社内コミュニケーションの活性化施策を解説！取り組み事例を紹介
社員がいきいきと働ける職場を築くには、円滑な社内コミュニケーションが欠かせません。しかし、日々業務をこなしながらコミュニケーションを意識するのは難しいものです。
横のつながりも縦のつながりも大切ですが、同世代での競争や世代間の価値観の違いから、対立することも少なくありません。社内のコミュニケーションを活性化させるためには、会社としての取り組みが不可欠です。
今回は社内コミュニケーションの重要性とそのメリット・デメリット、そして活性化のための7つの方法についてご紹介します。自社の社内コミュニケーションのあり方に疑問をお持ちの方は、ぜひこの記事を最後までお読みください。
【この記事の内容】
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、社内メンバー間のコミュニケーションのことです。具体的には社内のメンバーで情報・アイデア・知識の共有や交換を行うことを指します。
社内の人たちが円滑に会話をすること、そして何よりお互いを信頼することが重要です。この信頼関係が事業形態や業種にかかわらず、職場がうまく機能するための基礎となります。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションは、業務の中でも最重要だと言っても過言ではありません。業務の効率性を確保し、安心感と帰属意識を育んだり、全員が情報を共有して同じ見解をもったりするためには、必要不可欠だからです。
たとえば、社内でのコミュニケーションがなければ、製品が市場に届くのが遅れたり、誤解によるミスが発生したり、仕事への満足度が低くなったりする可能性があります。その結果、お互いの信頼関係が悪化し、メンバー間の協力が得られなくなることもあります。
社内コミュニケーションを活性化させようと、様々な取り組みを実施する組織は、よりよい意思決定・会社の目標や目的に対する理解の向上・問題解決力の向上などの恩恵を受けられます。
「職場の雰囲気を明るくしたい」「業務中のミスを減らしたい」「生産性を高めたい」と感じるのであれば、社内コミュニケーションを活性化させていきましょう。
社内コミュニケーション不足によるデメリット
社内コミュニケーションがうまくいかないと、以下3つのようなデメリットがあります。
- ①社員が不安を抱えやすくなる
- ②相手の感情がわかりにくい
- ③評価につながるか不安
①社員が不安を抱えやすくなる
コミュニケーションが不足すると、社員は自分がどのような仕事を担当し、いつまでに完了させればよいのかがわかりません。必要最低限の業務連絡はあっても「次の仕事は何がしたいか」「仕事上で悩んでいることはないか」などの会話がなくなるからです。
社員は「やりたい仕事ができるのか」「社内で干されているのではないか」といった不安や戸惑いを覚えることになり、生産性に支障をきたす可能性があります。
不安な気持ちは業務上のミスにもつながりやすいです。社員の働きがいや自社の生産性を守るためにも、社内コミュニケーションを円滑にしていく努力をしていきましょう。
②相手の感情がわかりにくい
部署間や個人間のコミュニケーションが少ないと、相手の気持ちや状況をどう捉えているのかがわかりにくくなることがあります。そのため、同僚との間に誤解や敵意が生まれ、対立に発展することもあります。
ちょっとしたすれ違いが社員のストレスになり、業務への意欲低下も招きかねません。
実際のところ、短期的に相手の同意を得るだけでも業務を進められるものです。
コミュニケーションを活発に行い、職場の雰囲気を整えて社員の不安や不満を減らしていきましょう。
③評価につながるか不安
明確なコミュニケーションがないと、社員は会社から適切に評価を受けられているのか不安になります。「コミュニケーションがない＝会社は自分に興味がない」と感じるからです。
この不安は時間を重ねるごとに会社への不信感に変わっていきます。人は誰でも「自分の能力を活かしたい」「誰かから評価されたい」と感じるものです。この欲求を満たせないとわかれば、違う会社に転職する可能性さえあります。
離職率が高まると人材確保・育成にコストや手間がかかり、業務効率が落ちてしまいます。コミュニケーションは人を大事にすることであり、人を大事にすることは会社を大事にすることにつながるのです。社内コミュニケーションに課題を感じているなら、活性化をするための取り組みをすべきでしょう。
社内コミュニケーション活性化のメリット
一方で、より効果的な社内コミュニケーションを行うと以下5つのメリットを得られます。
- ①情報共有がスムーズになる
- ②生産性がアップする
- ③目的の共有ができる
- ④離職率が低下する
- ⑤発言者が増える
①情報共有がスムーズになる
社内コミュニケーションが円滑になれば、情報共有やプロジェクトの協働がしやすくなります。各部門の情報が迅速かつ効率的に伝達され、その分だけ意思決定のスピードアップや対応力の向上が期待できます。
変化の激しい現代社会では、迅速に意思決定をして行動に移すことが大切です。コミュニケーションを活性化させて情報共有をスムーズにし、意思決定スピードを上げていきましょう。
②生産性がアップする
社内コミュニケーションが円滑になると、社員同士の連携が容易になって生産性が向上します。社員個人の能力が高く仕事が早くても、連携がうまくいかなければ総合的な生産性は低くなってしまうものです。
コミュニケーションを活性化させてチームの生産性を最大限まで引き出していきましょう。
③目的の共有ができる
社内コミュニケーションを活性化させると、社員間の目標の共有を促進できます。コミュニケーションをとり、意見交換をすることで、成功のイメージを共有でき社内の一体感を得られます。
同じ方向を向いて仕事がしやすくなり、チームの結束力が強くなって活気ある職場になるのです。「チームのまとまりが悪い」と感じているなら、コミュニケーションを増やして目的を共有していきましょう。
④離職率が低下する
社内コミュニケーションは、離職率を下げる効果もあります。社員が「自分は会社から大切にされている」と感じる環境をつくることで、働きがいを感じやすくなり、会社に留まる可能性が高くなるのです。
離職率が低下すると、採用コストの削減や従業員のスキル向上につながり経営が安定しやすくなります。介護離職など家庭の事情で止むを得ない離職もあるものですが、そういった事情がないにもかかわらず離職してしまう社員が多い場合にはコミュニケーションの不足が原因かもしれません。
経営を安定させていきたいのであれば、社内コミュニケーションを改善していきましょう。
⑤発言者が増える
社内コミュニケーションが活発になると、社員が自分のアイデアや意見をより積極的に発言するようになります。コミュニケーションしやすい環境を確立することで、社員は安心して自分を表現できるようになるからです。
発言者が増えれば新しいアイデアが生まれやすくなり、新しい製品やサービスの開発にも結びつくかもしれません。職場の雰囲気が明るくなることで、皆が楽しく仕事ができるのも大きなメリットでしょう。
社内コミュニケーションの活性化施策
ここまで、社内コミュニケーションのメリットについて説明してきましたが、ここからは、社内コミュニケーションを活性化させるための7つの施策について見ていきましょう。
- ①社内報をつくる
- ②社内イベントを行う
- ③社員食堂を開設する
- ④社内SNSを導入する
- ⑤グループウェアを利用する
- ⑥1on1ミーティングを行う
- ⑦ビジネスチャットを導入する
①社内報をつくる
社内報は社内コミュニケーションを促進し、効率的かつ効果的に情報を発信するのに最適な方法です。会社の重要なニュース・チームの成果・従業員のプロフィールなどを掲載することで、話題の提供にもなります。
「社内報の〇〇だけど〜〜」などと社内報の内容をきっかけにして社員同士の会話が始まるのです。「話して仲良くなりたいけど何を話したらよいのかわからない」と感じている社員がいる場合にとくに効果的です。
②社内イベントを行う
社内イベントは、従業員間の交流を促進する素晴らしい方法です。会議・ワークショップ・アイスブレイクなど、さまざまなイベントがあります。
イベントでは業務中には見えない一面が見られることも多いため、仲間意識が芽生えやすいです。社員同士の交流が深まり、プライベートでのつながりも増えるかもしれません。
ただし、参加を強制するとパワハラになるケースもあるので注意しましょう。業務命令を出して（強制的に）社員をイベントに参加させるのであれば、イベントは労働時間として扱うようにしてください。
③社員食堂を開設する
社員食堂は、社員同士の気軽な会話を促すのに最適な場です。食事や飲み物・座り心地の良い椅子など、心地よい雰囲気を提供することで社員はリラックスして打ち解けられるからです。
食事をするため間がもちやすいですし、相手の食の好みなどから話も展開しやすいです。「お昼、一緒にどうですか？」などと相手を誘うきっかけにもなります。話すきっかけと話題の提供が一度にできるのが社員食堂の魅力です。
また、バランスのよい食事を提供すれば、社員の健康も支えられるでしょう。
④社内SNSを導入する
社内SNSは社員間のコミュニケーションを促進するのに有効な手段です。
対面での会話が苦手な人でも文章での表現が得意な人もいます。こういった社員が自己表現をする場として社内SNSを使えば、発言の偏りが少なくなってチームの団結も高まるでしょう。
⑤グループウェアを活用する
グループウェアは、社員間の情報交換を効率的に行うための有効なツールです。代表的なものとして「Google Workspace」や「Microsoft Office 365」が挙げられます。コミュニケーションツールとしてだけでなく、タスク管理なども行えます。
グループウェアを使うと社内の状況がわかるため「あの人は今忙しいから違う人に聞こう」などといった気遣いがしやすいです。
⑥1on1ミーティングを行う
1on1ミーティングは、社員同士の関係を構築するのに有効な手段です。複数人がいる場面では言えないことでも、1対1なら言える場合もあるからです。
直属の上司と定期的にミーティングを行うことで、上司と部下がお互いをよく知り、信頼関係を築きやすくなります。とくに仕事上の悩み相談をする機会の提供をしたい場合に適した方法です。
⑦ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットは、社員がリアルタイムでつながり、さまざまなトピックを議論するために有効なプラットフォームです。
グループチャットを設定することで、従業員は簡単に意見を交換し、議論することができます。もちろん、1対1のコミュニケーションもできます。
即レスをすれば電話のようにリアルタイムでの議論もでき、都合のよい時間に返事をすればメールのようなコミュニケーションも可能です。コミュニケーションをより柔軟に行えるようになるため、電話やメールより更に気軽なコミュニケーションを行いたい場合におすすめです。
とくにテレワーク下ではコミュニケーションが不足しやすいため、気軽に連絡できるビジネスチャットツールは役立つでしょう。ビジネスチャットについて詳しく知りたい場合には、以下の記事もご覧ください。
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まとめ｜社内コミュニケーションを活性化させて生産性を高めよう
社内コミュニケーションを活性化させる方法について紹介しました。
社内コミュニケーションが業務に与える影響は大きく、コミュニケーションがうまくいっているかどうかで生産性も変化します。
社員がコミュニケーションを密にとって互いにサポートしあえる環境であれば、業務をスムーズに進められるようになります。生産性だけでなく社員の働きがいもアップするのです。
高い生産性と離職率の低い活気ある職場を実現したいなら、この記事で紹介した方法を実践して社内コミュニケーションを活性化させてみてください。
なお、社内コミュニケーションを活性化させるために役立つツールについて、以下の記事で取り上げています。興味があればあわせてご覧ください。
