あの企業はこうしている！目から鱗の会議効率化事例

オフィスアワーを設定して時間にメリハリを｜Google

会議の問題点として大多数のビジネスマンが真っ先に頭に思い描くのが、時間の問題ではないでしょうか。ダラダラと長く続いてしまう、開始時間が守られない、そもそもメンバーのスケジュールが合わず会議を設定できない……と悩みは尽きません。
その対処法としてGoogle社が取り組んでいることのひとつが、「オフィスアワーの設定」です。オフィスアワーとはアメリカの大学で一般的に採用されている方法。1日のなかのある時間帯をオフィスアワーとして設定しておき、話し合いたいことがある場合は早い者勝ちでアポイントを入れていくといったシステムです。効率良く会議を進める技術をすでにある程度習得し実践できている組織であれば、時間にメリハリをつけるのに大いに活用できそうな仕組みと言えます。

会議資料を前日までに配布し、時間を劇的に短縮｜楽天

会議を長引かせる要因は何か……楽天社ではそれを「資料の内容を説明する時間である」と結論づけ、その時間を削減することで会議時間の大幅な短縮に成功しています。
会議資料は前日の17時までに配布し、会議開始までに目を通しておくことを出席者全員に義務付けました。そうすると実際の会議では不明点の確認だけで済むので、1時間かかっていた会議が10分くらいで終わるようになったと言います。今まで資料の配布や説明に時間がかかっていた企業には、すぐ導入する価値がありそうです。

記録方法を議事録から写真へ変更し、決定事項の実行力を強化｜日産

会議が終わったら何の疑問もなく議事録を作成して配布している企業は多いでしょう。しかし、会議での決定事項を確認するはずの議事録が、実は決定事項の実行を妨げる要因になっていることもあるようです。
誰かが議事録をまとめると、若干なりともその人のフィルターがかかった書き方になってしまうのは致し方ないこと。それを他の人が読んだ時に「これはこういう話ではなかったはず」と言い出して結局会議で決定したことがうやむやになってしまうという事象です。
このようなことがないようにするには、日産社の手法にならうのがおすすめ。会議に大きな模造紙と大量の付箋紙を持ち込み、意見を出す際はそれぞれがその付箋紙に記入して模造紙に貼り付けます。話し合いのプロセスで意見＝付箋紙を取捨選択していくと最終的に決定事項が書かれた付箋紙だけが残るので、それを写真に撮ったものを議事録代わりに出席者へ共有するというやり方です。全員が会議中に見てアグリーした表現がそのまま記録になることで、先に述べたようにうやむやになるのを避けられるというわけです。会議で決めたことがうやむやになり、なかなか実行に移せていないという企業に導入すると有効です。

自社に合った効率化の実践を

漫然と会議をしていても効率化は図れません。また、やみくもに時間を短縮しようとしても会議本来の目的が損なわれてしまいます。こうしたさまざまな事例を参考にし、自社に合った効率化の方法を取り入れましょう。