事前の情報共有でミーティングの時間を短縮ミーティングをいかに短く、中身の濃いものにするかは、企業の業務効率UPにおいて重要な課題です。多くの社員が、実際の会議の30%以上が無駄、メールや社内BBSで済む内容だった、などと感じているという統計もあります。しかし、日本企業は、チームで動きます。ただ、会議の時間だけを短くしてもうまく機能しないというのが現実です。ミーティングの時間短縮に必要不可欠なものは、事前の情報共有です。共有されるべき情報がミーティング前に、確実にメンバーにいきわたるようにすることがポイントです。ミーティングをいかに短く、中身の濃いものにするかInCircleで、ミーティングの時間は半分以下に、質は2倍以上にビジネスチャットInCircleなら、ミーティング用のトークルームを作り、それぞれが必要な情報を書き込むことで、事前に情報を共有することが出来るようになります。…

多くの人が使っているメッセージアプリ、LINE。無料通話機能やかわいいスタンプもあり、プライベートで利用するにはこれほど便利なツールはありません。その利便性を活用して、会社で社内連絡ツールとして使うチームも多いようです。しかし、そのまま社内ツールとして使っていいものでしょうか？気軽に使える一方で、社内連絡に使うにはいくつか問題があります。うっかり誤送信してしまうおそれ個人的にも使っているからこそ、気がゆるんで気軽な返答をしてしまいがちになります。?会社の行方に関わる重要な判断と、今日晩ご飯食べるの？といった日常会話を同じデザイン内で使いこなすのは、人間の脳にはなかなか難しいことです。つい、上司にタメ口でメッセージを送ってしまったり、スタンプの誤送信で修復不能な事態を招いてしまったり……業務用としても同じように使えると混同してしまうと、ひとつの誤送信で大きく立場を失う事態にもなりか…

情報の拡散を一気に行うことができるEメールはコミュニケーションツールとして企業に欠かせない存在です。しかし簡単にコミュニケーションが取れるがために、うっかりミスで大切な情報を外部に漏らしてしまうアクシデントも後を絶ちません。今回は実際に起こったメール誤送信による情報漏洩の事例を見ながら、「メール」という便利なツールの使用に伴う大きな責任について考えてみましょう。1.親切な機能がうっかりミスの元にメール用プログラムが進化していくなかで、便利な機能もどんどん増えていますよね。なかでも便利であるがゆえに多くの人が使用する宛先のオートコンプリート機能ですが、コンプリート後にきちんと確認を行わないと、苗字・名前ともに似ていたり、漢字が違うだけだったりなどの微妙な違いで、大きなミスに繋がってしまいます。その一例として紹介するのは、世界各国の首脳の個人情報漏洩という、信頼関係にも大いに影響を及ぼ…

プライベートでは友人がたくさんいるのに、なぜか仕事上のコミュニケーションが苦手……そう感じている社会人は少なくありません。仕事を効率的にこなし、自分の役割を果たすためには、的確に情報を伝えたり、受け取ったりする必要があります。つまり、相手を傷つけず、良い関係を保ちながら言いたいことを言うことが大事。社内の情報共有を円滑にするコミュニケーションスキルを磨いて、ビジネスに生かしてみては？コミュニケーションはそもそも誰のためにある？プライベートでは基本的に自分の好きな人、コミュニティの中でお付き合いをしますよね。自分が心地よい場だけで過ごすことができるので、その中でのコミュニケーションは「自分のため」のものといえるかもしれません。ですが、ビジネスシーンではそうはいきません。自分が好きか嫌いか、合うか合わないかにかかわらず、所属する組織にいる人や顧客など、仕事に関係するさまざまな人とコミュニケ…

Windows搭載パソコンがいまだに大多数を占める業務用パソコン。デフォルトのメーラーであるOutlookを利用している端末が多いのが現状です。Outlookはレガシーな作りのため、その利用においては、ついミスをしてメールを誤送信してしまうケースも多いようです。これを防ぐためにはいくつか方法がありますが、メール送信後に、いったん送信ボックスに留める設定にしておくのが最も有効です。その方法とメリットを簡単に解説します。たったこれだけ？と思うかもしれませんが、年間に送るメールの数を考慮すれば、一通一通のメール送信における行動と心がけの違いが、後々には大きな変化をもたらすでしょう。メールをすぐに送らず、送信ボックスに留める設定方法Outlookを立ち上げたら、ファイル→オプション→詳細設定を開きます。送受信の中から、「接続したら直ちに送信する」のチェックを外します。これで、メールを作成…

どのような会社においても、社員同士のコミュニケーションが課題になることがしばしば見受けられます。営業など外回りで各社員が個別行動することが多い会社の場合、なおのことでしょう。そうしたなか、Eメールよりも手軽でプライベートでもメイン通信ツールとして活用している人が多いLINEを社員同士のコミュニケーションツールとして検討する企業も多いようです。そこでここでは、LINEを社内のコミュニケーションツールとして活用する場合のメリットとデメリットについてみていきます。LINEを社内で活用する場合のメリットLINEを社内で活用することになった場合、そのメリットはどのようなところにあるのでしょうか。コミュニケーションが活性化する職場では横のつながりが重要、普段からコミュニケーションを取り合っておくことが大切……そのようなことはわかっていながらも、日中は全員個別行動だったりシフト制勤務だったりで…

昔からの連絡手段であるFaxですが、基本的な送信方法は「昔と変わらず」の企業も多いのではないでしょうか。ボタンを1つ間違えたり、書類の組み合わせを間違えたりするだけで、思いもかけない大きなミスにつながってしまうFaxの問題点・改善策をみてみましょう。Fax誤送信で考えられる理由Faxを誤送信してしまうのにはどんなケースがあるのでしょうか。下記に起こりやすい4つの原因をあげてみました。全く知らない人に送信：番号の押し間違いで、大切な情報をまったく関係のない個人や企業に送ってしまう短縮番号の押し間違い：A社にFaxするつもりが、隣の短縮番号を押してしまい、B社に送ってしまう資料の不一致：カバーページと本文の組み合わせを間違え、違う会社に関係のない書類を送ってしまうアドレス帳の誤り：アドレス帳作成の際のミスに気がつかない、移転した企業の情報を更新していないなどが原因で、送信不可能とな…

チャットといえば、インターネットを利用したリアルタイムのコミュニケーションである。図1DXクラウドリアルタイムでコミュニケーションを行うので、1回の書き込みは数文字～数十文字程度くらいが一般的である。その気軽さと情報共有のしやすさから、非常に多くのユーザーが利用している。一方で、SNSは友人や知人といった人間関係を経由して、ユーザー範囲を拡大していく。そこで、上述のInCircleでは、企業向けにユーザーを限定したり、通信の暗号化を行いセキュリティ対策を施すチャットシステムも登場している。そのチャットが大きく変わろうとしている。本稿では、チャットボットの概要を紹介し、現在、開発が進みつつある事例のいくつかを紹介したい。チャットボットとはチャットボットの「ボット」は、「ロボット」が語源である。ロボットといえば、人間が行うさまざまな活動や作業を代行してくれるのが一つの理想形である…

社内のコミュニケーションは重要、横のつながりが大切、とよくいわれます。もちろんコミュニケーションによって職場の雰囲気や人間関係が良好になり、働きやすい環境づくりを目指す、といった面でも重要なのです。その一方で、実はコミュニケーション不足が、業務上の重大なミスを引き起こす危険性があることをご存じですか？いったい、どんな問題が起こり得るのでしょうか？改善すべき問題点を3つにまとめました。コンプライアンス違反や不正行為の温床に!?コミュニケーションが不足すると、同僚同士や上司と部下の間柄において、だれが何をやっているかわからないという状態が慢性化します。そのような場合、万が一コンプライアンス違反や情報隠ぺいが起こりそうになっても、だれも気付くことができません。「どうせだれも見ていない」「気付かれるわけがない」という認識が広まっている社内環境は、コンプライアンス違反や不正の温床となり得…

チャットボットの「ボット」は、「ロボット」が語源です。InCircledeチャットボットとは、人間の代わりにコミュニケーションを自動で行ってくれるプログラム（もしくは、それを含むシステム全体）のことです。総務や、サポート業務、営業支援、医療分野のサポートから法律相談まで、多くのデータベース化されているビックデータをもとに、AI機能を備えたビジネスチャットが検索機能を駆使して人間の業務を代行します。人工知能で様々な業務をチャットボットが代行してくれます人間が１時間かけて調べることを数分で調べるAIコールセンター業務で、お客様の問題を解決するときにもコンサル業務は検索で答えを探したり、すでにFAQでまとめられている膨大な情報の中から適切な答えを選び出して、答えていきます。長く経験をつんだベテランのように、瞬時に答えを見つけ出すことができるのが人工知能の強みです。さらに回数を重ねるこ…