、具体的にどんなツールがあるのかについては、まとまった情報がなく探すのが大変でしょう。
そこでこの記事では、リモートワークに役立つツールの種類を紹介した上で、ツールの選び方や優先的に導入すべきツールとその理由も解説します。
リモートワークをこれから始める方や、リモートワークをより便利にしていきたい方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
リモートツールの種類
リモートワークを便利にするツールとして以下が挙げられます。
それぞれ行える業務が異なります。自社にとってどのツールが必要なのか考えながら読んでみてください。
- ①リモートアクセスツール
- ②Web会議ツール
- ③勤怠管理ツール
- ④クラウド共有ツール
- ⑤ビジネスチャットツール
①リモートアクセスツール
リモートアクセスツールとは、離れたところにあるパソコンに遠隔でアクセスして操作できるツールのことです。社内サーバーにつながっている会社のパソコンに自宅からアクセスする際などに使用します。
社内サーバーからでしかアクセスできない書類やソフトウェアなどがある場合には、リモートアクセスツールの導入をするか、サーバー内のデータを移管する必要があります。
逆に社内サーバーからでしかアクセスできない書類などがないのであれば、とくに必要のないツールです。自社はどちらなのかを確認しておきましょう。
②Web会議ツール
Web会議ツールは、ビデオ通話をつなぐことで離れた場所にいる人と顔を見ながら会話ができるツールです。会議だけでなく商談にも活用できます。
メールや電話でもコミュニケーションは取れますが、お互いの認識をしっかりとすり合わせたいときなどは相手の表情が見えるWeb会議ツールが適しています。
Web会議について知りたい方やおすすめのWeb会議ツールを知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
③勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、その名前の通り勤怠管理をクラウド上で行えるツールです。ツールによっては交通費の計算や休暇の申請・受理なども行えます。
リモートワークでは社員がそれぞれの自宅などで業務を行うため、出勤と退勤の時間を把握するのが難しいものです。勤怠管理ツールを使って打刻すれば、会社側も勤務時間が把握できますしデータが一箇所に残るため給与計算などにも便利です。
④クラウド共有ツール
クラウド共有ツールは、ネット上にデジタルファイルをアップロードすることで気軽に共有できるツールです。ネット上にファイルを保存することで、時間や場所を問わずファイルにアクセスできるようになるのです。
わざわざメールに添付して送る必要もありませんし、複数人で同時に編集することもできます。編集結果はリアルタイムで反映されるので進捗状況の確認にも便利です。
⑤ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、テキスト（文字）によって気軽に連絡ができるツールです。ビジネス向きのチャットなので、セキュリティ環境が整っており外部に漏らしたくない情報を扱う際にも安心です。
リモートワークでは相手の状況がわからないため、同時接続が必要な電話は「今、大丈夫かな？」と不安を感じて使いにくいこともあるでしょう。また、メールは返信が遅くなることもあり迅速に話し合いを進めたい事柄には不向きです。
チャットツールなら、メッセージを送っておけば相手が都合のよい時間に返信してくれますし、メールより気軽なので返信スピードも速くなります。すぐに返信をするいわゆる「即レス」をすれば、リアルタイムに連絡ができます。
遠隔での業務連絡がよりスピーディーに行えるのでリモートワークには必須のツールです。また、デジタルファイルを共有したり、勤怠管理をグループチャットで行ったりもできます。
これらの機能もビジネスチャットツールでまかなえば、データが一元化されて管理が楽になります。勤怠管理をチャットで行うメリットデメリットについては以下の記事をご覧ください。
＞勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介
リモートツールの導入はビジネスチャットツールから
リモートツールの種類を紹介しました。紹介したツールだけでも5種類あるため、どれから導入すべきか戸惑うこともあるでしょう。
結論から言うと、ビジネスチャットツールから導入するのがおすすめです。リモートワークをする上では効率のよいコミュニケーション手段を確保することが重要だからです。
さらに、ビジネスチャットツールは勤怠管理やファイル共有も行えるため、他のツールを導入する手間も省けます。ビジネスチャットツールを導入した後、必要性を感じたらそのほかのツールの導入を検討すればよいのです。
たとえば、社内のパソコンを社外から利用する必要があればリモートアクセスツール、相手の顔を見ながら話したい場面が多ければWeb会議ツールを導入するといった形です。
ツールが多くなればなるほど情報管理が難しくなり、生産性が下がってしまうリスクも出てきます。また、コストを増やすのは容易ですが削るのは労力が必要なものです。
まずは最小限のコストでビジネスチャットツールを導入して「業務が滞りなく進むか」「改善点はあるか」を確認してみましょう。
リモートツールとして使うビジネスチャットの選び方
リモートツールとしてビジネスチャットツールを導入する際には、以下3点に気をつけて選びましょう。
- ①社員全員が使いこなせる設計か
- ②セキュリティ対策は十分か
- ③継続的に利用できる料金設定か
①社員全員が使いこなせる設計か
利用する予定の社員全員が使いこなせるツールを選びましょう。リモートワークでビジネスチャットを導入する際には、社員それぞれが基本的にひとりでツールの使い方を覚える必要があるからです。
ツールをうまく使えない人が出てしまうと、連絡をしにくくなって社内のコミュニケーションが滞る可能性があります。ツールがうまく使えずコミュニケーションの輪から外れてしまった人は、孤独感に苛まれますし情報不足によって業務を思うように進められないかもしれません。
長くこういった状況が続くと離職してしまうなど、業務効率のダウンだけでなく人材確保のためのコスト増加につながることもあります。デジタル機器の操作が苦手な社員でも使いやすいシンプルなデザインのツールを選んで、リスクを回避していきましょう。
②セキュリティ対策は十分か
情報漏洩リスクを回避するためにも、セキュリティ対策が十分にされているツールを選ぶようにしてください。ビジネスチャットツールはセキュリティが強固に設計されていますが、ツールごとに行われている対策が異なります。
具体的には、ログイン時の2段階認証や通信の暗号化、信頼のあるデータセンターの利用などが挙げられます。自社が納得のいく対策を行っているツールを探してみましょう。
③継続的に利用できる料金設定か
ビジネスチャットツールは月額料金制を取っているものがほとんどです。継続的にコストがかかるため、無理なく続けられる料金設定かどうかを確認するようにしてください。
また、搭載されている機能に見合ったコストパフォーマンスかどうかも確認すると、より後悔のないツール選びができるでしょう。そのほか、導入時に初期費用がかかる場合もあるため忘れずにチェックするようにしてください。
リモートツールにおすすめなビジネスチャットツール
「InCircle（インサークル）」は、リモートツールとしておすすめなビジネスチャットツールです。使いやすさ・高セキュリティ・低コストの3つを兼ね備えているからです。
必要な機能のみを厳選しているため画面がシンプルでわかりやすく操作もかんたんで、デジタル機器に苦手意識がある人でも使いやすいでしょう。
また、通信・端末・サーバーの3つで暗号化を行うことで高いセキュリティ性能を実現しており、かつ、料金も1ユーザー月額180円とコストパフォーマンスも高いです。
詳しい機能や導入手順・料金について知りたい方は、以下のリンクより無料で資料を手に入れてください。20ユーザー分の無料トライアルも実施しています。無料トライアルをご希望の場合も以下リンクよりお問い合わせください。
まとめ｜リモートツールはビジネスチャットから導入しよう
リモートツールについて紹介しました。リモートツールには勤怠管理やクラウド共有などさまざまな機能をもったツールがあります。
中でも迅速なコミュニケーションを可能にするビジネスチャットツールがおすすめです。コミュニケーションを円滑にしつつ、勤怠管理やファイル共有を行うこともできるからです。
まずはビジネスチャットツールを導入して、リモートワークができる環境を整えてみましょう。その後、必要に応じてそれぞれのツールを導入することで余計なコストをかけずに済みます。
自社にあったリモートツールを見つけて、生産性を高めてみてください。
