上司に話しかけづらい…どうやって関わればいい？マインドセットについても解説
「話しかけづらい上司がいて仕事が憂鬱…」
「仕事でもトラブルが起きがちでどうにかしたい」
話しかけづらい上司がいると、声をかけるタイミングをずっと伺ってしまい仕事が進まなかったり、ストレスで必要以上に疲れてしまったりすることもあるでしょう。
そこで本記事では、話しかけづらい上司への対処法を紹介してきます。マインドセットを変えることで、今よりも楽な気分で上司と関われるようになります。
上司との関係性やコミュニケーションの取り方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
話しかけづらい上司の特徴
話しかけづらい上司は次のような特徴があります。
- ①話しても反応が薄い
- ②大声で怒鳴るなど威圧的
- ③視線を向けてくれない
- ④自分から話しかけてこない
話しかけづらい上司の特徴①話しても反応が薄い
話しかけづらい上司の特徴として、話しても反応が薄いことが挙げられます。
上司がコミュニケーションに苦手意識をもっていたり、仕事が忙しく部下を気にかけることができなかったりすると、反応が薄くなりやすいです。
以下3つのようなコミュニケーションは「反応が薄い」と取られることがあります。
反応が遅い
話しかけた際にすぐに返答しなかったり、考える時間が長かったりする上司もいます。
こういった上司の対応は、部下に「自分のことをあまり気にかけてくれていないのかな」と感じさせる原因になります。
表情が乏しい
話をしていても感情や反応が顔に出ない上司の場合、どう思っているのか読み取るのが難しくなります。
自分の伝えたいことが伝わっているのか、理解されているのかがわかりにくく、話すことが苦痛になることもあるでしょう。
質問や意見に対して一言で返す
「了解」や「分かった」といった短い返答しかしない上司は、冷たい印象を与えます。
もっと詳しく意見や感想を求めている部下からすれば、聞きたい情報を聞き出すのに苦労し、話しにくいと感じるでしょう。
話しかけづらい上司の特徴②大声で怒鳴るなど威圧的
威圧的な態度や大声で怒鳴るような行動をとる上司は、部下にとって非常に話しかけづらいです。
仕事で大きなプレッシャーを感じていると、自分の威厳を保とうとして威圧的になることがあります。
威圧的な上司の特徴をさらに詳しく見ていきましょう。
常に自分の意見が正しいと考える
常に自分の意見が正しいと考えており、部下の意見を受け入れません。こういった上司には意見するのが難しくなるでしょう。
自分の意見を聞き入れてもらえない状態が続くと、仕事へのモチベーションも下がってしまうこともあります。
怒鳴ることが多く人前でも構わず叱責する
些細なミスや意見の違いに対して、大声を上げることが多い上司は、部下にとって怖い存在です。
また、人前での叱責は、部下の自尊心を傷つけるだけでなく、他のメンバーもその上司に対して不信感を抱く原因となります。
振る舞いも威圧的である
身振り手振りが大きい、相手に必要以上に近づいて話すなどの振る舞いは、部下に圧迫感を与えます。
言葉だけなら聞き流すことも可能ですが、物理的にも威圧的な場合、部下はかなりのストレスを抱えるでしょう。
話しかけづらい上司の特徴③視線を向けてくれない
相手の目を見ることは、相手への関心を示す基本的な行動の一つです。
そのため、目を合わせてくれない上司に対して、話しかけづらさを感じる人は多いでしょう。
話している際に上司が視線を合わせてくれないと、「自分の話が理解されているのか」「興味を持って聞いてくれているのか」と不安を感じます。
「聞いてもらえないのなら話しても無駄だな」と無気力になってしまうと、上司に話しかけるのが辛くなります。
そもそも人と目を合わせるのが苦手な上司もいますし、なんらかの理由によって元気をなくし下を向いてしまうこともあります。
なぜ視線を向けてくれないのかはケースバイケースですので、ただ「自分に関心がない」と考えるのではなく、上司の他の人への振る舞いも観察してみると良いでしょう。
話しかけづらい上司の特徴④自分から話しかけてこない
上司が自分から積極的に話しかけるタイプでない場合、部下は「自分の存在や働きが評価されていないのではないか」と不安に感じることがあります。
とくに慣れていない仕事をするときには、「自分のやり方で合っている？」と不安になりやすいですし、かといって頻繁に確認を取るのも「上司の迷惑になるのでは？」と思うものです。
部下の方から質問することがあるのは別に良いのですが、いつも上司が受け身だと、部下はストレスが溜まるでしょう。
また、自分から話さないタイプの上司は、メールやチャットなどの間接的なコミュニケーションを好む人が多いです。
話しかけづらい上司に向き合う時のマインドセット
上司とコミュニケーションが取れないと、業務に支障が出てしまうため、部下の方からも歩み寄りが必要です。
話しかけづらい上司と向き合う際には、以下2つのマインドセットをすることでストレスを軽減できます。
- ①指示出しや指導は上司の仕事
- ②話しかけないと業務効率が下がる
マインドセット①指示出しや指導は上司の仕事
指示出しや指導は上司の仕事だと考えることで、上司に対しても気負うことなく話しかけやすくなります。
部下が上司に指示や指導を求めるのは当然の権利であり、何も気負うことはありません。
忙しいときに話しかけるのはマナー的に良くありませんが、どうしても声をかけなければいけない局面があるのもまた事実です。
こういった時には、上司を気遣う姿勢を忘れないようにしつつ、部下に指示出しをするのは上司の仕事だと考えて躊躇わずに話しかけてみてください。
もし、不当な扱いをされてしまう場合には、直接その振る舞いについて指摘をしたり、パワハラの相談窓口などを利用したりしましょう。
マインドセット②話しかけないと業務効率が下がる
わからないことがあった際に、上司が話しかけづらいという理由で話しかけないとトラブルの原因になります。
トラブルが起こると、上司から怒られてより話しかけるのが難しくなるという負のループが始まってしまいます。
トラブルの対応によって業務効率も下がるので、周囲にも迷惑になるでしょう。
部下であるあなたが上司との関わりでストレスを減らすためにも、チーム全体の生産性を高めるためにも、上司には積極的に話しかけた方が良いのです。
「わからないことに気付いた時点で話しかけた方が後々楽」と考えれば、さらに気持ちが楽になるはずです。
話しかけづらい上司への対策
話しかけづらい上司への接し方として、以下3つを紹介します。
3つを組み合わせることでより高い効果を得られるので、取り入れられるところから始めてみてください。
- ①親近感を持ってもらう
- ②メモ書きを活用する
- ③チャットなどで伝える
話しかけづらい上司への対策①親近感を持ってもらう
人は繰り返し何かと接触することで、自然と相手に対して親近感を持つようになります。
上司と頻繁に関わって親近感を持ってもらえれば、話しかけやすい関係性になっていきます。
例えば、視線が合うようになる、声のトーンが柔らかくなるなどによって、話しかけやすい雰囲気に変わっていくのです。
親近感を生むためには、日頃から挨拶をしっかりすることが大切です。
毎日の始めと終わりに挨拶を欠かさず行うことで、自分の存在を上司にアピールできます。上司の名前も付け加えることで効果があがります。
さらに、感謝の気持ちを伝えることや、雑談を取り入れることも有効です。
上司からのサポートやアドバイスに対して、感謝の言葉を述べたり、業務外の話題でのコミュニケーションのチャンスを増やしてみましょう。
話しかけづらい上司への対策②メモ書きを活用する
上司が席を外している場面や、上司の忙しい様子を見て話しかけづらいと感じる時には、付箋やメモ書きが非常に役立ちます。
具体的な要件や質問、要望などをメモに書き、上司の目につく場所に置いておくことで、自分の伝えたいことをしっかりと伝えられます。
上司が都合の良いタイミングで内容を確認できるため、話しかけるタイミングを気にすることなく、伝えたいことをスムーズに伝えられるのが魅力です。
メモ書きを活用する際は、伝えたい内容を簡潔かつ明確に書きましょう。結論を最初に書き、その後に詳細を説明する形にすると伝わりやすくなります。
ただ、あまりに頻繁にメモ書きでコミュニケーションをしていると、逆に上司の方があなたとの関わり方に悩んでしまうことがあるので注意しましょう。
話しかけづらい上司への対策③チャットツールを活用する
話しかけづらい上司とのコミュニケーションには、チャットツールの活用が有効です。
直接話しかけるプレッシャーを避けつつ、効率的かつ明確な情報伝達を実現できますので、日常業務においてもチャットツールを積極的に取り入れるのがおすすめです。
また、上司が会議中や電話中でも、チャットツールを使えば、自分の都合の良いタイミングで要件を伝えることができます。
上司も自分の都合の良い時にメッセージをチェックして返信できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
さらに、チャットツールを利用すれば過去のメッセージの履歴を確認できるため、便利です。
例えば『InCircle』は、メッセージの検索機能を活用することで、簡単に履歴を確認できます。
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まとめ｜話しかけづらい上司ともコミュニケーションを取ろう
話しかけづらい上司がいると、ストレスを感じたり仕事がスムーズに進まなかったりと苦労することも多いです。
しかし、あなた自身のコミュニケーションスキルや、仕事のパフォーマンス向上のためには、上司に積極的に関わることが大切です。
まずは上司と関わる際のマインドセットを変え、ときにはチャットツールなどの非対面の手段も使いながらうまく上司と付き合っていきましょう。
上司とのコミュニケーションにお悩みの方は、上手な人の真似をしてみるのもおすすめです。次の記事で上司とのコミュニケーションで気をつけるべきことを学んでみてください。
