社内でできるLINEのセキュリティ対策とは？社内連絡を控えるべき理由も解説

「LINEで社内の連絡をしても大丈夫か。」

「LINEで業務連絡を行うリスクはあるのか。」

無料の通話機能や可愛いスタンプなど、手軽にメッセージの送受信ができる人気アプリのライン。その利便性から、会社での連絡ツールとして利用されることもあるでしょう。しかし、LINEを社内のツールとして使うのは、セキュリティ面に不安を感じることがあると思います。

そこで、この記事では社内連絡にLINEを利用するリスクと使う場合の対策を紹介します。安心して利用するためにも、ぜひ参考にしてみてみてください。

LINEを利用する企業が増加

今や社会インフラとなったLINE。日本国内のLINEの月間アクティブユーザーは9,700万人を超え、日本の総人口の約７割以上をカバーしています。

参考:https://lymcampus.jp/line-ads/courses/user/lessons/oada-1-2-3

同様に、多くの民間企業にとっても重要なビジネスツールとなっており、INE公式アカウントを通じた情報発信やクーポン配布といったマーケティング活動はもちろん、チャットボットを活用したカスタマーサポート、採用活動での応募者との連絡、さらには社内コミュニケーションツールとしても活用が広がっています。

LINEの業務利用によるトラブル

その手軽さの一方で、個人LINEの業務利用は多くのトラブルを引き起こす温床となっています。最も深刻なのが情報漏洩リスクです。業務情報をプライベートなグループへ誤送信してしまったり、退職者が業務グループに残留し、機密情報にアクセスし続けたりするケースが後を絶ちません。

例えば、実際に以下のような事例が発生しています。

自治体での個人情報漏洩 ある自治体では、職員が市民の個人情報を含む業務連絡を個人LINEで行っていました。これが問題視され、個人情報保護の観点から行政指導が入る事態に発展しました。公的機関でさえ、その利便性から安易に利用し、重大なインシデントに繋がるケースが報告されています。

退職者による機密情報へのアクセス 多くの中小企業で見られるのが、退職した社員が業務用のLINEグループに残り続けてしまうケースです。退職時の手続きが煩雑なため、グループからの削除が忘れられがちです。その結果、元社員が新製品の情報や顧客とのやり取り、社内の会話を閲覧し続けることが可能になり、意図せずとも情報漏洩のリスクに晒され続けます。

上記以外にも、休日や深夜の連絡が常態化し、従業員のプライベートを侵害する「つながらない権利」の問題や、労働時間管理が曖昧になる労務トラブルにも発展しがちです。企業が管理できない「シャドーIT」と化したコミュニケーションツールは、企業の信用を根底から揺るがしかねない重大なリスクをはらんでいるのです。

LINEを社内ツールとして使うリスク

LINEを社内ツールとして使う場合、以下のようなリスクがあります。

• ・うっかり誤送信してしまうおそれ
• ・家族や友人と混同してしまう
• ・プライベートがなくなる
• ・アカウント乗っ取り問題
• ・電話帳の連絡先との同期

事前にどんなリスクがあるか、しっかりと確認をし不要なトラブルを避けるようにしましょう。

うっかり誤送信してしまうおそれ

LINEで社内連絡をするリスクとして、うっかり誤送信してしまうことが挙げられます。プライベートでも使用しているからこそ、気が緩んで気軽な返答をしがちになるからです。会社の行方に関わる重要な判断と「今日晩ご飯食べるの？」といった日常会話を同じデザイン内で使いこなすのは、人間の脳にはなかなか難しいことです。上司にため口でメッセージを送ってしまったり、スタンプの誤送信をしてしまったりする可能性があります。

手軽だからと言って、プライベートと同じように利用してしまうと、ビジネスシーンにおけるあなたの信用が一気に落ちてしまいます。メッセージを送る際には、送る相手の立場や内容を一度確認するようにしましょう。

家族や友人と混同してしまう

社内の人を家族や友人と混同してしまうリスクがあります。LINEではユーザーがハンドルネームとアイコン表示になるからです。

• ・友達一覧に同じ名前の人が並んで見つけ出せない
• ・ハンドルネームの表示で誰のことなのかわからない
• ・アイコンが変わっており誰だかわからなくなる

家族や友人、恋人などにあてたメッセージを会社の上司へ送信してしまうと考えたら、ぞっとして冷や汗が止まらなくなることでしょう。LINEでは相手の表示名を変更できるため、不要なトラブルを避けるためにも積極的に活用していきましょう。プライベートがなくなる LINEは日常的に使うツールだからこそ、24時間相手の状況を選ばずメッセージが送信されます。

相手がメッセージを読み終えたことを示す既読マークがつく、つかないでやきもきしたり、ちょっとした言い回しに頭を悩ませたりなど、メッセージ1つで気持ちが揺らぐものです。そんな日常が会社でのやりとりが加わると、気の休まる時間がありません。便利なツールだからこそ、ストレスにならない付き合い方を見つけていくことが大切です。

アカウント乗っ取り問題

LINEはアカウントを乗っ取られるリスクがあります。実際に、メールアドレスやパスワードなどからLINEのアカウントを第三者が乗っ取り、アカウント主の友人に詐欺メッセージを送りつけるという事件が発生しました。

リテラシーが低いと、常に情報流出のリスクと隣り合わせになります。詐欺メッセージがプライベートでの友人だけではなく、業務上の関係者に送りつけられてしまうと、さらに問題は重大となるでしょう。

電話帳の連絡先との同期

LINEが爆発的に普及した一因として、スマートフォンの電話帳から連絡先を同期させたことがあります。これによって、昔の知人と再びつながることができるなどのメリットが生じる一方で、 自ら連絡をとろうとしたわけではない人とも自動的につながってしまうという問題も発生しています。

業務に使うと、さらに大きな問題に発展しかねません。ビジネスの関係で名刺交換した人をすべて電話帳に登録している場合、LINEの普及率から高い確率でそのような人々とLINEでつながることになるでしょう。まして、その相手に機密情報を誤送信してしまったら……。 そんなリスクを踏まえると、業務的な利用には慎重にならざるを得ません。

社内で安全に使うために必要なLINEのセキュリティ対策

社内で安全に使うためには、以下のようなLINEのセキュリティ対策が大切です。

• ・メッセージの暗号化を有効にする
• ・友だち追加設定を変更する
• ・情報提供はオフに設定する
• ・アプリからの情報アクセスを拒否にする
• ・他端末からのログイン許可をオフにする

それぞれ詳しく解説していきます。自分で対策ができないときは使用を控えるようにしましょう。

メッセージの暗号化を有効にする

LINEを安全に使うために、メッセージの暗号化を有効にしましょう。LINEにはLetterSealingと呼ばれる、メッセージを暗号化してくれる機能があります。送信したメッセージや位置情報、1対1の音声、ビデオ通話を暗号化した状態で送受信できる通信方式です。この機能をお互い有効にしていれば、送信者と受信者以外はメッセージの内容を解読できません。

逆に機能がOFFの状態になってしまうと、第3者がアカウントを乗っ取るとメッセージを確認できてしまいます。社内の連絡は重要な内容だったり、機密情報を送ったりすることがあるので、必ずお互いがLetterSealingが有効になっているか確認しましょう。

友だち追加設定を変更する

LINEのセキュリティ対策として、友だち追加設定を変更することをおすすめします。いきなり「電話番号で友だち追加されました」という通知が来たが、誰だか分らなかったという経験がある方もいるでしょう。

LINEには、電話番号を知っていればIDを知らなくても、友だちに自動追加する機能があります。そのため、あなたの電話番号を知っている人ならば、誰でも友達追加可能です。知らない人や知人など友達が増えれば増えるほど、誤送信などのリスクがあります。自動追加をされたくない方は、ツールの設定メニューで「友だち自動追加」をオフにしておきましょう。

また、ビジネスシーンで利用する場合には、社員全員が「友だち自動追加」をオフにしておくよう呼びかけることが大切です。

情報提供はオフに設定する

LINEにはサービスの改善や広告配信などを、目的としたユーザー情報を提供する設定があります。以下のような内容がLINEや関連会社に提供されます。

• ・トーク内で使用されたスタンプ
• ・トークの既読情報や使用した日時
• ・公式LINEの利用状況
• ・購入したスタンプの情報

メッセージの内容が第3者へ漏れるわけではありませんが、リスク回避やセキュリティ対策のため情報提供をオフにすることをおすすめします。

アプリからの情報アクセスを拒否にする

他のアプリを使用しているとき、LINEのプロフィール画像や名前がアプリ上に表示されて困った経験はありませんか？

LINEの画像などが他のアプリ上に表示されている場合、そのアプリとLINE上のあなたのプロフィールが共有されている状態です。情報漏洩のリスクを回避するためにも安易に共有を許可をしないようにしましょう。万が一許可をしてしまった場合は、簡単に設定を変更できます。

端末により表示される項目に違いがありますが、設定メニューにある「アプリからの情報アクセス」から情報の共有が許可されていないか確認してみましょう。

他端末からのログイン許可をオフにする

LINEのセキュリティを強化してアカウントの乗っ取りを防ぎたいならば、他端末からのログイン許可をオフにしましょう。LINEはもともと、スマホ1台に1アカウントしか利用できないようになっています。しかし、この設定をONにするとタブレットやパソコンなどの端末から利用できるようになります。

便利ではあるものの、この状態ではLINEIDとパスワードを知っていれば、第3者でも簡単にあなたのアカウントにログインできてしまいます。スマホでしかLINEを使用しない方や、乗っ取りが心配の方はこの設定をオフにしておくことをおすすめします。LINEをパソコンでも使う方の場合には、ログイン通知を活用しましょう。他の端末であなたのLINEにログインがあると、すでにログインしている端末のLINEアプリに通知が来ます。

万が一、自分がログインしていないにも関わらず通知が来た時には、早急にパスワードを変更しましょう。

プッシュ通知の「メッセージ内容を表示」機能をオフにする

LINEの「メッセージ内容を表示」設定がオンだと、スマホのロック画面にメッセージ本文がそのまま表示されてしまいます。これにより、会議中や電車内などで、プライベートな会話はもちろん、業務上の機密情報が意図せず第三者の目に触れる危険性があります。情報漏洩のリスクを未然に防ぐためにも、この設定はオフにしておくのが賢明です。

設定方法はデバイスにより異なりますが、以下のやり方があります。

●オフにする設定手順

1	LINEアプリを開く	ホーム画面などからLINEアプリを起動します。
2	「ホーム」タブ右上の 設定アイコンをタップ	画面左下にある家のマークの「ホーム」タブを開き、 画面右上にある歯車（⚙）の形をしたアイコンをタップします。
3	「通知」をタップ	設定メニューの中から「通知」という項目を探してタップします。
4	「メッセージ内容を表示」を オフにする	通知設定画面の中にある**「メッセージ内容を表示」という項目の 右側にあるスイッチ（トグル）をタップしてオフ（灰色）にします。

まとめ│リスクを意識して使い分けよう

LINEは手軽にメッセージやファイルを送受信できる、チャットツールです。企業のなかには、連絡手段として採用されていることがあります。

しかし、LINEはプライベートでも利用するアプリであるため、情報漏洩や誤送信などのリスクがあることは知っておきましょう。一度、使用しているLINEの設定を確認してみてください。

• ・情報暗号化機能のLetterSealingがオンになっているか
• ・友達の自動追加機能がオフになっているか
• ・アプリへの情報提供がオフになっているか
• ・他端末からのログインがオフになっているか

また、より安全に社内でチャットを利用したいのであれば、ビジネスシーンに特化して作られているビジネスチャットツールの利用がおすすめです。ビジネスチャットツールでできることや、セキュリティについて知りたい方は、次の記事を参考にしてください。